Vliegensvlug digitaal facturen verwerken

Wat is Elvy Factuurverwerking?

Maak kennis met Elvy Factuurverwerking: dé oplossing die ervoor zorgt dat alle facturen eenvoudig worden verwerkt richting jouw financiële software. Met geautomatiseerde factuurverwerking werk je efficiënt én heb je volledige controle over jouw financieel administratieve organisatie.

Bekijk de video hiernaast en ervaar dat digitale factuurverwerking van Elvy meer is dan alleen scan en herken software. Met de mobiele app van Elvy upload jij, of klanten van accountantskantoren, eenvoudig facturen in Elvy. Ook de doorlooptijd wordt verkort wanneer je facturen fiatteert met de Elvy App.

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan om te ontdekken wat Elvy voor jouw organisatie kan betekenen.

Demonstratie aanvragen

Voordelen van digitale factuurverwerking software

Meer overzicht en controle

Inkomende facturen worden sneller verwerkt en daardoor is je financiële administratie up-to-date. Hierdoor heb je real-time inzicht en kun je sneller schakelen in jouw onderneming.

Bespaar tijd

Elvy herkent de gegevens op de factuur en maakt een boekingsvoorstel. Hierdoor is overtypen verleden tijd en worden handmatige handelingen geminimaliseerd. Tijdwinst dus!

Minder foutgevoelig

Elvy herkent de gegevens op de factuur en neemt dit over in het boekingsvoorstel. Overtypen, en dus mogelijke typefouten, zijn door digitaal facturen verwerken verleden tijd!

Digitale archivering en ruimtebesparing

Overvolle archiefkasten worden overbodig! Elvy archiveert de factuur in haar digitaal archief, én in jouw financiële software achter de boeking. Terugzoeken kan op diverse stamgegevens en op de inhoud. Scheelt je een hoop zoekwerk.

Software koppelen aan ERP systemen

Elvy koppelt real-time aan heel veel financieel softwarepakketten en ERP systemen én maakt gebruik van de aanwezige stambestanden uit deze integraties.

Verwerken van veelvoorkomende formaten

Elvy herkent een hoop bestandsformaten; denk aan PDF, diverse e-facturen (UBL/XML), maar ook andere formaten. Ontvang jij nog papieren facturen? Deze kun je inscannen en direct verwerken in Elvy.

Real-time inzicht in de factuurstatus

Facturen raken niet kwijt, omdat de financiële administratie inzicht heeft waar een digitale factuur is en wat de status daarvan is. Ligt deze nog bij een fiatteur? Dan kan deze persoon erop gewezen worden de factuur te accorderen.

Automatische ordermatching

Met Elvy match je bestellingen/ontvangsten gemakkelijk aan de inkomende factuur. Voer jij bestellingen in een branchepakket? Met onze third party oplossing hebben we hier ook dé ideale oplossing voor. Zo wordt het afstemmen aan inkomende facturen nog eenvoudiger!

Voorkom dubbele betalingen en andere lasten

Elvy let ook op andere zaken. Zo herkent de software als een factuur al verwerkt is, maar ook als een bankrekening niet overeenkomt met het bankrekening uit de financiële software of ERP systeem. Dit voorkomt ook het betalen van spookfacturen.

Matchen van facturen

Elvy koppelen aan je boekhouding én inkoopadministratie

Werk jij, naast je financiële software, nog met een ánder systeem voor de inkoopadministratie? Zoals een ERP, WMS, TMS of een maatwerk systeem. Dan is het afstemmen van inkoopfacturen met de inkoopdata vaak een tijdrovende klus. Ook hier heeft Elvy een oplossing voor! Lees hier meer over op onze website.

Inkoopfacturen matchen met inkoopdata
Benieuwd naar onze software?

Ontdek onze gratis webinars

Regelmatig organiseren wij webinars van Elvy Factuurverwerking. Tijdens deze webinars bespreken we het gehele factuurverwerkingsproces. Het herkennen van facturen, het boeken van facturen en het fiatteren van facturen.  Benieuwd welke webinars er op de planning staan? Bekijk hiervoor de evenementenpagina op onze website. Wil jij liever direct een webinar in jouw mailbox? Dat kan ook!

Bekijk alle beschikbare webinars

Hoe werkt Elvy?

Het proces stap voor stap
Stap 1/5
Opmaken
Stap 2/5
Herkennen
Stap 3/5
Facturen boeken
Stap 4/5
Fiatteren
Stap 5/5
Betaling en archief

Aanbieden van inkomende facturen

Inkomende facturen komen waarschijnlijk veelal binnen per mail. Deze mailbox leest Elvy automatisch uit, zodat je direct aan de slag kunt. Ontvang je nog papieren facturen? Dan kun je deze scannen naar Elvy. En ook netwerklocaties uitlezen voor het verwerken van inkoopfacturen is voor Elvy geen probleem.

