1. Bestelling en ontvangst vastleggen
Om 3 way matching toe te passen, moet jouw organisatie bestellingen en ontvangsten met een bestelnummer (PO-nummer) vastleggen in de financiële software. Met dit unieke nummer kan de matching worden toegepast.
Three-way matching
Match factuur met bestelling of ontvangst
Bestelling, ontvangst en factuur worden vaak door verschillende mensen in de organisatie handmatig vastgelegd. Hoe kan je dan controleren of alles goed is overgenomen en of alle gegevens met elkaar overeenkomen? Het antwoord is: three-way matching! Wat is three-way matching? De term zegt het eigenlijk al: (1) bestelling, (2) ontvangst en (3) factuur worden op elkaar afgestemd. Handig voor het matchen van een goederenfactuur aan de bestelling of ontvangst, maar ook in te zetten voor het matchen van een factuur aan een ingekochte dienstverlening of (contract)verplichting.
Basisvoorwaarden voor three-way matching
2. Factuur matchen
Je ontvangt de factuur en deze wordt vanuit de mailbox doorgezet naar de financiële software. Het matchen wordt direct in gang gezet. Op basis van het unieke bestelnummer, dat de leverancier voor jou op de factuur zet, wordt de bijbehorende bestelling of ontvangst snel afgestemd op de factuur. Handig!
3. Factuur verwerken
Is het een match? Dan kan je de factuur doorzetten om het fiatteringsproces in gang te zetten. Of direct de factuur betaalbaar stellen als de fiattering vooraf heeft plaatsgevonden.
Three-way matching met Elvy
Elvy beschikt over verschillende oplossingen, waardoor 3 way matching ook op meerdere manieren toegepast kan worden. Beschikt jouw organisatie over een ERP-systeem waarin zowel bestelling als ontvangst wordt vastgelegd? Dan heb je alleen Elvy Factuurverwerking nodig om inkomende facturen geautomatiseerd te matchen met bestellingen en ontvangsten. Door de real-time integratie met jouw ERP-systeem kan je dit three-way matching proces volledig vanuit Elvy uitvoeren.
Beschikt jouw organisatie niet over een systeem voor het vastleggen van inkopen of contracten? Wij bieden eenvoudige en efficiënte oplossingen voor het toepassen van 3 way matching: Elvy Inkoopmanagement en Elvy Contractregistratie. In deze oplossingen worden inkoop- en contractverplichtingen digitaal vastgelegd, zodat je met Elvy Factuurverwerking de factuur kan matchen. Zo houd jij volledig overzicht!
Voordelen van three-way matching in Elvy
Elvy maakt voor automatische factuurherkenning gebruik van OCR software, wat de three-way matching direct in gang zet. Snel en eenvoudig. Match in Elvy jouw bestelling, ontvangst en factuur om zorgeloos facturen te fiatteren of betaalbaar te stellen.
Geautomatiseerd proces
Vanuit jouw mailbox worden binnenkomende facturen naar Elvy geïmporteerd en vindt er automatische factuurherkenning plaats door toepassing van OCR software. Bij een e-factuur herkent Elvy dan ook alle factuurregels. Hierdoor hoef je niets handmatig over te nemen in jouw financiële software en kan de three-way matching direct in gang gezet worden. Daarnaast is het mogelijk om vooraf het fiatteringsproces in te richten, zodat de factuur automatisch aan de juiste personen wordt voorgelegd voor het accorderen van de factuur.
Minder handelingen
Je wilt een factuur verwerken en moet controleren of deze overeenkomt met de bestelling en ontvangst. Eén probleem: die zijn door een andere collega afgehandeld. Hoe weet je dan of alles met elkaar overeenkomt? Na diverse mailwisselingen ben je er eindelijk achter. Dat kan sneller met Elvy! De factuur komt vanuit jouw mailbox in Elvy en het three-way matching proces wordt in gang gezet. Elvy toont bij een match direct de bijbehorende gegevens van de bestelling en ontvangst. Minder handelingen, efficiënter werken!
Voorkom fouten en fraude
Een fout of misverstand komt onverhoopt weleens voor bij het bestellen van goederen of leveren van diensten. Zo kan het gebeuren dat er minder goederen zijn geleverd dan op de factuur staat vermeld of dat de kosten op de factuur niet overeenkomen met de bedragen in de offerte. En wat dacht je van fraude?! Dit voorkom je allemaal met de three-way matching: Elvy herkent afwijkingen bij het matchen met de factuur en filtert deze eruit voor een extra controle. Vervolgens kan jij met een goed gevoel de factuur doorzetten of direct betalen.
Real-time integratie met jouw ERP-systeem
Beschik je over een ERP-systeem waarin bestelling en ontvangst al worden vastgelegd? Geen probleem! Je hebt alleen Elvy Factuurverwerking nodig om inkomende facturen automatisch te matchen met bestelling en ontvangst in jouw ERP-systeem. Elvy is real-time te integreren met verschillende financiële softwarepakketten.
Elvy helpt deze bedrijven efficiënter werken
Goederenfacturen matchen in Elvy
Verwerkt jouw organisatie goederenfacturen? Zorg voor optimale snelheid en efficiëntie door het factuurverwerkingsproces te automatiseren. Met Elvy Factuurverwerking automatiseer je de verwerking van goederenfacturen en is het mogelijk om deze facturen aan de bestelling of ontvangst te matchen. Zo werk je ook nauwkeurig! Lees meer over de voordelen van goederenfacturen verwerken in Elvy.
Elvy sluit naadloos aan op jouw software
Elvy beschikt over verschillende oplossingen, waardoor three-way matching op meerdere manieren toegepast kan worden. Wij bieden eenvoudige en efficiënte oplossingen voor het toepassen van three-way matching: Elvy Factuurverwerking, Elvy Inkoopmanagement en Elvy Contractregistratie. Alles gedigitaliseerd in één systeem en geïntegreerd met jouw financiële software of ERP systeem. Het sluit naadloos op elkaar aan. Wij zijn ervan overtuigd dat je met Elvy meer inzicht hebt, efficiënter werkt en dat jij de controle behoudt. Al ruim 25 jaar ontwikkelen wij software voor diverse organisaties. De oplossingen van Elvy zijn zo ontwikkeld, dat dit voor iedere organisatie ingezet kan worden. Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Vraag dan vrijblijvend een adviesgesprek aan.