Havecon ontwikkelt en realiseert moderne glastuinbouwprojecten voor klanten wereldwijd, met een focus op Europa en Noord-Amerika. Van het eerste idee tot de service na oplevering begeleidt Havecon klanten bij elke stap van het bouwproces. Om ook de interne administratieve processen klaar te maken voor schaalbaarheid en snelheid, besloot Havecon de verwerking van inkoopfacturen te moderniseren. Een stap die direct merkbaar was in efficiëntie, overzicht én werkplezier op de finance-afdeling.
De uitdaging: Een doolhof van papieren mappen
Voordat Elvy zijn intrede deed, was de financiële administratie bij Havecon een volledig handmatig en papieren proces. Niels, Financial Controller, herinnert zich de situatie bij zijn binnenkomst vier jaar geleden nog goed: “Facturen kwamen wel per mail binnen, maar we printten alles uit. Er ging een stempel op, we schreven handmatig de nummers erbij en boekten ze in. Vervolgens verhuisden de facturen fysiek van de ene map naar de andere: van ‘ingeboekt’ naar ‘goedgekeurd’ en uiteindelijk naar ‘betaald’.”
Dit zorgde voor enorme uitdagingen, zeker tijdens de jaarovergang of bij betalingsrondes. Jack, Finance Manager bij Havecon, vult aan:
“Het was een gigantisch gedoe. Als we een betaling wilden doen, moesten al die facturen erbij gezocht worden. Omdat ze in vijf verschillende mappen konden zitten, was je zo drie uur bezig om alles compleet te krijgen. Je keek echt tegen die stapel op; ik werd er eerlijk gezegd gewoon chagrijnig van.”
De oplossing: Een betrouwbare tip uit de accountancy
De zoektocht naar een oplossing begon in de vertrouwde kring van Niels. Dankzij zijn achtergrond in de accountancy vroeg hij advies in een WhatsApp-groep met vakgenoten. Elvy kwam daar als sterke aanrader naar voren via een tevreden klant van een van zijn connecties. Na een vergelijking met andere partijen gaf het goede gevoel in het eerste gesprek de doorslag.
De implementatie verliep vlekkeloos en nam slechts twee dagen in beslag. Ondanks dat Havecon midden in het hoogseizoen (8 november) overstapte, was de impact op de bedrijfsvoering minimaal. Zelfs medewerkers met minder affiniteit voor computers pakten het systeem direct op. “Het is een heel gebruiksvriendelijk pakket,” aldus Jack. “Het is niet te ingewikkeld gemaakt; het doet precies waar het voor bedoeld is.”
De resultaten: Efficiëntie en werkvreugde
De overstap naar Elvy heeft Havecon direct tastbare resultaten opgeleverd:
- Tijdswinst: Een betalingsronde die vroeger drie uur kostte, is nu binnen een half uur afgerond.
- Betere controle: Facturen worden sneller goedgekeurd dankzij automatische reminders en de mogelijkheid om met één klik vanuit de mail direct bij de juiste factuur te komen.
- Flexibiliteit: “Als ik tien minuten over heb voor de pauze, werk ik zo dertig facturen weg,” vertelt Jack enthousiast.
- Archivering: Het fysieke archief is verleden tijd; elke factuur is nu binnen seconden teruggevonden en te vergelijken met eerdere boekingen van dezelfde leverancier.
Niels vat de verandering samen:
“Het heeft ons echt werkvreugde opgeleverd. Vroeger voelde je je bijna ‘dom’ als je weer tien minuten in mappen zat te zoeken naar één factuur. Nu is het gemak en de efficiëntie zo groot, dat ik me afvraag hoe we het zo lang op de oude manier hebben volgehouden.”
De samenwerking: Korte lijnen en vlekkeloze integratie
De samenwerking met Elvy wordt als zeer positief ervaren, mede omdat het systeem simpelweg doet wat het belooft. “We hebben de support eigenlijk nauwelijks nodig gehad, en dat is het beste teken,” lacht Niels. Kleine technische afstemmingen rondom de specifieke ‘verplichtingen-logica’ van Havecon werden snel opgelost, waardoor het proces nu volledig is afgestemd op hun werkwijze.
Advies voor andere bedrijven
Met ongeveer 5.000 facturen per jaar is de rekensom voor Havecon snel gemaakt. De besparing van enkele minuten per factuur telt op tot een enorme winst. Het advies van Niels aan bedrijven die nog twijfelen is dan ook simpel:
“Zo snel mogelijk overstappen. Wees niet bang dat het je administratie overhoop gooit; bij ons ging het vlekkeloos. Het gevoel dat je de factuur fysiek ‘vast’ moet houden om controle te hebben, verdwijnt heel snel zodra je ziet hoe makkelijk en betrouwbaar dit werkt.”
Bekijk de video
Benieuwd hoe Havecon de oplossingen van Elvy in de praktijk ervaart? In deze video vertelt Niels van Luijk – Financial Controller, meer over de samenwerking en de behaalde resultaten.