Wat is Peppol en waarom is het relevant voor finance teams?

Ieder finance team krijgt ermee te maken: Peppol. Maar wat is Peppol precies? En waarom is dit relevant voor jou? In deze blog leggen we het helder aan je uit, inclusief wat het oplevert en hoe Elvy je kan ondersteunen.

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een internationaal netwerk waarmee organisaties snel, veilig en efficiënt e-facturen en andere zakelijke documenten kunnen uitwisselen. Peppol is geen softwareplatform, maar een soort digitale snelweg waarlangs gestandaardiseerde elektronische berichten zoals e-facturen worden verstuurd.

Waarom is Peppol ontwikkeld?

Peppol is in 2008 ontstaan vanuit een EU-initiatief om digitale documentuitwisseling te standaardiseren. Het doel was efficiënter en transparanter zakendoen, destijds vooral bij overheidsopdrachten. Het biedt één uniforme infrastructuur om elektronische documenten, zoals facturen, op een gestandaardiseerde, veilige en efficiënte manier uit te wisselen.

Wie beheert Peppol?

Na succesvolle afronding van het EU-initiatief wordt het netwerk sinds 2012 internationaal beheerd door de OpenPeppol Association. Deze non-profitorganisatie delegeert zijn taken op landniveau naar nationale autoriteiten. Zo is in Nederland de regie en het beheer belegd bij de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa). De Rijksinspectie Digitale Infrastructuur houdt onafhankelijk toezicht op de NPa en deze vitale digitale infrastructuur voor digitaal zakendoen.

Waarom is Peppol voor mij belangrijk?

Inmiddels is het netwerk wereldwijd uitgegroeid tot dé standaard voor digitale uitwisseling van e-facturen en wordt Peppol steeds meer ingezet voor B2B transacties. Toch verloopt ondanks de vele voordelen die Peppol te bieden heeft, de adoptie traag, maar daar komt nu door wet- en regelgeving verandering in.

Wet- en regelgeving als belangrijke drijfveer voor adoptie Peppol

Hoewel Peppol zelf geen wet is, maar een afsprakenstelsel en netwerkstandaard grijpt Peppol direct in op wet- en regelgeving rondom e-facturatie, omdat Peppol daarbij vaak als de aangewezen infrastructuur geldt. 

Zo zijn er vanuit de EU-richtlijn 2014/55/EU en de Aanbestedingswet 2012 al langere tijd verplichtingen voor e-facturatie aan rijksoverheden en aanbestedende diensten. 

Toekomstige regelgeving zoals ViDA (Vat in the Digital Age) gericht op het moderniseren van het btw-systeem in de Europese Unie brengt e-facturatie voor B2B in een stroomversnelling.

In diverse landen om ons heen, zoals België waar B2B e-facturatie via Peppol per januari 2026 verplicht wordt, zijn er al geldende of geplande verplichtingen voor B2B e-facturatie. En ook in Nederland wordt gewerkt aan toekomstige verplichtingen. Zo is e-facturatie op basis van de Europese Richtlijn vanaf 1 juli 2030 verplicht voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU. Nederland streeft ernaar deze verplichting ook uit te breiden naar alle binnenlandse B2B-transacties.

Hoe werkt Peppol technisch?

Peppol is een wereldwijd netwerk van Access Points die fungeren als de technische toegangspoorten tot het beveiligde netwerk. Access Points verzorgen daarmee de technische functie om op een veilige manier berichten van het ene naar het andere Access Point te versturen. Daarbij valideren ze of berichten die over het netwerk worden verstuurd voldoen aan de geldende afspraken.

De toegang tot een Peppol Access Point wordt als dienst geleverd door Peppol serviceproviders. Een serviceprovider draagt onder andere zorg voor de technische aansluiting en registratie van organisaties op het netwerk. 

Peppol serviceproviders mogen deze diensten alleen aanbieden wanneer ze hiervoor zijn gecertificeerd door een nationale Peppol-autoriteit, zoals de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa). Veel softwareleveranciers van factuurverwerkingssoftware, ERP- en boekhoudsoftware zijn zelf Peppol serviceprovider of daarop aangesloten, zodat facturen vanuit hun software kunnen worden verzonden en ontvangen.

Service Metadata Publisher

Om e-facturen over het Peppol netwerk te kunnen versturen en ontvangen, moet je als organisatie geregistreerd staan in het adresboek van Peppol. Dit noemt men SMP (Service Metadata Publisher). De registratie op het Peppol netwerk regel je via je serviceprovider. Daarmee verkrijg je een unieke Peppol-ID, jouw adres op het netwerk. Voor Nederlandse bedrijven is het Peppol-ID vaak gebaseerd op een prefix gevolgd door het KVK-nummer of btw-nummer van de organisatie.

