Onbelaste vaste reiskostenvergoeding vervalt per 1 januari 2022: zo richt je slim jouw declaratieproces in

Al langere tijd werken we (meer) thuis en voelt bezoek aan kantoor als een dagje uit. Maar het thuiswerken heeft zeker voordelen! Minder reistijd, dus meer tijd voor andere zaken. De verwachting is dat (deels) thuiswerken de nieuwe norm wordt. Gevolg is dat we structureel minder reizen. Het kabinet wil daarom de bestaande regeling voor het onbelast vergoeden van vaste reiskosten opheffen. De regeling geldt momenteel alleen voor vaste vergoedingen die vóór 13 maart 2020 zijn toegekend. Vanaf 1 januari 2022 – tenzij de regeling weer wordt verlengd door het kabinet – moeten werkgevers aantonen dat een werknemer 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist. Als dit niet aantoonbaar is, dan moeten de kosten per reis gedeclareerd worden. Dat heeft gevolgen voor de financiële administratie: meer losse declaraties, meer handelingen en dus meer tijd kwijt aan de verwerking. Daarnaast zit de medewerker natuurlijk niet te wachten op die papieren administratieve last.

Wacht niet! Tijd om na te denken over de inrichting van het declaratieproces binnen jouw organisatie. Hoe verwerkt jouw organisatie nu declaraties? Als je nog werkt met formulieren in Excel om de zakelijke kilometers te laten declareren, dan zijn er grote stappen te zetten. Het is nu misschien te overzien, maar dat kan snel veranderen.

Het digitaliseren en automatiseren van de declaratiestroom is een eenvoudige oplossing om de stijging in het aantal declaraties op te vangen en efficiënter te gaan werken. Geen gedoe meer met onleesbare bonnetjes vastgeniet aan declaratieformulieren. Je raakt niets meer kwijt, hoeft niets meer te printen en hebt alles in één overzicht. Het maakt de declaratieverwerking een fluitje van een cent. Zeker als je een declaratieoplossing hebt die geïntegreerd is met jouw financiële software, zoals mogelijk is met Elvy Declaratieverwerking. Betalingen kan je dan direct vanuit je software uitvoeren. Alles onder controle!

Declaraties indienen via app

Het kan nóg efficiënter, namelijk met een declaratie app. In een app kan de werknemer direct zijn declaratie indienen met het bijbehorende bonnetje. Zowel voor kosten- als voor kilometerdeclaraties maakt dit het een stuk makkelijker, vooral met inzet van een Google Maps integratie. Scheelt ook tijd voor de administratief medewerker, die niet alles hoeft over te typen. Dat vult de declarant zelf in. Uiteraard maakt het digitaliseren van het declaratieproces het werk van de manager óók beter te overzien. Fiatteren gaat digitaal en op een geschikt moment voor de fiatteur. Daarnaast zijn diverse overzichten van type kosten snel te raadplegen. Iedereen profiteert ervan!

Het bekende merk Fatboy maakt gebruik van de Elvy App voor factuur- en declaratieverwerking en heeft hiermee een enorme tijdswinst geboekt. Johan Rijnart, hoofd administratie bij Fatboy: ‘’Niet alleen ik ben een blij mens, maar misschien mijn collega van de crediteuren nog meer. Zij logt nu nog maar eens per week in en alles is in een handomdraai weggewerkt.’’ Het maakt je werk dus ook leuker!

Stel niet uit tot 1 januari

Wacht niet op de afschaffing van de onbelaste reiskostenvergoeding! Het zorgt voor dat extra duwtje in de rug, maar hoeft niet de enige reden te zijn om jouw declaratieproces te optimaliseren. Een digitale en geautomatiseerde declaratiestroom bespaart jouw organisatie namelijk veel tijd, dus geld! We zeggen niet voor niets: ‘Be efficient. Add control.’

Deel dit blogartikel met jouw netwerk:
Kijk ons webinar terug

Elvy Declaratieverwerking

Wil je graag meer weten over Elvy Declaratieverwerking? Kijk op je gemak ons webinar terug. Hierin vertellen we meer over het gebruik van de Elvy App en het proces voor declaratieverwerking.

Webinar terugkijken