Gemakkelijk documenten archiveren én terugvinden
Waarom zou je zelf gegevens overtypen als Elvy deze ook voor jou automatisch kan herkennen? Elvy leest het document, herkent de gegevens en doet een voorstel hoe het document digitaal gearchiveerd wordt. Bij volledige herkenning kan dit zelfs geheel automatisch. Zo ervaar je een enorme tijdwinst!
Fijn, zo'n digitaal archief waarin documenten veilig zijn opgeslagen. Maar wij vinden het ook belangrijk dat je de digitale documenten eenvoudig kunt terugvinden. Daarom kun je documenten zoeken op basis van de vaste waarden, zoals bedrijfsnaam en datum, maar ook op de inhoud van het document. Scheelt een hoop tijd én frustratie.
Elvy staat real-time in verbinding met jouw financiële software of ERP systeem. Dit biedt veel voordelen! Zo kunnen gearchiveerde documenten ook real-time in jouw ERP systeem opgeslagen worden. Op deze manier archiveer je in jouw ERP systeem eenvoudig de orderdocumenten bij de betreffende order, leveringsdocumenten bij de betreffende levering en maak je procesinformatie toegankelijker dan ooit!
Elvy Documentarchivering is een brede oplossing, die elke organisatie op zijn eigen manier kan inzetten. Benieuwd naar de meerwaarde van dit digitaal archiefsysteem voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op.
Documenten digitaal archiveren gaat met Elvy een stuk eenvoudiger en sneller. Elvy doet namelijk het werk voor jou. Eén vast bedrag voor een onbeperkt aantal én type documenten!
Ontvang jij veel documenten van externe partijen, zoals pakbonnen, vrachtbrieven of overeenkomsten? Elvy leest deze gemakkelijk uit vanuit jouw mailbox. Maar ook als je papieren documenten ontvangt, kan Elvy deze fysieke documenten vanaf een lokale bestandslocatie van jouw netwerk ophalen. En daar blijft het niet bij. Ook leest Elvy bepaalde databases uit, of je kunt gebruikmaken van onze Upload Portal. Mogelijkheden genoeg!
Zodra de digitale documenten binnenkomen in Elvy, kan de automatische herkenning worden gestart. Vooraf maken we samen per type document een profiel aan, waarin staat welke gegevens Elvy per type document moet herkennen. Dit kan bijvoorbeeld een relatienaam zijn, maar ook bepaalde codes op de documenten. Net wat jouw wens is.
Misschien wil je niet dat bij jou in de organisatie alles lukraak gearchiveerd kan worden. In Elvy Documentarchivering is het mogelijk om eerst een akkoord te geven op het document, voordat deze gearchiveerd wordt. Fiatteren van digitale documenten kan op verschillende niveaus en er zijn talloze mogelijkheden. Daarnaast kun je notities en bijlagen toevoegen en worden alle handelingen vastgelegd in een audit-trail.
Standaard worden alle documenten gearchiveerd in Elvy. Wil jij dat bepaalde pakbonnen of andere documenten in jouw ERP applicatie opgeslagen worden? Ook dat is mogelijk met Elvy door de real-time integratie met jouw software. Zo kun je bepaalde digitale documenten via meerdere kanalen terugvinden.
Soms komt het voor dat je in het verleden een artikel hebt besteld, waarvan je de bedrijfsgegevens niet meer weet. Omdat Elvy het gehele document ocr't, kan je ook op de inhoud van het document zoeken. Zo kun je altijd het document terugvinden.
Elvy heeft vijf oplossingen die jouw financieel administratieve processen een stuk efficiënter maken. Combineer je de oplossing Elvy Documentarchivering bijvoorbeeld met Elvy Factuurverwerking, dan kan Elvy gearchiveerde documenten ook als bijlage toevoegen aan de verwerkte factuur in jouw financiële software of ERP systeem. Elvy Declaratieverwerking zorgt voor een stuk efficiëntie en gebruikersgemak voor de declarant, manager én de financiële administratie. Met Elvy Inkoopmanagement verloopt het inkoopaanvraagproces in een centraal systeem, waardoor je inzicht hebt op administratieve verplichtingen en budgetinformatie, en met Elvy Contractregistratie houd je overzicht en grip op lopende contracten.
Wil jij met ons in gesprek over hoe Elvy voor een efficiënte manier van documenten archiveren kan zorgen? Vraag vrijblijvend een demonstratie aan. We denken graag met je mee.