Factuurverwerking met AFAS

De real-time koppeling tussen Elvy en AFAS zorgt ervoor dat handmatig importeren en exporteren verleden tijd is. Elvy staat constant in verbinding met de database van AFAS, waardoor er geen vertragingen zijn tijdens het verwerken van een boeking.

Elvy kent geen eigen stambestanden, maar maakt gebruik van de aanwezige stambestanden in AFAS. Daarbij zijn ook alle ingestelde Business Rules actief in Elvy. Een kostenplaats wordt bijvoorbeeld direct overgenomen bij een specifieke grootboekrekening, als dit in AFAS is ingesteld.

De uitgebreide koppeling met AFAS zorgt ervoor dat je in Elvy op alle beschikbare velden kunt boeken.

Met Elvy kun je op alle kopregel velden van een boeking boeken en er kan op de volgende boekingsregel velden geboekt worden:

• Boekdatum
• Grootboekrekening
• Verbijzonderingsassen
• Aantal
• Project (Doorbelasting)
• Artikelcode
• Campagne
• Transitorische post
• Verplichting

Elvy wordt continu geoptimaliseerd, waardoor het kan zijn dat dit overzicht niet volledig is. Voor vragen over de beschikbaarheid van andere boekingsvelden kun je contact met ons opnemen!

Fiatteren wordt eenvoudig gemaakt met Elvy. Wanneer de factuur is geboekt en gearchiveerd, wordt deze geblokkeerd voor betaling tot het moment dat de factuur gefiatteerd is. Fiatteurs worden automatisch op de hoogte gesteld van de facturen die zij nog moeten behandelen. Zowel via de browser met ElvyWeb als met de Elvy App is het mogelijk om te fiatteren.

Als een factuur langer dan gepland in omloop blijft dan kunnen hier verschillende automatische acties op worden ondernomen. De fiatteur en de administratie kunnen een reminder krijgen, waarna de gepaste actie kan worden genomen.

Aan de hand van de boekingsgegevens kan Elvy bepalen wie er wanneer moet fiatteren. Dit gebeurt op basis van bijvoorbeeld projecten, geboekte grootboeken, en kostenplaatsen. Door een waterdichte inrichting zorg je ervoor dat er geen factuur beschikbaar komt voor betaling zonder dat daar de juiste personen hun fiat voor hebben gegeven.

Door de real-time integratie met AFAS en alle achterliggende stambestanden kan Elvy vergaande controles uitvoeren bij het verwerken van jouw facturen.

Bij de herkenning van een factuur zal Elvy dan ook direct checken of de factuur al eerder is verwerkt, of het een spookfactuur betreft, en zal het bankrekeningnummer van de crediteur op correctheid worden gecontroleerd.

Zodra een factuur door Elvy wordt geboekt en gearchiveerd in AFAS wordt de boeking geblokkeerd voor betaling, mits de factuur nog gefiatteerd moet worden. De factuur wordt daarbij direct aan de juiste fiatteurs aangeboden.

Om het volledige inzicht te geven in de voortgang wordt er een ‘audit trail’ bijgehouden van elke factuur. Je hebt daardoor op ieder moment een volledig overzicht van alle handelingen die door verschillende medewerkers bij een factuur zijn uitgevoerd of nog uitgevoerd dienen te worden.

Naast de integratie van Elvy Factuurverwerking met AFAS Profit, kan Elvy Factuurverwerking ook worden geïntegreerd met AFAS InSite.

Elvy kan daarbij niet alleen de fiattering van facturen binnen AFAS InSite aansturen, maar eventueel ook andere documenten naar AFAS InSite verwerken.

Behalve het verwerken van kostenfacturen is het met Elvy ook mogelijk om goederenfacturen volledig te verwerken. Bij het boeken van een factuur kan Elvy aan de hand van verschillende gegevens, zoals aantallen en artikelprijzen, de factuur matchen.

Verschillen worden geconstateerd en kunnen op een correcte manier worden verwerkt. Order- en vervoerskosten kunnen ook direct op de juiste manier worden aangeduid.

Elvy biedt de mogelijkheid om bij de verwerking van een factuur ook direct alle stamgegevens van de betreffende crediteur of debiteur te updaten. Elvy controleert niet alleen of het bankrekeningnummer op de factuur nog overeenkomt met het bankrekeningnummer in AFAS, maar voert ook controles op het btw-nummer, kvk-nummer, e-mailadres en meer.

Tevens biedt Elvy de mogelijkheid om de standaard vastgelegde grootboek en btw-code op de crediteurkaart in AFAS vast te leggen. Als een crediteur of debiteur nog niet aanwezig is in AFAS, kan deze ook middels Elvy worden aangemaakt op basis van de herkende factuurgegevens.

De boeking wordt vanuit Elvy direct in AFAS aangemaakt. De betreffende factuur wordt direct bij de boeking in AFAS als PDF gearchiveerd.

De archivering van de factuur voldoet volledig aan de digitale bewijslast zoals de belastingdienst dit heeft vastgesteld. Facturen hoeven niet meer fysiek te worden bewaard. Daardoor ben je in de toekomst ook niet afhankelijk van Elvy voor het raadplegen van de facturen. Jouw volledige archief is in AFAS te raadplegen.

De realtime koppeling tussen Elvy en AFAS verloopt via de Update- en Getconnectoren van AFAS.

Samen met jou, de systeembeheerder en AFAS leverancier wordt besproken welke in jouw situatie het beste kan worden ingezet.

Elvy is beschikbaar in verschillende prijsmodellen. Afhankelijk van jouw situatie kan er gekozen worden voor een abonnementsmodel per maand of een eenmalige aanschafprijs met jaarlijkse onderhoudskosten.

Wij zijn graag transparant en vermelden onze prijzen dan ook op onze website. Je kunt hiervoor terecht op onze prijspagina.

Er bestaan twee mogelijkheden om Elvy gekoppeld aan AFAS in te zetten.

Al je wenst om Elvy op je eigen serveromgeving te implementeren, zal Elvy moeten worden geïnstalleerd. Hier hebben wij alle kennis voor in huis.

Mocht je gebruik willen maken van Elvy Online is het mogelijk de software in de Cloud af te nemen en hoeft de software niet apart te worden geïnstalleerd.

Bij beide implementaties zullen er werkzaamheden door ons worden verricht om de inrichting op jouw wensen aan te laten sluiten en je z.s.m. te laten profiteren van de efficiëntie van Elvy.

Tevens zijn wij van mening dat je niet optimaal van Elvy gebruik kan maken zonder een goede training te hebben gevolgd. Deze verzorgen wij dan ook graag!

Elvy werkt nauw samen met AFAS Software en veel AFAS leveranciers. Op het partneroverzicht kun je zien of jouw leverancier ook een partner van Elvy is.