“In control met Elvy“
De financiële administratie van Railinfra Opleidingen bestaat uit één persoon. Toch besloot de directie op zoek te gaan naar een digitale oplossing voor de factuurstroom. Elvy verlaagde niet alleen de werkdruk van de financieel medewerker, het zorgde ook voor gemoedsrust, omdat nu altijd bekend is waar een factuur is en wat de status daarvan is.
Ook voor eenpersoonsafdelingen
Ina Goedhart, financieel medewerker van Railinfra Opleidingen, vertelt dat ze voor aanschaf nog wel even hebben getwijfeld of een eenpersoonsafdeling profijt kan hebben van een gedigitaliseerde factuurstroom. ‘Het is immers toch een investering; haal je die er wel uit? In een rustig jaar krijgen we ongeveer 1500 facturen binnen, in een piekjaar – waarin onze certificeringen aflopen – al gauw het dubbele. Maar Elvy overtuigde ons ervan dat ook bedrijven met een kleine invoercapaciteit baat hebben bij de functionaliteiten van Elvy.’
Goed partnership
Directeur Willem Brummel is zeer te spreken over Elvy: ‘Net toen we besloten te gaan digitaliseren, kregen we een folder van Elvy. We hebben ze gevraagd een demo te komen geven. Daaruit bleek dat ze precies weten wat er speelt bij bedrijven. Op elke slimme vraag van ons hadden ze een verdraaid goed antwoord. Bovendien vertrouwde ik ze direct. Heel belangrijk in mijn optiek: een goed partnership vind ik nog belangrijker dan de prijs. We hebben dan ook niet verder gezocht, maar hebben direct voor Elvy gekozen.’
Toen en nu
Ook Ina was na de demo direct enthousiast over hoe makkelijk het systeem werkt en wat het pakket allemaal kan: ‘In het verleden moest ik de facturen handmatig inboeken. Die ging dan in tweevoud naar de persoon die de bestelling had gedaan. Die moest de factuur aftekenen en doorsturen naar een van de drie gemachtigde personen die de betaling kunnen fiatteren. Die tekende de factuur af en stuurde hem weer naar mij. Ik zette de factuur dan in de financiële administratie, waarna hij werd voldaan. Nu scan ik facturen in, waarna Elvy al veel informatie automatisch in het boekhoudpakket inleest. Digitale facturen komen in een speciale mailbox terecht en die kan ik eenvoudig in Elvy uploaden. Ik wijs de persoon aan die de factuur moet goedkeuren en vanaf daar neemt Elvy het over: die zorgt dat de factuur naar de volgende personen gaat en na accordering weer bij mij komt.’
Veel tijdwinst
Na het inlezen controleert Ina wel altijd nog even of dat goed is gegaan. ‘Bedragen en de omschrijving worden niet altijd goed ingelezen: daar hadden ze me bij de installatie al voor gewaarschuwd, omdat wij veel facturen van een matige kwaliteit ontvangen. Vooral die van zzp’ers zijn niet ideaal om in te lezen. Toch scheelt Elvy me absoluut veel tijd. En dat komt goed uit, zeker nu we net in een piekjaar zitten. Het is een andere manier van werken, die wel even wennen is, maar niet lastig aan te leren. In het begin moest ik af en toe wel even in de helpfunctie kijken. Wat doe je bijvoorbeeld als een factuur is afgekeurd? Maar de helpdesk heb ik nog niet nodig gehad.’
In control
‘Elvy heeft voor Ina de werkdruk flink verlaagd,’ zegt Willem Brummel. ‘Daarvoor was de factuurverwerking een enorm arbeidsintensief proces. Nu is het niet alleen veel eenvoudiger, je weet bovendien precies waar iedere factuur is en wat de status daarvan is. Dat geeft veel gemoedsrust. We zijn nu ‘in control’ en daarin zit wat mij betreft de meeste winst.’