Met de Elvy App kan je ook facturen aanleveren door een foto te maken en te koppelen aan de juiste administratie. Ideaal voor klanten van administratie- en accountantskantoren.

Automatische herkenning door OCR

De software voor digitale factuurverwerking maakt gebruik van een OCR techniek dat de gegevens op de ontvangen factuur herkent. Dit is van belang voor het maken van een boekingsvoorstel, maar ook voor het matchen van een bestelling/ontvangst aan een factuur. Herkenning van de factuur gaat razendsnel.

Inkomende facturen boeken in de financiële administratie

Elvy heeft de gegevens op de factuur herkend en maakt direct een boekingsvoorstel hoe deze factuur verwerkt kan worden in de financiële administratie. Wil je iets in het boekingsvoorstel wijzigen, dan kan je dit in Elvy aanpassen. Alles helemaal correct? Dan wordt de boeking aangemaakt in jouw financiële software of ERP systeem, inclusief de bijbehorende factuur.

Facturen beoordelen voor betaling

Maak je ook gebruik van het digitaal facturen fiatteren in Elvy? Ook dan staat de boeking in jouw financiële administratie, maar geblokkeerd voor betaling. Het voordeel hiervan is, is dat je administratie up to date is, maar er nog geen facturen worden betaald die nog niet beoordeeld zijn. Het fiatteren van facturen kan via de browser of Elvy app. Handig als fiatteurs regelmatig onderweg zijn!

Elvy bepaalt aan de hand van de gegevens op de factuur wie moet fiatteren. Fiatteurs worden bijvoorbeeld bepaald op geboekte grootboekrekening, project of de hoogte van het factuurbedrag. Mogelijkheden genoeg! Is de factuur volledig gefiatteerd? Dan wordt de boeking vrijgegeven voor betaling.

De factuur kan betaald worden!

De eventuele blokkade voor betaling is van de factuur af. Deze kan betaald worden vanuit jouw financiële software of ERP systeem. Dit proces blijft gewoon zoals je gewend was. Ben je later op zoek naar een factuur? Dan kan je deze in jouw financiële administratie terugvinden, óf in Elvy. Net wat jij gemakkelijk vindt!

Facturen herkennen dankzij OCR technologie

Je bent de term OCR software vast wel eens vaker tegengekomen, misschien toen je je ging verdiepen in scan en herken software. OCR staat voor Optical Character Recognition. Kort gezegd is het tekstherkenning. Deze techniek zorgt ervoor dat cijfer- en letterreeksen van documenten af te lezen zijn én op een juiste manier worden geïnterpreteerd. Een must have voor factuurverwerking! Elvy leest dus met OCR technologie de factuur en maakt aan de hand daarvan een boekingsvoorstel.

UBL facturen verwerken

Ontvang je UBL facturen? Dan maak je helemaal efficiëntieslagen! Het verwerken van UBL facturen zorgt voor een 100% herkenning. Door deze naadloze herkenning voorkom je helemaal fouten en kan je aan de slag met een geautomatiseerde factuurverwerking. Facturen kan je dan direct, zonder menselijke handelingen, in je administratie boeken.
En mocht je benieuwd zijn, met Elvy verwerk je ook andere XML bestanden!

Facturen matchen aan ontvangsten

Met het verwerken van een inkomende factuur, wil je dat deze eerst gefiatteerd wordt, voordat de betaling plaatsvindt. Elvy heeft uitgebreide mogelijkheden voor fiatteringsflows. Wanneer je goederenfacturen verwerkt, kan dit verwerkingsproces sneller. Er is namelijk al akkoord gegeven op de bestelling en in het magazijn is de ontvangst geregistreerd. Elvy kan de inkomende factuur matchen met de geregistreerde ontvangst.

Is er een volledige match in bijvoorbeeld aantallen en/of prijzen? Dan kan je Elvy zo inrichten dat het fiatteringsproces overgeslagen kan worden. De factuur kan direct betaald worden. Geen handmatige check meer, maar alles geautomatiseerd! Daarnaast kan je met Elvy ook met bepaalde marges van acceptatie werken. Met het inrichten van Elvy helpen we je hierbij graag op weg.

