Ontdek de software

Wat is scan en herken software?

Met scan en herken software zorgt je ervoor dat inkoopfacturen en andere documenten snel en gemakkelijk verwerkt worden richting de financiële administratie. De scan software leest dankzij slimme documentherkenning  gegevens automatisch af van de factuur en maakt op basis daarvan een boekingsvoorstel. Papieren facturen kan je inscannen (de oorsprong van de term), maar ook digitaal aangeleverde documenten herkent Elvy feilloos.

Ontdek de mogelijkheden van het digitaal facturen verwerken én fiatteren hiernaast in de video.

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan om te ontdekken wat Elvy voor jouw organisatie kan betekenen.

Demonstratie aanvragen

De voordelen van scan en herken software

Bespaar tijd en geld

Doordat Elvy een boekingsvoorstel maakt, voorkom je handmatige handelingen. Zo verwerk je veel sneller facturen richting de financiële administratie, tijd en dus geld besparing! Daardoor kan de focus op de core business.

Voorkom fouten

Een typefout is zo gemaakt. Doordat Elvy het boekingsvoorstel maakt en de administratief medewerker alleen een controlerende functie heeft, zorg je ervoor dat er minder fouten gemaakt worden. Zo blijft de administratie nauwkeurig bijgewerkt.

Geen fysieke archiefkasten

Papieren inkoopfacturen en fysieke archiefkasten zijn met Elvy verleden tijd. Elvy zorgt ervoor dat de factuur zowel in Elvy als achter de boeking in de financiële software gearchiveerd wordt. Zo kan je snel de factuur terugvinden.

Realtime integratie, altijd up-to-date

Elvy heeft een real-time integratie met verschillende financiële software pakketten en ERP systemen. Zo is de administratie altijd up-to-date en zit er geen vertraging in het proces.

Raak nooit meer documenten kwijt

Verwerkte inkoopfacturen kan je terugvinden in Elvy en in de financiële administratie. Fiatteer je de facturen met Elvy? Ook dan is het overzichtelijk waar facturen zich op dit moment bevinden. Zo is te allen tijde inzichtelijk waar (behandelde) facturen zich bevinden.

Zowel online als op eigen server

De factuurherkenning software van Elvy kan zowel op de online omgeving als op jouw eigen server draaien. Net wat jouw voorkeur heeft.

Facturen digitaal fiatteren

Inkomende facturen hoeven niet meer van bureau tot bureau om gefiatteerd te worden. Elvy kan automatisch a.d.h.v. boekingsgegevens de fiatteur bepalen. Fiatteren kan eenvoudig via de browser of de Elvy App. Dit stimuleert een korte doorlooptijd voor het verwerken van facturen.

Hoge mate van herkenning

Elvy heeft een hoge mate van herkenning van facturen. Uiteraard is dit ook afhankelijk van de gescande factuur, de digitale factuur, of e-factuur die je ontvangt. Met Elvy is het ook mogelijk om volledig herkende facturen geheel automatisch te verwerken, zonder menselijke handelingen. Extra tijdwinst dus!

Analyse en rapportage

Doordat je het proces digitaliseert, zijn analyses en rapportages ook gemakkelijk te maken. Van alle facturen is ook een volledige audit-trail beschikbaar. Zo houd je nog meer grip op het proces.

Hoe werkt de scan en herken software?

Scan en herken programma
Stap 1/5
Facturen scannen of mailboxen uitlezen
Stap 2/5
Facturen herkennen
Stap 3/5
Boeken en archiveren in de financiële administratie
Stap 4/5
Facturen fiatteren
Stap 5/5
Facturen betalen

Eenvoudig scannen

Of je nu inkoopfacturen digitaal of op papier ontvangt, alle facturen worden netjes verwerkt in Elvy. Papieren facturen kan je inscannen met de scanner van jouw organisatie. Digitale facturen, zoals PDF facturen en e-facturen (UBL/XML) worden automatisch vanuit de mailbox in Elvy geïmporteerd. Helemaal makkelijk en snel!

Vliegensvlug herkennen

Door middel van ons scan en herken systeem worden de gegevens op de factuur uitgelezen én herkent! Stel; je ontvangt een inkoopfactuur met gegevens zoals het factuurnummer, de leverancier, omschrijving en het totaalbedrag inclusief en exclusief btw, dan worden deze gegevens meegenomen bij het maken van het boekingssvoorstel. Daarnaast kan je vanuit Elvy ook ontbrekende crediteurgegevens, die herkend zijn op de factuur, direct in de financiële software bijwerken. Zo blijven je crediteurgegevens ook up-to-date!

