Hoe kan Elvy jou ondersteunen bij het voorkomen van fraude?

Bij fraude wordt vaak gedacht aan externe partijen die een nepfactuur sturen of een bankrekeningnummer op een factuur aanpassen. Dat risico bestaat zeker, maar de grootste frauderisico’s bevinden zich vaak binnen de eigen organisatie. Denk aan medewerkers die facturen aanmaken of laten uitbetalen aan zichzelf, ongewenste wijzigingen doorvoeren in leveranciersgegevens of misbruik maken van rechten binnen het financiële proces. Ook spookfacturen vormen een risico, maar fraudepreventie gaat verder dan alleen het herkennen van een onjuiste factuur. Een goede interne inrichting en duidelijke controles zijn minstens zo belangrijk.

Een sterke basis met toegangsbeheer en rechtenscheiding

Fraudepreventie begint met inzicht in wie welke handelingen mag uitvoeren. Met toegangsbeheer in Elvy kun je gebruikers alleen toegang geven tot de onderdelen en acties die nodig zijn voor hun functie. Daarnaast helpt rechtenscheiding om kritische handelingen over meerdere personen te verdelen. Zo voorkom je dat één medewerker zelfstandig een leverancier kan aanmaken, stamgegevens kan wijzigen, een factuur kan verwerken én deze kan laten goedkeuren. Door deze verantwoordelijkheden te scheiden, verklein je de gelegenheid voor fraude aanzienlijk. Dit is niet alleen belangrijk tijdens vakantieperiodes, maar vormt het hele jaar door een belangrijke basis voor een betrouwbaar financieel proces.

Controleer wijzigingen in crediteurstamgegevens

Een wijziging in crediteurstamgegevens, zoals een aangepast bankrekeningnummer, kan grote gevolgen hebben. Daarom is het belangrijk dat deze wijzigingen niet onopgemerkt blijven. In Elvy kun je wijzigingen die tijdens de factuurverwerking worden gedaan registreren en bewaken. Wanneer een relatie wordt aangemaakt of gewijzigd, krijgt een aangewezen medewerker hiervan een taak in ElvyWeb. In het paneel met de omschrijving Beschrijving is zichtbaar of het om een nieuwe relatie of om een wijziging van een bestaande relatie gaat. Hierdoor kan een tweede medewerker beoordelen of de wijziging terecht is. Bijvoorbeeld, wanneer een bankrekeningnummer van een leverancier is aangepast. Zo ondersteun je het vier-ogen-principe en zorg je dat belangrijke wijzigingen gecontroleerd worden voordat zij tot een ongewenste betaling kunnen leiden.

Slimme controles op facturen

Ook facturen zelf verdienen natuurlijk aandacht. Elvy kan controleren of het bankrekeningnummer op een inkomende factuur overeenkomt met het rekeningnummer dat is vastgelegd op de leverancierskaart in de administratie. Bij een afwijking ontstaat er een belangrijk signaal om de factuur en de leveranciersgegevens nader te controleren. Dat helpt bij het voorkomen van externe fraude, maar ook als een extra controle wanneer iemand intern een wijziging probeert door te voeren die niet klopt.

Zorg voor inzicht en aantoonbaarheid

Goede fraudepreventie draait om meer dan alleen het blokkeren van afwijkingen. Het gaat ook om inzicht in handelingen, duidelijke verantwoordelijkheden en een proces dat controleerbaar is. Met de juiste inrichting van rollen, rechten, fiatteringsstromen en controles creëer je meerdere controlemomenten. Zo wordt het lastiger om ongewenste handelingen uit te voeren en eenvoudiger om afwijkingen tijdig te signaleren. Elvy helpt je om grip te houden op jouw financiële proces. Niet alleen door verdachte facturen te herkennen, maar juist ook door interne processen zorgvuldig en controleerbaar in te richten.