Facturen aanleveren en accorderen via mobiele app

De Elvy App is een veelzijdige applicatie. Voor de oplossing Elvy Factuurverwerking kan je met de app facturen uploaden richting de betreffende administratie. Ook ideaal voor klanten van administratie- en accountantskantoren. Zo kunnen zij hun bonnen of facturen direct plaatsen in de administratie en blijft de administratie up-to-date.

Daarnaast kan je met de Elvy App facturen fiatteren. Fiatteurs die vaak buiten de deur zijn, kunnen zo toch hun facturen beoordelen. De Elvy App zorgt er dus voor dat het factuurverwerkingsproces geen vertraging oploopt.

Fiatteurs bepalen door autorisatie regels

Een goed ingerichte fiatteringsflow is essentieel wanneer je efficiënt wil werken. In Elvy zijn er talloze manieren op fiatteurs te bepalen. Handmatig een fiatteur kiezen is een optie, maar het is natuurlijk veel slimmer om Elvy dit automatisch te laten bepalen. Dit kan op basis van geboekte waarden van een factuur (denk aan type grootboekrekening), maar ook op basis van hoogte van de bedragen. Daarnaast kan het fiatteringsschema ingericht worden dat fiatteurs na elkaar, of tegelijkertijd mogen fiatteren. Mogelijkheden genoeg!

Facturen digitaal bewaren

Archiefkasten zijn met onze factuurverwerking software verleden tijd. Alle facturen worden namelijk digitaal bewaard. Zowel in jouw financiële software of ERP systeem achter de boeking, als in Elvy. We vinden het belangrijk dat je documenten snel kan terugvinden. Daarom kan je in Elvy zoeken op vaste waarden zoals ‘leverancier’, maar ook op de inhoud van het document.

Integratie met financiële software of ERP systeem

Benieuwd naar de mogelijkheden van Elvy in combinatie met jouw financiële systeem?

Digitaal facturen verwerken met de software van Elvy is mogelijk in combinatie met jouw financiële software of ERP systeem. Ga naar onze oplossingspagina en kies voor een oplossing van Elvy in combinatie met jouw financiële software. Staat jouw koppeling hier niet bij, maar ben je wel geïnteresseerd in de mogelijkheden van automatische factuurverwerking? Geen probleem! Neem gerust contact met ons op. Elvy gaat regelmatig nieuwe samenwerkingen aan met softwarebedrijven of heeft mogelijkheden voor branche specifieke oplossingen. Wie weet koppelen wij (binnenkort) ook met jouw financiële software pakket en kan jij ook aan de slag met factuurverwerking software.

Integratiemogelijkheden

Onze prijzen

Voor de digitale factuurverwerking van Elvy kan je een prijsmodel kiezen dat bij jouw organisatie past. Je kan kiezen voor een abonnementsvorm, waarbij je maandelijks een vast bedrag betaalt. Je kan ook kiezen om de software van Elvy aan te schaffen. Je schaft dan eenmalig de software aan en betaalt vervolgens alleen jaarlijkse onderhoudskosten. In beide gevallen leveren wij volledige ondersteuning van Elvy Factuurverwerking.

Voordat je aan de slag kan met onze software moet de software geïmplementeerd worden. Voorafgaand aan deze implementatie horen wij graag jouw wensen en kijken we hoe we het factuurverwerkingsproces zo goed mogelijk voor jullie organisatie kunnen inrichten. Uiteraard sluiten we af met een training zodat je direct aan de slag kunt met Elvy.

WAARMEE KUNNEN WIJ JOU HELPEN?

Veelgestelde vragen

Wil je meer informatie over Elvy? Wellicht dat je het antwoord op je vragen al kunt vinden bij de veelgestelde vragen. Zijn jouw vragen toch nog niet beantwoord? Neem gerust contact met ons op.

Stel je vraag

Of vraag een demonstratie aan

Welke mogelijkheden hebben jullie voor administratie- en accountantskantoren?

Waar kan ik meer informatie vinden voor handelsbedrijven?

Biedt Elvy alleen Factuurverwerking software?

Voor hoeveel administraties kan ik Elvy inzetten?

Hoe gaat Elvy om met Rapportage en Audit?

Is er ook samenwerking met mijn softwarepartner?

Wij gebruiken andere (financiële) software dan in het overzicht staat, wat nu?

Kan ik ook facturen fiatteren/autoriseren met een mobiele app?

Demonstratie aanvragen

0174 - 61 01 92

Wil jij met ons in gesprek over hoe Elvy jouw factuurverwerking kan optimaliseren? Vraag vrijblijvend een demonstratie aan. We demonstreren met alle plezier onze software en denken graag mee over het optimaliseren van jouw factuurverwerkingsproces!

  •  *
  •  *
  •  *
  •  *
  •  *
  •  *