Tijdwinst met de Elvy declaratie-app

In de 13 jaar dat Johan Rijnart als controller bij Fatboy werkt, heeft hij het werk op de boekhouding enorm zien veranderen. ‘Bij binnenkomst gingen alle facturen nog per post en in mapjes de organisatie door. Inmiddels gebruiken we daarvoor een webapplicatie en verwerkt een app al onze declaraties. Ik kan wel stellen dat Elvy ons werk een stuk aangenamer heeft gemaakt. Er is nu tijd voor leukere dingen!’

Toen de zitzakken van Fatboy zo’n twintig jaar geleden op de markt kwamen, was het al snel booming business. Er kwamen varianten bij voor zowel de kinderen als de hond en ook de lamzac – een ligzak die je met een paar halen vult met lucht – en de hangmat werden een groot succes. Inmiddels zit het merk, doordat het steeds uit z’n jasje groeide, in z’n 4e pand en werken er zo’n 80 mensen. Er is zelfs een zusterbedrijf in Texas: Fatboy USA.

Meer focus op kosten

Johan Rijnart: “We mogen niet klagen. Zelfs in coronatijd ging het boven verwachting goed, vooral met de hangmatten. Onze webshop explodeerde en ook via alle retailers en een paar onlinespelers als Fonq ging de verkoop als een speer. Mooi om die groei door de jaren heen mee te maken. In het begin lag de focus vooral op de verkoopkant, maar door het succes kreeg later ook de inkoop – en dus de kostenkant – meer aandacht. Uiteindelijk betekende dat het einde aan de stroom van facturen die uitgeprint in mapjes langs managers ging om geaccordeerd te worden, om uiteindelijk allemaal in ordners gearchiveerd te worden. Tijdrovend werk waar met Elvy Factuurverwerking een einde aan kwam.”

‘Na de demo sprak vooral het gebruiksgemak me aan. Wijzigingen als het toevoegen van een nieuwe autoriseerder doe je heel gemakkelijk zelf.’

“Op aanraden van onze SAP-partner Asecom kwamen we bij Elvy terecht. Hun ervaringen met de factureringsmodule zijn goed en al snel volgden de eerste gesprekken. Na de demo sprak vooral het gebruiksgemak me aan. Wijzigingen als het toevoegen van een nieuwe autoriseerder doe je heel gemakkelijk zelf. Iets wat bij andere partijen toch vaak ‘uurtje factuurtje’ is. Daarnaast is deze module super overzichtelijk. Op m’n scherm staat niet meer info dan ik nodig heb. Inmiddels werken zo’n veertig man met de webapplicatie en is iedereen er tevreden over. Het gebruiksgemak en de tijdswinst die we met z’n allen ervaren is heel waardevol. Niemand hoeft meer naar onze afdeling te lopen of te bellen, want alle informatie heb je zelf recht voor je neus. Zo werkt het twee kanten op en zijn we minder afhankelijk van anderen.”

Declaratie-app

“Sinds dit jaar werken we ook met veel plezier en gemak met de declaratie-app van Elvy. Met je telefoon maak je nu heel gemakkelijk een foto van een kassabon of iets dergelijks en dien je jouw declaratie in. Geen gedoe meer met bonnetjes achter formulieren plakken en op jacht naar de handtekening van je manager. Bovendien raak je niets meer kwijt – in de factuurverwerking is dit net zo handig trouwens – en met één druk op de knop zie je de foto die achter de boeking hangt. Niets hoeft meer in mappen en je vindt alles veel makkelijker terug. Niet alleen ik ben een blij mens, maar misschien mijn collega van de crediteuren nog meer. Zij logt nu nog maar eens per week in en alles is in een handomdraai weggewerkt. Daarmee zijn handmatig inboeken en printen echt verleden tijd!”

‘Wellicht dat we in de toekomst nog eens gaan werken met Elvy Contractregistratie.’

Bug snel opgelost

“Of er ook nog zaken zijn die minder goed gingen? Hm, weinig eigenlijk. Alleen bij de factuurverwerking gingen de facturen in het begin niet mee in SAP; er kwam geen pdf in de administratie. Maar dat was slechts een kwestie van tijd eer dit was opgelost. De communicatie tussen onze SAP-specialist bij Asecom en Elvy verliep vloeiend. Wellicht dat we in de toekomst nog eens gaan werken met Elvy Contractregistratie. Nu hangen er overal contracten in mailboxen of zijn er papieren versies in de omloop. Misschien dat Elvy ook daar ondersteuning kan bieden en dat we een koppeling naar onze facturen kunnen maken. Maar voor nu heeft dat geen topprioriteit. En wie weet komt Elvy in de toekomst met nog meer modules waar we baat bij hebben. De techniek staat niet stil. Via hun nieuwsbrief volg ik de ontwikkelingen dan ook op de voet!”