Voordelen van documenten digitaal archiveren

Bespaart tijd

Waarom zou je zelf gegevens overtypen als Elvy deze ook voor jou automatisch kan herkennen? Elvy leest het document, herkent de gegevens en doet een voorstel hoe het document digitaal gearchiveerd wordt. Bij volledige herkenning kan dit zelfs geheel automatisch. Zo ervaar je een enorme tijdwinst!

Gemakkelijk terugvinden

Fijn, zo'n digitaal archief waarin documenten veilig zijn opgeslagen. Maar wij vinden het ook belangrijk dat je de digitale documenten eenvoudig kunt terugvinden. Daarom kun je documenten zoeken op basis van de vaste waarden, zoals bedrijfsnaam en datum, maar ook op de inhoud van het document. Scheelt een hoop tijd én frustratie.

Real-time koppeling met jouw financiële software

Elvy staat real-time in verbinding met jouw financiële software of ERP systeem. Dit biedt veel voordelen! Zo kunnen gearchiveerde documenten ook real-time in jouw ERP systeem opgeslagen worden. Op deze manier archiveer je in jouw ERP systeem eenvoudig de orderdocumenten bij de betreffende order, leveringsdocumenten bij de betreffende levering en maak je procesinformatie toegankelijker dan ooit!

Optimaliseer interne processen met Elvy Documentarchivering

Elvy Documentarchivering is een brede oplossing, die elke organisatie op zijn eigen manier kan inzetten. Benieuwd naar de meerwaarde van dit digitaal archiefsysteem voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op.

Neem contact op

Documenten archiveren in Elvy

Documenten digitaal archiveren gaat met Elvy een stuk eenvoudiger en sneller. Elvy doet namelijk het werk voor jou. Eén vast bedrag voor een onbeperkt aantal én type documenten!

Bekijk onze prijzen

Ophalen van documenten

Ontvang jij veel documenten van externe partijen, zoals pakbonnen, vrachtbrieven of overeenkomsten? Elvy leest deze gemakkelijk uit vanuit jouw mailbox. Maar ook als je papieren documenten ontvangt, kan Elvy deze fysieke documenten vanaf een lokale bestandslocatie van jouw netwerk ophalen. En daar blijft het niet bij. Ook leest Elvy bepaalde databases uit, of je kunt gebruikmaken van onze Upload Portal. Mogelijkheden genoeg!

Automatisch herkennen van bepaalde gegevens

Zodra de digitale documenten binnenkomen in Elvy, kan de automatische herkenning worden gestart. Vooraf maken we samen per type document een profiel aan, waarin staat welke gegevens Elvy per type document moet herkennen. Dit kan bijvoorbeeld een relatienaam zijn, maar ook bepaalde codes op de documenten. Net wat jouw wens is.

Mogelijkheid tot toevoegen workflow

Misschien wil je niet dat bij jou in de organisatie alles lukraak gearchiveerd kan worden. In Elvy Documentarchivering is het mogelijk om eerst een akkoord te geven op het document, voordat deze gearchiveerd wordt. Fiatteren van digitale documenten kan op verschillende niveaus en er zijn talloze mogelijkheden. Daarnaast kun je notities en bijlagen toevoegen en worden alle handelingen vastgelegd in een audit-trail.

Gearchiveerd in Elvy én in jouw ERP applicatie

Standaard worden alle documenten gearchiveerd in Elvy. Wil jij dat bepaalde pakbonnen of andere documenten in jouw ERP applicatie opgeslagen worden? Ook dat is mogelijk met Elvy door de real-time integratie met jouw software. Zo kun je bepaalde digitale documenten via meerdere kanalen terugvinden.

Terugzoeken op inhoud van document

Soms komt het voor dat je in het verleden een artikel hebt besteld, waarvan je de bedrijfsgegevens niet meer weet. Omdat Elvy het gehele document ocr't, kan je ook op de inhoud van het document zoeken. Zo kun je altijd het document terugvinden.

Combineer de oplossingen van Elvy voor extra efficiëntie

Elvy heeft vijf oplossingen die jouw financieel administratieve processen een stuk efficiënter maken. Combineer je de oplossing Elvy Documentarchivering bijvoorbeeld met Elvy Factuurverwerking, dan kan Elvy gearchiveerde documenten ook als bijlage toevoegen aan de verwerkte factuur in jouw financiële software of ERP systeem. Elvy Declaratieverwerking zorgt voor een stuk efficiëntie en gebruikersgemak voor de declarant, manager én de financiële administratie. Met Elvy Inkoopmanagement verloopt het inkoopaanvraagproces in een centraal systeem, waardoor je inzicht hebt op administratieve verplichtingen en budgetinformatie, en met Elvy Contractregistratie houd je overzicht en grip op lopende contracten.

Demonstratie aanvragen

Wil jij met ons in gesprek over hoe Elvy voor een efficiënte manier van documenten archiveren kan zorgen? Vraag vrijblijvend een demonstratie aan. We denken graag met je mee.

Demonstratie aanvragen