Optimaliseer het declaratieproces

Onbelaste vaste reiskostenvergoeding vervallen: zo richt je slim jouw declaratieproces in

Al langere tijd werken we (meer) thuis sinds de coronacrisis en is de term ‘hybride werken’ ingebakken in de Nederlandse cultuur. Gevolg is dat we structureel minder reizen. Het kabinet heeft daarom de regeling voor het onbelast vergoeden van vaste reiskosten opgeheven. Sinds 1 januari 2022 moeten werkgevers aantonen dat een werknemer 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist. Als dit niet aantoonbaar is, dan moeten de kosten per reis gedeclareerd worden. Dat heeft gevolgen voor de financiële administratie: meer losse declaraties, meer handelingen en dus meer tijd kwijt aan de verwerking. Daarnaast zit de medewerker natuurlijk niet te wachten op de (extra) papieren administratieve last.

Tijd om na te denken over de inrichting van het declaratieproces binnen jouw organisatie. Hoe verwerkt jouw organisatie nu declaraties? Als je nog werkt met formulieren in Excel om de zakelijke kilometers te laten declareren, dan zijn er grote stappen te zetten. Het is nu misschien te overzien, maar dat kan snel veranderen.

Het digitaliseren en automatiseren van de declaratiestroom is een eenvoudige oplossing om de stijging in het aantal declaraties op te vangen en efficiënter te gaan werken. Geen gedoe meer met onleesbare bonnetjes vastgeniet aan declaratieformulieren. Je raakt niets meer kwijt, hoeft niets meer te printen en hebt alles in één overzicht. Het maakt de declaratieverwerking een fluitje van een cent. Zeker als je een declaratieoplossing hebt die geïntegreerd is met jouw financiële software, zoals mogelijk is met Elvy Declaratieverwerking. Betalingen kun je dan direct vanuit je software uitvoeren. Alles onder controle!

Declaraties indienen via app

Het kan nóg efficiënter, namelijk met een declaratie app. In een app kan de werknemer direct zijn declaraties indienen met het bijbehorende bonnetjes. Zowel voor kosten- als voor kilometerdeclaraties maakt dit het een stuk makkelijker, vooral met inzet van een Google Maps integratie. Scheelt ook tijd voor de administratief medewerker, die niet alles hoeft over te typen. Dat vult de declarant zelf in. Uiteraard maakt het digitaliseren van het declaratieproces het werk van de manager óók beter te overzien. Fiatteren gaat digitaal en op een geschikt moment voor de fiatteur. Daarnaast zijn diverse overzichten van type kosten snel te raadplegen. Iedereen profiteert!

Het bekende merk Fatboy maakt gebruik van de Elvy App voor factuur- en declaratieverwerking en heeft hiermee een enorme tijdswinst geboekt. Johan Rijnart, hoofd administratie bij Fatboy: ‘’Niet alleen ik ben een blij mens, maar misschien mijn collega van de crediteuren nog meer. Zij logt nu nog maar eens per week in en alles is in een handomdraai weggewerkt.’’ Het maakt je werk dus ook leuker!

Optimaliseer nu

De afschaffing zorgt misschien voor een extra duwtje in de rug, maar hoeft niet de enige reden te zijn om jouw declaratieproces te optimaliseren. Een digitale en geautomatiseerde declaratiestroom bespaart jouw organisatie namelijk veel tijd, dus geld! We zeggen niet voor niets: ‘Be efficient. Add control.’