Hoe werkt Elvy Online Factuurverwerking met Exact Online?

Het proces stap voor stap
Stap 1/5
Aanleveren
Stap 2/5
Herkennen
Stap 3/5
Boeken en archiveren
Stap 4/5
Fiatteren
Stap 5/5
Betalen

Aanleveren van facturen en bonnetjes

Elvy maakt het aanleveren van facturen gemakkelijk. Facturen worden automatisch vanuit jouw mailbox opgepakt en fysieke documenten kun je inscannen.

Cliënten van administratie- en accountantskantoren kunnen documenten ook via de Elvy App aanleveren. Hier kunnen zij direct een foto van een factuur of bonnetje uploaden.

Na het aanleveren zet Elvy de documenten automatisch klaar voor de volgende stap.

Herkennen van de factuurgegevens

Met de zelflerende herkenningstechnologie van Elvy worden alle facturen automatisch herkend. Alle gegevens worden gebruikt voor het boeken van de factuur en eventueel het matchen aan bestellingen en ontvangsten.

Alles gebeurt real-time waardoor er voor jou als gebruiker geen wachttijden zijn.

Verwerking van kosten- en goederenfacturen

Op basis van de herkende gegevens en de gegevens uit Exact Online, doet Elvy een boekingsvoorstel. Dit voorstel is door de gebruiker te allen tijde nog te wijzigen en aan te vullen, waardoor je altijd de controle behoudt. Ook is het mogelijk om de factuur te matchen aan inkooporders of ontvangsten.

Nadat je akkoord geeft op het boekingsvoorstel, maakt Elvy de boeking aan in Exact Online. De factuur wordt gearchiveerd en de boeking geblokkeerd voor betaling. De boeking wordt direct aan de juiste fiatteurs aangeboden voor controle.

Zo heb je gelijk al je kosten inzichtelijk en kan de btw direct in de aangifte van de betreffende periode mee.

Goedkeuren, afkeuren, in behandeling nemen, om advies vragen en de audit trail

Zodra een factuur door Elvy wordt geboekt en gearchiveerd in Exact Online wordt de boeking geblokkeerd voor betaling, mits de factuur nog gefiatteerd moet worden. Elvy biedt uitgebreide fiatteringsmogelijkheden voor jouw organisatie. Het fiatteren is mogelijk via de webapplicatie ElvyWeb of via de Elvy App.

Elvy kan a.d.h.v. de boekingsgegevens bepalen wie wanneer moet fiatteren. Denk hierbij o.a. aan bepaling van de fiatteurs o.b.v. geboekte grootboeken, projecten, kostenplaatsen, bedragen etc. Of dit nu opeenvolgend of tegelijkertijd moet zijn of over één, twee of meer niveaus moet gebeuren. Elvy biedt de mogelijkheid.

Hebben alle vereiste fiatteurs hun akkoord gegeven dan wordt de boeking vrijgegeven voor betaling in Exact Online.

Vrijgeven voor betaling in jouw financieel pakket

Na volledige goedkeuring van de factuur wordt de boeking vrijgegeven voor betaling in Exact Online.

Op de betaaladvieslijst komen alle goedgekeurde boekingen naar voren die binnen de vervalperiode vallen. Het betaalproces wordt verder vanuit Exact Online vormgegeven.

Functionaliteiten en integratie

Elvy biedt controle, inzicht en efficiëntie met de vele functionaliteiten en de integratie met Exact Online. Maar hoe precies? Bekijk hier de voordelen of laat ons het toelichten in een demonstratie!

Stel hier jouw vraag >

Demonstratie aanvragen

Volledig automatisch meerdere facturen tegelijk boeken.

Real-time integratie met Exact Online.

Alle boekingsvelden vanuit Elvy beschikbaar.

Uitgebreide fiatteringsmogelijkheden via ElvyWeb of Elvy App.

Controle op dubbele facturen, spookfacturen en bankrekeningnummers.

Audit trail - Controle op en inzicht in de facturen in omloop.

Verwerking van kosten- en goederenfacturen.

Crediteur- en debiteurstamgegevens vanuit Elvy aanmaken en bijwerken.

Jouw facturen gearchiveerd in Exact Online.

Ideaal voor administratie-en accountantskantoren

Intensiveer de relatie met jouw klant

Nóg meer efficiëntie voor jou en je klanten met de Elvy App, het Elvy Webarchief en de Upload Portal!

Lees hier meer

Fouten zijn verleden tijd

Door de volledige integratie en automatische verwerking van gegevens, worden menselijke fouten uitgesloten. Naast de automatische verwerking, worden de gegevens door Elvy ook gecontroleerd.

Zo wordt er bijvoorbeeld gekeken of de factuur al eerder is verwerkt, of het een spookfactuur is en of het bankrekeningnummer van de crediteur correct is. Geen fouten, geen zorgen.

Volledig inzicht in jouw financiële administratie

Door de real-time integratie worden facturen direct geboekt en gearchiveerd. Je hebt je kosten dus direct inzichtelijk. Tevens heb je gedurende het gehele proces van verwerking tot fiattering volledig inzicht in alle handelingen die door verschillende medewerkers worden uitgevoerd. Controle en inzicht.

Nooit meer facturen kwijt

Alle facturen worden in Elvy opgeslagen en bij de boeking in jouw financiële pakket als PDF gearchiveerd. Daarbij zie je ook altijd waar in het fiatteringsproces de factuur zich bevindt. Altijd opgeslagen, nooit meer zoeken.

Gegevens altijd correct

Naast het foutloze proces, zijn ook de gegevens altijd correct. Elvy verzamelt alle gegevens en genereert een compleet boekingsvoorstel op basis van de reeds aanwezige stamgegevens. Van betalingscondities tot valutacodes, alles klopt.

Bespaar tijd en geld

Het geautomatiseerde proces geeft een controlerende functie i.p.v. een invoerende. Je bespaart dus veel tijd. Altijd het inzicht, altijd de controle, mét extra efficiëntie.

Een stap voor op de concurrentie. Upload Portal is prettig en aantrekkelijk voor klanten!
  • Jeroen Rimmelzwaan
  • Hoornwijck Groep
  • Elvy Factuurverwerking - Unit4 en Exact Online
Lees meer
We kunnen meer klanten bedienen met dezelfde bezetting, met meer werkplezier!
  • Jolanda van Boheemen
  • Administratiekantoor Van Boheemen
  • Elvy Factuurverwerking - Exact Online
Lees meer
Ervaar de kracht van Elvy Online

Benieuwd naar de werking van Elvy Online in de praktijk?

Demonstratie aanvragen
Veelgestelde vragen

Wil je meer weten?

Uiteraard denken wij graag mee over hoe jij het proces voor factuurverwerking kan optimaliseren. Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan of laat ons Elvy Factuurverwerking demonstreren.

Adviseer mij

Demonstratie aanvragen

Op welke manier wordt de integratie tot stand gebracht?

Welke prijzen worden gehanteerd?

Moet de software nog geïmplementeerd worden?

Is er ook samenwerking met mijn Exact Online leverancier?