Inkoopmanagement met Unit4 Wholesale

Met Elvy wordt het aanvragen van inkopen eenvoudig en doeltreffend. Door het akkoord op een inkoopverplichting vooraf te geven in plaats van achteraf aan de hand van de factuur, heeft u altijd controle en inzicht op de aangegane verplichtingen.

U voorkomt onverwachte kosten en blijft gegarandeerd binnen budget.

De real-time koppeling tussen Elvy en Unit4 Wholesale zorgt ervoor dat handmatig importeren en exporteren verleden tijd is. Elvy staat constant in verbinding met de database van Unit4 Wholesale, waardoor er geen vertragingen zijn tijdens het verwerken van een boeking.

Elvy kent geen eigen stambestanden, maar maakt gebruik van de aanwezige stambestanden in Unit4 Wholesale. Daarbij zijn ook alle ingestelde Business Rules actief in Elvy. Een kostenplaats wordt bijvoorbeeld direct overgenomen bij een specifieke grootboekrekening, als dit in Unit4 Wholesale is ingesteld.

Fiatteren wordt eenvoudig gemaakt met Elvy. Wanneer een inkoopaanvraag wordt ingediend wordt deze automatisch bij de juiste budgethouders voorgelegd ter fiattering. Budgethouders worden automatisch op de hoogte gesteld van de inkoopaanvragen die zij nog moeten behandelen.

Als een inkoopaanvraag langer dan gepland in omloop blijft dan kunnen hier verschillende automatische acties op worden ondernomen.

Aan de hand van de inkoopgegevens kan Elvy bepalen wie er wanneer moet fiatteren. Dit gebeurt op basis van bijvoorbeeld projecten, grootboekrekeningen, en kostenplaatsen. Door een waterdichte inrichting zorgt u ervoor dat er geen verplichting wordt aangegaan zonder dat daar de juiste personen hun fiat voor hebben gegeven.

De uitgebreide koppeling met Unit4 Wholesale zorgt ervoor dat u met Elvy gebruik kunt maken van alle beschikbare velden om uw budgetten te voeren of een inkoopaanvraag te plaatsen.

Een volledig overzicht kunt u gemakkelijk terugvinden op de pagina Elvy Factuurverwerking i.c.m. Unit4 Wholesale.

Elvy maakt het registreren van uw budgetten efficiënt en doeltreffend. Budgetten kunnen worden opgebouwd aan de hand van de stamgegevens uit Unit4 Wholesale, zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen en projecten.

Daarnaast bepaalt u zelf voor welke periode budgetten gelden. Zo kan een afdelingsbudget voor een kalenderjaar gelden terwijl een projectbudget alleen voor de duur van het project geldt.

Stelt u zelf de budgetten op en zijn deze definitief of mogen medewerkers ook budgetverhogingen aanvragen? U bepaalt en bent dus volledig in controle.

Om u het volledige inzicht te geven in de voortgang wordt er een ‘audit trail’ bijgehouden van elke budget- en inkoopaanvraag. U heeft daardoor op ieder moment een volledig overzicht van alle handelingen die door verschillende medewerkers bij een aanvraag zijn uitgevoerd of nog uitgevoerd dienen te worden.

Elvy houdt van alle budgetten en inkoopverplichtingen een volledig archief bij in Elvy Web.

In dit archief zijn niet alleen alle inkoopverplichtingen uit het verleden raad te plegen, maar ook alle facturen die aan deze verplichtingen zijn gematcht.

De realtime koppeling tussen Elvy en Unit4 Multivers verloopt via de COMCal module of de API van Unit4 Multivers.

Welke in uw situatie het beste kan worden ingezet wordt samen met u, uw systeembeheerder en uw Unit4 Multivers leverancier besproken.

Elvy is beschikbaar in verschillende prijsmodellen. Afhankelijk van uw situatie kan er gekozen worden voor een abonnementsmodel per maand of een eenmalige aanschafprijs met jaarlijkse onderhoudskosten.

Wij zijn graag transparant en vermelden onze prijzen dan ook op onze website. U kunt hiervoor terecht op onze prijspagina.

Er bestaan twee mogelijkheden om Elvy gekoppeld aan Unit4 Wholesale in te zetten.

Als u wenst Elvy op uw eigen serveromgeving te implementeren, zal Elvy moeten worden geïnstalleerd. Hier hebben wij alle kennis voor in huis.

Mocht u gebruik willen maken van Elvy Online is het mogelijk de software in de Cloud af te nemen en hoeft de software niet apart te worden geïnstalleerd.

Bij beide implementaties zullen er werkzaamheden door ons worden verricht om de inrichting op uw wensen aan te laten sluiten en u z.s.m. te laten profiteren van de efficiëntie van Elvy.

Tevens zijn wij van mening dat u niet optimaal van Elvy gebruik kan maken zonder een goede training te hebben gevolgd. Deze verzorgen wij dan ook graag voor u!

Elvy werkt nauw samen met veel Unit4 Wholesale leveranciers. Of uw leverancier ook een Elvy partner is kunt u bij ons navragen.