Boekingsvoorstel maken

Na de factuurherkenning maakt Elvy een boekingsvoorstel, dat geaccordeerd wordt door de administratief medewerker. Na akkoord op het boekingsvoorstel wordt de factuur direct geboekt in jouw boekhoudsoftware en tegelijkertijd aan de juiste fiatteurs aangeboden om de factuur te fiatteren. Elvy kan zelf de fiatteurs bepalen aan de hand van de boekingsgegevens, zoals de crediteur of kostenplaats, maar je bent ook vrij om deze zelf aan te passen. Op deze manier houd jij de controle over het factuurverwerkingsproces.

Goedkeuren of afkeuren van facturen

Heb je het digitaal fiatteren in je licentie? Dan ontvangt de betreffende fiatteur(s) per mail of de Elvy App een overzicht met facturen die gefiatteerd moeten worden. Geheel eenvoudig kan aangegeven worden of de factuur akkoord voor betaling is of niet.

Akkoord? Betalen maar!

Is de factuur gefiatteerd? Dan gaat de betalingsblokkade van de factuur en kan je de factuur betalen vanuit jouw financiële administratie.

Integratie met je ERP systeem of financiële software

Elvy integreert real-time met jouw ERP systeem of financiële software. Dat betekent dat er geen vertragingen zijn! Zodra vanuit Elvy de boeking is aangemaakt, is deze direct inzichtelijk in jouw administratie. Ook kan Elvy de inkomende factuur matchen met de inkoopdata vanuit het ERP systeem. Zo verwerk je nog efficiënter facturen.

Slim omgaan met binnenkomende emails

Zorg ervoor dat inkomende facturen in een aparte mailbox terecht komen. Laat Elvy deze mailbox uitlezen, zodat handmatige handelingen niet meer nodig zijn. Zo werk je het meest efficiënt!

Automatische verwerking of Robotic accounting

Met Elvy is het mogelijk om volledig herkende facturen, zonder dat een controle nodig is te verwerken in de administratie. Ook wel automatische verwerking van facturen, of Robotic accounting genoemd. Handig bij periodieke facturen zoals huur en abonnementen. Daarnaast is het met Elvy mogelijk om inkoopdata vanuit het ERP af te stemmen op de inkomende factuur. Is er een match? Dan kan Elvy deze facturen ook automatisch verwerken!

Accorderen met de Elvy App

Het digitaal accorderen van facturen zorgt ervoor dat er geen facturen kwijtraken. De financiële administratie heeft inzichtelijk wat de status en wie de verantwoordelijke van de factuur is. Accorderen met de Elvy App zorgt ervoor dat de doorlooptijd verkort wordt. Meer informatie over het digitaal fiatteren lees je op onze website.

Scan en herken software voor één vaste prijs

Wil je aan de slag met het scan en herken systeem van Elvy? Bij Elvy zijn er verschillende prijsmodellen, net wat bij jou organisatie past. Zo kan je Elvy Factuurverwerking aanschaffen, of een abonnementsmodel met een prijs per maand. Deze vaste prijs is al vanaf € 99,- per maand! Dit is voor een onbeperkt aantal administraties en een onbeperkt aantal facturen. Zo verdien je de investering in Elvy al snel terug.

Veelgestelde vragen

Wil je meer informatie over het scan en herken programma van Elvy? Wellicht dat je het antwoord op je vragen al kunt vinden bij de veelgestelde vragen. Zijn jouw vragen toch nog niet beantwoord? Neem gerust contact met ons op.

Stel je vraag

Of vraag een demonstratie aan

Welke mogelijkheden heeft Elvy voor administratie- en accountantskantoren?

Ik werk bij een handelsonderneming. Wat kan Elvy voor mij betekenen?

Voor hoeveel administraties kan ik Elvy inzetten?

Hoe werkt het fiatteren van facturen met de Elvy App?

Hoe gaat Elvy om met Rapportage en Audit?

Kan ik scan en herken software ook voor andere financiële processen inzetten?

Kan ik iets van de software zien?

Is er ook samenwerking met mijn softwarepartner?

Demonstratie aanvragen

0174 - 610 192

Wil jij met ons in gesprek over hoe Elvy jouw factuurverwerking kan optimaliseren? Vraag vrijblijvend een demonstratie aan. We demonstreren met alle plezier onze software en denken graag mee over het optimaliseren van jouw factuurverwerkingsproces!

  •  *
  •  *
  •  *
  •  *
  •  *
  •  *