Voorkom het betalen van spookfacturen

Betaal nooit meer een spookfactuur

Je ziet het steeds vaker voorbijkomen: spookfacturen. Dit zijn nepfacturen die bijna niet van echt te onderscheiden zijn. Criminelen slaan vooral toe in de vakantieperiodes. Zij gaan er dan vanuit dat het vervangend personeel niet de ervaring heeft om een spookfactuur te ontmaskeren. Oplichters verdienen hier snel geld mee en jouw organisatie is er de dupe van. Hoe kun je dit voorkomen?

Iedere ondernemer ontvangt vroeg of laat wel eens een neppe factuur, ofwel een spookfactuur. Deze facturen zijn vaak niet van echt te onderscheiden, bijvoorbeeld doordat woorden of logo’s lijken op andere facturen. Er zijn twee soorten spookfacturen waar je beiden voor moet oppassen:

1. De factuur blijkt een offerte te zijn

Op deze wijze van fraude blijkt de factuur een offerte te zijn. Dit lees je in de welbekende kleine lettertjes. Je hoeft deze factuur dus niet te betalen, maar je gaat een overeenkomst aan met de afzender als je dit per ongeluk wel doet. Uiteraard is dit strafbaar. Er moet duidelijk op het document staan dat het een offerte betreft, wat de totaalkosten zijn en wat de looptijd van de overeenkomst is. Maar toch komt deze vorm van fraude nog voor.

2. Een factuur zonder tegenprestatie

Een veelvoorkomende spookfactuur is een factuur zonder tegenprestatie. Je ontvangt bijvoorbeeld een rekening van een dienst die je regelmatig afneemt, alleen is deze keer de fraudeur de afzender. Vaak zijn dit facturen die lijken op betrouwbare ondernemingen, alleen is er een wijziging in het bankrekeningnummer gemaakt.

Hoe kan je deze vorm van fraude voorkomen?

Vaak gaat het bij spookfacturen om relatief kleine bedragen, omdat je deze facturen misschien minder streng controleert dan facturen met grote bedragen. Toch wil je er natuurlijk niet intrappen! En om nu alle kleine lettertjes te lezen, de afzender te checken en per factuur de bankrekeningnummers te controleren… Niet zo efficiënt als je veel facturen ontvangt.

– Check de mogelijkheden in je factuurverwerkingssoftware

Wanneer je veel facturen ontvangt, maak je hoogstwaarschijnlijk gebruik van een softwarepakket voor jouw factuurverwerking. Check hierbij de mogelijkheden of er een melding ingeschakeld kan worden wanneer het bankrekeningnummer wijzigt ten opzichte van voorgaande facturen. Krijg je dit signaal van de software? Dan is het aan jou om de factuur even goed te controleren óf eventueel contact op te nemen met jouw leverancier.

– Stel een goede fiatteringsstroom in

Twee weten meer dan één en zien meer dan één, dat is een feit. Wanneer je jouw facturen laat fiatteren voordat deze betaald worden, is de kans kleiner dat de spookfactuur betaald wordt. Zorg ervoor dat jouw factuurstromen middels een efficiënte fiatteringsstroom ingericht wordt, bijvoorbeeld op basis van bepaalde boekingsgegevens. Dan blijf je ook nog efficiënt werken.

– Stem bestellingen en ontvangsten op elkaar af

Laat in jouw factuurverwerkingssysteem de bestellingen, ontvangsten en de facturen met elkaar matchen. Deze 3-way-matching kan vaak binnen de factuurverwerkingssoftware. Hierdoor zie je of er daadwerkelijk bepaalde bestellingen gedaan en ontvangen zijn. Is er geen match? Dan kan jij nagaan waar dit probleem zit.