Basisvoorwaarden voor three-way matching

1. Bestelling en ontvangst vastleggen

Om three-way matching toe te passen, moet jouw organisatie bestellingen en ontvangsten met een bestelnummer (PO-nummer) vastleggen in de financiële software. Met dit unieke nummer kan de three-way matching worden toegepast.

2. Factuur matchen

Je ontvangt de factuur en deze wordt vanuit de mailbox doorgezet naar de financiële software. Het matchen wordt direct in gang gezet. Op basis van het unieke bestelnummer, dat de leverancier voor jou op de factuur zet, worden de bijbehorende bestelling en ontvangst snel afgestemd op de factuur. Handig!

3. Factuur verwerken

Is het een match? Dan kan je de factuur doorzetten om het fiatteringsproces in gang te zetten. Of direct de factuur betaalbaar stellen als de fiattering vooraf heeft plaatsgevonden.

Three-way matching met Elvy

Elvy beschikt over verschillende oplossingen, waardoor three-way matching ook op meerdere manieren toegepast kan worden. Beschikt jouw organisatie over een ERP-systeem waarin zowel bestelling als ontvangst wordt vastgelegd? Dan heb je alleen Elvy Factuurverwerking nodig om facturen geautomatiseerd te matchen met de bestellingen en ontvangsten. Door de real-time integratie met jouw ERP-systeem kan je dit proces volledig vanuit Elvy uitvoeren.

Heeft jouw organisatie geen ERP-systeem, maar wel financiële software? Wij bieden eenvoudige en efficiënte oplossingen voor het toepassen van three-way matching: Elvy Inkoopmanagement en Elvy Contractregistratie. In deze oplossingen worden inkoop- en contractverplichtingen digitaal vastgelegd, zodat je met Elvy Factuurverwerking de factuur kan matchen. Zo houd jij volledig overzicht!

Voordelen van three-way matching in Elvy

Match bestelling, ontvangst en factuur in jouw financiële software of ERP-systeem om zorgeloos facturen te fiatteren of betaalbaar te stellen.

Laat je adviseren

Geautomatiseerd proces

Vanuit jouw mailbox worden binnenkomende facturen in Elvy geïmporteerd en vindt er automatische factuurherkenning plaats door toepassing van OCR software. Bij een e-factuur herkent Elvy dan ook alle factuurregels. Hierdoor hoef je niets handmatig over te nemen in jouw financiële software en kan de three-way matching direct in gang gezet worden. Daarnaast is het mogelijk om vooraf het fiatteringsproces in te richten, zodat de factuur automatisch aan de juiste personen wordt voorgelegd voor het accorderen van de factuur.

Minder handelingen

Je wilt een factuur verwerken en moet controleren of deze overeenkomt met de bestelling en ontvangst. Eén probleem: die zijn door een andere collega's afgehandeld. Hoe weet je dan of alles met elkaar overeenkomt? Na diverse mailwisselingen ben je er eindelijk achter. Dat kan sneller met Elvy! De factuur komt vanuit jouw mailbox in Elvy en het proces voor three-way matching wordt in gang gezet. Elvy toont bij een match direct de bijbehorende gegevens van de bestelling en ontvangst. Minder handelingen, efficiënter werken!

Minder foutgevoelig

Een fout of misverstand komt onverhoopt weleens voor bij het bestellen van goederen of leveren van diensten. Zo kan het gebeuren dat er minder goederen zijn geleverd dan op de factuur staat vermeld of dat de kosten op de factuur niet overeenkomen met de bedragen in de offerte. Dit voorkom je met de three-way matching: Elvy herkent afwijkingen bij het matchen met de factuur en filtert deze eruit voor een extra controle. Vervolgens kan jij met een goed gevoel de factuur doorzetten of direct betalen.

Real-time integratie met jouw ERP-systeem

Beschik je al over een ERP-systeem waarin bestelling en ontvangst worden vastgelegd? Geen probleem! Je hebt alleen Elvy Factuurverwerking nodig om automatisch facturen te matchen met bestelling en ontvangst in jouw ERP-systeem. Elvy is real-time te integreren met verschillende financiële softwarepakketten.

Elvy helpt deze bedrijven efficiënter werken

Met de Elvy declaratie-app boeken we enorme tijdwinst
  • Johan Rijnart
  • Fatboy
  • Elvy Factuurverwerking en Elvy Declaratieverwerking - SAP Business One
Lees meer
Enorme tijdwinst en betere informatievoorziening dankzij Elvy
  • Caspar Remie
  • Riverdale
  • Elvy Factuurverwerking - KCS Wholesale
Lees meer
Voor ons is het een hele goede investering geweest, met efficiency en inzicht als grootste voordeel
  • Sjaak Meijer
  • Basil
  • Elvy Factuurverwerking en Documentarchivering - KCS Wholesale
Lees meer

Elvy sluit naadloos aan op jouw software