Jouw inkoopproces verbeteren met Elvy

Aanvragen en goedkeuren van de verplichting

Zodra een medewerker binnen je organisatie een inkoopaanvraag doet, checkt de inkoopsoftware van Elvy of de aanvraag binnen het budget past en wie de aanvraag dient te fiatteren. Na het accorderen door de betrokken budgethouder(s), wordt er automatisch een bestelformulier met een uniek nummer gegenereerd. Ook wel een PO-nummer/ bestelnummer/ inkooporder- nummer genoemd. Dit unieke nummer kan de leverancier vervolgens op de verkoopfactuur vermelden.

Je hebt in ons geautomatiseerd inkoopsysteem de mogelijkheid om op diverse manieren het goedkeuringsproces in te stellen. Zo kun je op basis van kostenplaatsen, grootboekrekeningen, projecten, bedragen etc. bepalen wie moet goedkeuren, en of fiatteurs op gelijk niveau of opeenvolgend moeten fiatteren.

Factuurmatching aan de verplichting

Zodra de inkoopfactuur binnenkomt, herkent de inkoopsoftware van Elvy de gegevens en wordt de juiste inkoopverplichting gematcht met de factuur. Het unieke nummer van de verplichting op de factuur, zorgt ervoor dat Elvy eenvoudig de juiste bestelling kan matchen. Dit scheelt een hoop uitzoekwerk voor de administrateur.

Automatische fiattering

Ook is het mogelijk om automatisch inkoopfacturen te fiatteren die worden afgestemd aan een inkooporder. Door middel van vooraf ingestelde marges in Elvy worden er controles uitgevoerd. Vallen de verschillen binnen de marges, dan wordt de inkoopfactuur automatisch gefiatteerd. Vallen ze erbuiten, dan wordt de factuur aan de juiste fiatteurs aangeboden. Alle stappen worden door Elvy bijgehouden, zodat altijd inzichtelijk is wanneer en door wie, welke handelingen zijn gedaan in het fiatteringsproces.

Benieuwd naar de mogelijkheden van Elvy Inkoopmanagement in combinatie met jouw financiële software?

Je kunt eenvoudig gebruik maken van Elvy Inkoopmanagement door de oplossing te koppelen met jouw financiële systeem. Op onze homepagina kies je bijvoorbeeld de inkoopoplossing van Elvy in combinatie met je financiële software.

Lees meer

Voordelen van de inkoopsoftware van Elvy

Lees de voordelen van Elvy Inkoopmanagement of laat ons het toelichten in een vrijblijvende demonstratie.

Stel hier jouw vraag

Volledige controle op alle uitgaven

Bij veel organisaties worden inkopen door veel verschillende medewerkers besteld, zonder dat daar een duidelijk inkoopproces voor is. Wie kan wat bestellen en bij wie ligt de goedkeuring? Als budgethouder wil je vooraf weten welke kosten er worden gemaakt en of dit binnen je budget past. Met Elvy is dit mogelijk.

Omdat een bestelling vooraf goedgekeurd en gekoppeld wordt aan een budget, heb je direct inzicht in het beschikbare budget en voorkom je onverwachte kosten. Met ons geautomatiseerd inkoopsysteem heb je dus vooraf de volledige controle op alle uitgaven.

Makkelijk jouw budget beheren en registreren

Je kunt budgetten en verplichtingen op alle beschikbare velden uit het financieel- of ERP systeem vastleggen. Zoals bijvoorbeeld op basis van grootboekrekening, kostenplaats en zelfs projecten.

Uiteraard kun je ook een tijdsperiode ingeven, waarbinnen medewerkers de inkopen kunnen aanvragen. Zo bepaal je zelf voor welke periode budgetten gelden. Vaak duurt een projectbudget bijvoorbeeld alleen voor de periode dat het project geldt. Voor een afdelingsbudget is dat vaak anders en zijn budgetten het gehele kalenderjaar nodig. Met onze inkoopsoftware heb je volledig inzicht en controle op alle aangevraagde en aangegane verplichtingen.

Elvy helpt deze bedrijven efficiënter werken

We hebben nu binnen een minuut de volledige fiatteringsstatus in beeld.
  • Kevin Janssen
  • Beslist.nl
  • Elvy Factuurverwerking - UNIT4 Multivers
Lees meer
Een stap voor op de concurrentie. Upload Portal is prettig en aantrekkelijk voor klanten!
  • Jeroen Rimmelzwaan
  • Hoornwijck Groep
  • Elvy Factuurverwerking - Unit4 en Exact Online
Lees meer

Ontdek de overige software oplossingen van Elvy

Elvy heeft koppelingen met veel verschillende financiële boekhoudpakketten en ERP-systemen waarin een inkoopsysteem is ondergebracht. Wil je jouw inkoopsoftware efficiënter gebruiken en je huidige inkoopproces verbeteren, dan is Elvy Inkoopmanagement zeker de moeite waard om de volgende stap te zetten in het automatiseren van je inkoopprocessen!

Naast Elvy Inkoopmanagement bieden wij meer software-oplossingen om bedrijfsprocessen te verbeteren. Denk aan Elvy Contractregistratie om contracten met leveranciers eenvoudig te registreren, of digitaliseer documenten met behulp van Elvy Documentarchivering. Ook Elvy Factuurverwerking is een belangrijke aanvulling om het factuurproces zo zorgvuldig en efficiënt mogelijk te beheren. En dat niet alleen. Wanneer je kiest voor Elvy, kies je voor een samenwerking. Wij verzorgen namelijk het gehele implementatietraject van Elvy Inkoopmanagement. Van een goede voorbereiding tot een volledige nazorg. Wij tillen jouw inkoopprocessen maar al te graag naar een hoger niveau.

Neem vrijblijvend contact met ons op om alle mogelijkheden te bespreken!

Verschillende koppelingen

Geautomatiseerd inkoopsysteem gekoppeld aan jouw software

In de afgelopen jaren is Elvy flink doorontwikkeld, waaronder ook onze inkoopsoftware. In deze tijd zijn er naast de doorontwikkeling van Elvy zelf, ook veel koppelingen aan verschillende financiële en ERP-software ontwikkeld. Elvy heeft namelijk koppelingen met veel diverse financiële software pakketten en ERP-systemen. Op deze pagina vind je de oplossing van Elvy Inkoopmanagement in combinatie met een koppeling van jouw financieel of ERP-pakket. Staat jouw koppeling hier niet bij? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen over de mogelijkheden.

Bekijk het prijsoverzicht