Gripverlies op administratie: waarom het gebeurt en hoe je het voorkomt

In veel MKB-bedrijven loopt de financiële administratie dagelijks tegen dezelfde knelpunten aan: facturen die zich opstapelen of zoekraken, ontbrekende bonnen en een inefficiënte fiattering met verlate betalingen of vertraagde inzichten in onder andere de cashflowpositie tot gevolg

Voor finance teams zijn grip, controle en voorspelbaarheid cruciale voorwaarden om te kunnen sturen. Toch glipt dat overzicht in de praktijk vaak weg.

De oorzaak? Een combinatie van verouderde processen, gefragmenteerde informatie en een te grote afhankelijkheid van handmatig werk. In deze blog nemen we je mee in waar het misgaat, wat dit betekent voor de financiële slagkracht van je organisatie en hoe je grip terugwint door gerichte procesautomatisering.

1. Te veel handmatig werk, te weinig procesautomatisering

Veel administratieve teams leunen nog sterk op handmatige verwerkingsstappen: Bijvoorbeeld door de facturen inbox door te moeten spitten, facturen af te drukken, te coderen en handmatig in te boeken. Ook worden facturen vaak nog fysiek of per e-mail gestuurd ter fiattering.

Dit brengt drie structurele risico’s met zich mee:

  • Menselijke fouten: facturen worden over het hoofd gezien in de mailbox, facturen worden fout of dubbel ingevoerd.
  • Tijdverlies: Het verwerken en controleren van facturen kost meer tijd en het goedkeuren duurt onnodig lang en is onoverzichtelijk.
  • Beperkte schaalbaarheid: het proces kan niet meegroeien met een toenemende factuurstroom

Hoe groter het volume, hoe groter de kans op fouten en tijdverlies, des te meer potentie voor vooruitgang.

Oplossing: zet in op een geautomatiseerde factuurverwerking. Laat slimme technologie jouw facturen automatisch herkennen, data classificeren en de factuur juist coderen. Factuurverwerkingssoftware zorgt er zo geïntegreerd met jouw boekhoud- en ERP systemen voor dat met veel minder handwerk de boeking automatisch wordt aangemaakt en wordt afgestemd met bestel- en ontvangstinformatie uit je ERP. Combineer dit met digitale workflows die automatisch de juiste fiatteurs om akkoord vragen met geautomatiseerde (de)blokkade van de openstaande post en je hebt een gestroomlijnd en vergaand geautomatiseerd proces met meer grip en inzicht dan je ooit hebt gehad. Het verkort de doorlooptijd, verhoogt de datakwaliteit en maakt je administratie schaalbaar.

 

2. Inzicht komt te laat

Wanneer facturen blijven hangen of data verspreid staan over meerdere systemen, ontstaat er een informatieachterstand. Hierdoor lopen cashflowoverzichten achter, zijn betalingsverplichtingen onvolledig in beeld en ontbreekt de mogelijkheid om tijdig te anticiperen op financiële risico’s of kansen.

Voor finance managers betekent dit dat beslissingen over investeringen, liquiditeitsplanning of leveranciersbetalingen, gebaseerd worden op achterhaalde of onvolledige cijfers.

Oplossing: implementeer een centrale financiële cockpit met real-time dashboards en rapportages. Door je factuurverwerkingssoftware te integreren met je financieel softwarepakket of ERP-omgeving ontstaat er één bron van waarheid. Hierdoor zijn cashflowprognoses, leveranciersverplichtingen en KPI’s als DPO (Days Payable Outstanding) altijd up-to-date, waardoor je proactief kunt sturen in plaats van reactief te reageren.

 

3. Het proces is afhankelijk van mensen

Ziekte, vakantie of vertrek van een cruciale medewerker kan het proces rondom het verwerken en goedkeuren van facturen flink verstoren. Documenten raken zoek en betalingskortingen en vervaldata worden gemist. Niet omdat mensen hun werk niet goed doen, maar omdat het proces zelf niet robuust genoeg is. In een handmatige setting bestaan goedkeurings- en betaalcycli vaak uit persoonlijke e-mails, fysieke handtekeningen en ad-hoc takenlijsten. Dit is niet schaalbaar, niet voorspelbaar en risicovol bij audits.

Oplossing: digitaliseer en standaardiseer de workflow. Met automated routing rules voor faittering zorg je ervoor dat facturen altijd in de juiste goedkeuringsstroom belanden. Met duidelijke rollen, rechten en delegeeropties bij geplande afwezigheid zorg je er ongeacht de personele bezetting voor dat het proces gewoon blijft doordraaien.

 

4. Finance werkt los van andere afdelingen

Factuurverwerking raakt niet alleen finance, maar bijvoorbeeld ook inkoop en projectmanagement. In veel organisaties werken deze afdelingen onvoldoende digitaal samen of in gescheiden systemen.

Dit leidt tot onnodig en vaak handmatig uitzoekwerk, miscommunicatie en incomplete gegevens. Denk bijvoorbeeld aan facturen die moeten worden gecontroleerd of ze aansluiten op inkooporders en ontvangsten. Facturen die moeten worden afgestemd met verplichtingen die voortkomen uit contracten of facturen met kosten die verbijzonderd moeten worden naar de juiste kostenplaats en projecten. Een gebrek aan integratie zorgt ervoor dat handmatig data uit andere systemen moet worden vergeleken of informatie bij collega’s moet worden opgehaald. En dat duurt onnodig lang en gaat vaak mis.

Oplossing: integreer factuurverwerking met je ERP-systeem. Waardoor bijvoorbeeld 3-way matching (controle van de factuur met de inkooporder en ontvangst) geautomatiseerd kan worden. Door de factuur af te stemmen met je inkoop, project of verplichtingenadministratie en de data daaruit te gebruiken voor het coderen van de boeking, valt veel tijd te winnen en worden foutieve boekingen vrijwel onmogelijk. Alle betrokken afdelingen werken met dezelfde gestructureerde informatie, wat samenwerking versnelt en de datakwaliteit verhoogt.

 

Meer grip begint bij betere tools en procesdiscipline

Technologie is slechts één kant van het verhaal. Zonder heldere procesafspraken, goede masterdata en een cultuur waarin iedereen begrijpt waarom compliance en datakwaliteit belangrijk zijn, blijft automatisering suboptimaal benut.

Bij Elvy zien we dagelijks dat organisaties die investeren in zowel technologie als procesdiscipline, het snelst groeien in overzicht, snelheid en betrouwbaarheid. Onze software automatiseert factuurverwerking van A tot Z, biedt naadloze integraties met boekhoudsoftware en ERP systemen, maar belangrijker nog: We helpen organisaties het proces echt te begrijpen en optimaliseren. We kennen de bottlenecks, helpen organisaties deze te begrijpen en op te lossen. Zelfs wanneer de praktijk wat weerbarstiger is. Want alleen wanneer je het spel op de juiste manier speelt gaat technologie écht voor je werken.

 

Conclusie: van reactief naar proactief financieel sturen

Grip verliezen op je financiële administratie is geen kwestie van onkunde, maar van processen die niet meegegroeid zijn met de complexiteit en snelheid van de business of stand van de technologie. Door factuurverwerking te automatiseren, workflows te digitaliseren en je administratie te koppelen aan de rest van de organisatie, transformeer je finance van een uitvoerende kostenpost naar een strategische businesspartner.

Wil je weten hoe jouw organisatie zijn slagkracht kan terugwinnen en behouden? Neem contact met ons op!