Ontdek de mogelijkheden van digitaal archiveren met Elvy Documentarchivering
In de digitaal archief software van Elvy geef je zelf aan welk type documenten je op welke manier wilt digitaliseren en archiveren. Elvy kan diverse type documenten op verschillende manieren verwerken. Je kunt bijvoorbeeld papieren documenten inscannen, zodat Elvy de gescande documenten kan verwerken vanuit een netwerklocatie. Je kunt er ook voor kiezen om digitale documenten direct vanuit de e-mail te laten uitlezen. Wel zo efficiënt!
Na de herkenning van de gegevens, wordt het document opgeslagen in ElvyWeb. ElvyWeb is een webbased oplossing dat als digitaal archief fungeert voor alle door Elvy ingelezen documenten. ElvyWeb kan op jouw eigen serveromgeving draaien óf wordt door Elvy in de Cloud beschikbaar gesteld. Archiefkasten met papieren documenten zijn verleden tijd.
Nadat het document digitaal gearchiveerd is, kan het document door één of meerdere personen behandeld worden. Dit proces is geheel naar eigen wens in te richten. Zo kun je instellen of fiatteurs op gelijk niveau of opeenvolgend moeten fiatteren.
Verwerk je pakbonnen, offertes, transportdocumenten, dossiers en meer? Ontdek in onze casus hoe je Elvy Documentarchivering in kunt zetten voor het opzetten van een digitaal archief. Hiermee geven we inzicht in de toegevoegde waarde van een digitaal archief gebaseerd op een bestaand proces.
Wil je Elvy Documentarchivering ook in een demonstratie zien? Kijk nu het webinar terug.
Door de uitgebreide herkenningssoftware van Elvy wordt standaard de relatie, datum en het type document herkend. Uiteraard kan Elvy ook overige gegevens herkennen voor de verdere verwerking van het document. Deze informatie kun je gebruiken om op een later moment het document eenvoudig terug te zoeken in het digitaal archiefsysteem. Zo kun je zoeken op relatie, datum van archivering, maar ook op de inhoud van de documentatie. Jij bepaalt zelf welke velden vereist zijn voor het volledig automatisch en digitaal archiveren van het document en op welke velden het document in het online archief gemakkelijk teruggezocht kan worden. Iedereen met de juiste rechten/bevoegdheden kan documenten terugvinden en inzien.
Lees de voordelen van Elvy Documentarchivering of laat ons het toelichten in een vrijblijvende demonstratie.
In de digitaal archief software van Elvy kun je diverse type documenten opslaan, van pakbonnen tot CMR documenten en van offertes tot orders. Per type document kun je bepalen welke gegevens vereist zijn om de documenten op een correcte manier te archiveren.
Elvy staat in real-time verbinding met jouw financieel pakket of ERP-systeem waardoor alle herkende gegevens vanuit de digitale documenten direct aangepast kunnen worden. Zo zijn de stamgegevens op de relatiekaart altijd up-to-date.
Wanneer een document gefiatteerd moet worden, hoef je dit niet zelf bij de juiste persoon neer te leggen maar worden fiatteurs automatisch op de hoogte gehouden door middel van een e-mail notificatie vanuit Elvy. Documenten worden in het online fiatteringsportaal ElvyWeb behandeld, dat toegankelijk is voor iedere medewerker met de juiste rechten.
Het digitaal archiveren van documenten bespaart je veel tijd en geld. Je bespaart tevens ruimte met een digitaal archief systeem en je kunt kostbare tijd besteden aan meer belangrijke zaken dan het terugzoeken van een document.
Met de digitaal archiveren software van Elvy heb je altijd en overal toegang tot verschillende documenten. De documenten worden op het web opgeslagen, daardoor kun je ze waar en wanneer je maar wilt inzien. Ze worden veilig opgeslagen en kunnen op deze manier voldoen aan de wettelijke bewaarplicht.
Ben jij benieuwd hoe Elvy Documentarchivering werkt en wat het jouw organisatie kan opleveren? Bekijk dan nu het webinar Elvy Documentarchivering. Onze collega Vincent demonstreert diverse mogelijkheden en functionaliteiten van onze software. Van het indienen van declaraties met de Elvy App, tot het verwerken richting de financiële administratie.
Naast de digitaal archief software heeft Elvy ook nog andere oplossingen om efficiënt jouw overige documentstromen te digitaliseren. Zo creëer je met Elvy optimale controle en inzicht in de administratieve processen van jouw organisatie. Met Elvy Factuurverwerking kun je efficiënt jouw inkomende facturen digitaliseren en automatiseren en met Elvy Declaratieverwerking dien je eenvoudig declaraties in. Daarnaast kun je met Elvy Inkoopmanagement jouw budgetten en aangegane verplichtingen vastleggen en met Elvy Contractregistratie jouw contracten vastleggen en beheren. Wil je meer informatie ontvangen over de mogelijkheden van Elvy voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op.
In de afgelopen jaren is Elvy flink doorontwikkeld. In deze tijd zijn er, naast de doorontwikkeling van Elvy zelf, veel koppelingen aan verschillende financiële en ERP software ontwikkeld. Op deze pagina kun je de oplossing van Elvy en jouw financieel of ERP pakket selecteren voor meer informatie. Staat jouw koppeling hier niet bij, maar ben je wel geïnteresseerd in de mogelijkheden van een digitaal archief systeem? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen over de mogelijkheden.