Het Belgische metaalbewerkingsbedrijf Provan, met vestigingen in Genk en Bilzen, is gespecialiseerd in maatwerk voor metalen constructies voor diverse industriële klanten. Met bijna honderd medewerkers en een omzet van ruim 33 miljoen euro groeit het bedrijf voortdurend. Om de administratieve processen in lijn te houden met deze groei, besloot Provan hun factuurverwerking te moderniseren en te automatiseren, een beslissing die al snel tastbare resultaten opleverde.
De uitdaging
Hoewel Provan al grotendeels digitaal werkte, was er nog ruimte voor verbetering. Facturen kwamen digitaal binnen bij de financiële administratie, maar de Supply Chain-afdeling moest een groot deel van die gegevens handmatig invoeren in het ERP-systeem ECI Bemet.
Kenny Nietvelt, financieel directeur bij Provan, schetst de situatie:
“We verwerkten jaarlijks zo’n 10.000 facturen, waarvan 6.000 opnieuw handmatig moesten worden ingevoerd. Dat betekende dubbel werk, verhoogde kans op fouten en aanzienlijk tijdverlies. We wilden dit slimmer en efficiënter aanpakken.”
De oplossing
In 2021 koos Provan voor Elvy Factuurverwerking, vanwege de naadloze koppeling met het ERP-systeem ECI Bemet. Het implementatietraject werd bewust kort gehouden: binnen drie dagen stond het systeem live, inclusief training en testfase.
“We kozen voor een harde livegang, zonder langdurige overgangsperiode,” zegt Kenny.
“Het systeem herkent facturen automatisch, koppelt ze aan de juiste bestellingen en verwerkt ze direct in de juiste financiële en logistieke stromen.”
Daarnaast wordt nu onderscheid gemaakt tussen soorten facturen: overheadfacturen gaan naar Finance, terwijl productie gerelateerde facturen rechtstreeks naar Supply Chain gaan. Zo worden dubbele handelingen vermeden en blijft het proces overzichtelijk.
De resultaten
De voordelen waren onmiddellijk merkbaar:
- Automatiseringsgraad: ongeveer 35% van alle facturen wordt nu al volledig automatisch verwerkt.
- Efficiëntie: Provan bespaart ongeveer 0,5 FTE, tijd die nu wordt besteed aan analyses, procesverbetering en strategische projecten.
- Betrouwbaarheid: De foutmarge is afgenomen doordat Finance en Supply Chain nu werken met dezelfde actuele informatie.
Kenny legt uit:
“Niet alleen besparen we tijd, maar ook de samenwerking tussen de afdelingen is verbeterd. Iedereen ziet dezelfde gegevens, wat controles eenvoudiger maakt en fouten voorkomt.”
Resultaat
Het resultaat is dat inmiddels meer dan 30.000 facturen per jaar worden verwerkt met Elvy. Dit heeft niet alleen veel tijd bespaard, maar ook de kans op fouten aanzienlijk verminderd. De digitale workflows in Elvy maken het werk overzichtelijk waardoor we meer grip hebben op het proces. We hebben het proces aanzienlijk gestroomlijnd waardoor we achterstanden hebben weggewerkt.
“Zelfs als ons bedrijf groeit en het aantal facturen flink toeneemt, weten we dat Elvy alles soepel kan verwerken. Dat geeft rust en vertrouwen”.
De samenwerking
Provan waardeert de samenwerking met Elvy:
“De ondersteuning is uitstekend, het contact zeer persoonlijk en er wordt altijd actief meegedacht. Tijdens de implementatie voelde het echt als een partnerschap.”
Eline Julin, Supply Chain Manager bij Provan, vertelt:
Werken met Elvy is voor ons gebruiksvriendelijk en efficiënt. Facturen zijn eenvoudig terug te vinden in het systeem, wat veel tijd scheelt. Vooral in het begin hebben we regelmatig ondersteuning nodig gehad. Hier konden we altijd rekenen op jullie expertise; er werd met ons meegedacht totdat er een oplossing voor ons probleem was gevonden.
Onlangs hebben we dankzij jullie ondersteuning een nieuwe leverancier met veel facturen kunnen toevoegen aan onze facturatieverwerking in Elvy. Hiervoor is zelfs een op maat gemaakte oplossing voor ons ontwikkeld.
Elvy zorgt er dus vooral voor dat we meer structuur hebben, tijd winnen en het werk eenvoudiger verloopt in het dagelijks gebruik. Het hele facturatieproces verloopt dankzij Elvy heel soepel.
Vooruitblik
De succesvolle implementatie bij Provan bleef niet onopgemerkt. Inmiddels gebruikt ook een andere entiteit binnen de multinationale groep Elvy voor de verwerking van aankoopfacturen.
Kenny sluit af:
“Elvy doet precies wat het moet doen: betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en volledig afgestemd op onze manier van werken. Het is een investering die zich terugverdiend.”