De infrastructuur van het Peppol netwerk is gebaseerd op het 4-cornermodel. Dit betekent dat er in tegenstelling tot hoe nu vaak berichten direct worden uitgewisseld tussen verzender en ontvanger, er altijd wordt gecommuniceerd via de serviceproviders (Access Points) waarop de verzender en ontvanger zijn aangesloten. Zo verloopt de communicatie altijd van de verzender (corner 1) naar het Access Point van zijn serviceprovider (corner 2) die het bericht aflevert bij het Access Point van de serviceprovider van de ontvanger (corner 3). Deze serviceprovider zorgt er vervolgens voor dat het bericht kan worden verwerkt door de ontvanger (corner 4). 

Dit model voorkomt daarmee dat organisaties telkens onderling afspraken moeten maken over de manier waarop en in welke vorm informatie wordt uitgewisseld. In plaats daarvan sluit je eenmalig aan op Peppol en kunnen berichten worden uitgewisseld met iedere organisatie die wereldwijd is aangesloten. Peppol gaat dus uit van het ‘connect once, reach all’ principe, waardoor het veel efficiënter en betrouwbaarder is.

Wat zijn de voordelen van Peppol voor finance teams?

Voor finance professionals draait het om controle, snelheid en betrouwbaarheid. Peppol helpt daar direct bij.

Minder handmatig werk

Facturen die via Peppol binnenkomen zijn al digitaal gestructureerd. Binnen het Peppol-netwerk wordt gewerkt met het BIS (Business Interoperability Specifications) formaat, gebaseerd op UBL, maar met aanvullende eisen voor validatie en velden. Door deze digitale en gestructureerde data wordt het verwerken van e-facturen voor jou als ontvanger een stuk makkelijker ten opzichte van ongestructureerde PDF’s. Dat bespaart tijd en fouten.

Snellere verwerking

De e-facturen worden automatisch via het Peppol-netwerk afgeleverd in jouw factuurverwerkingssoftware. Eenvoudige, recht-toe-recht-aan facturen kunnen vrijwel automatisch worden geboekt. Maar ook als het gaat om complexere facturen biedt een e-factuur veel meer mogelijkheden om te automatiseren, tijd te besparen en de kwaliteit te verbeteren. Zo kan je met de software van Elvy e-facturen automatisch op regelniveau 3-way matchen met inkooporders en ontvangsten óf de bron-e-factuur mappen naar de juiste uitgesplitste boeking in jouw administratie. Zo houd je grip op verbijzonderingen en voorkom je dat facturen blijven liggen of verkeerd worden verwerkt.

Beter voor compliance

Peppol vereist gestructureerde data en laat altijd zien wie de afzender is. Dat maakt fraude vrijwel onmogelijk en zorgt voor een sluitende audit trail. Ideaal voor organisaties die auditproof willen werken en willen voldoen aan wet- en regelgeving zoals VIDA.

Hoe ondersteunt Elvy in de praktijk?

Elvy is volledig Peppol-ready. Wanneer je Peppol in jouw Elvy activeert, profiteer je snel van de voordelen van Peppol en de functionaliteiten om facturen écht automatisch te verwerken.

Peppol-integratie in Elvy

E-facturen die je ontvangt over het Peppol-netwerk worden direct in Elvy Factuurverwerking beschikbaar voor (automatische) verwerking.

Met de functionaliteiten in Elvy verwerk je ontvangen facturen eenvoudig naar de juiste boeking in jouw administratie, worden fiattering workflows automatisch gestart en heb je met een uitgebreide audit-trail ieder moment inzicht in de status en gebeurtenissen per factuur.  

  • Eén proces voor alle facturen die je ontvangt, of ze nu als PDF per e-mail binnenkomen of via Peppol;
  • Geavanceerde functionaliteiten voor het écht automatisch boeken van facturen
    • Automatisch herkennen en classificeren van data 
    • Matchen met bestellingen, ontvangsten en verplichtingen
    • Mappen van data naar de voor jou juiste boeking
  • Slimme procuratieflows op basis van o.a. crediteur, codering van de boeking en bedrag, met automatische (de)blokkade van de openstaande post 
  • Volledig archief, complete audit trail en integratie met jouw boekhoud- en ERP-software

Klaar voor de toekomst van e-facturatie

Peppol is geen trend, maar een internationale standaard waar finance teams, gedreven door wet- en regelgeving, de ontwikkelingen in andere landen én eigenlijk vooral vanwege de voordelen die het hen oplevert, nu al op moeten anticiperen. 

Werk je nog te veel handmatig en is je proces nog niet ingericht op dit hybride tijdperk? Dan is dit hét moment om een stap te maken en Elvy helpt je daarbij. Bekijk hier ons webinar over Peppol.