“We hebben nu binnen een minuut de volledige fiatteringsstatus in beeld.”

Snellere verwerking en betaling inkoopfacturen en direct inzicht in fiatteringsstatus met Elvy Factuurverwerking.

 

Beslist.nl is hét verlengstuk van de online marketingafdeling van webshops. Als digital marketing-serviceprovider bevorderen ze groei in klanten, omzet en marktaandeel. Om de beste digital marketing-serviceprovider te blijven, werkt Beslist.nl samen met veel leveranciers van ondersteunende producten en diensten. Sinds 2015 gebruiken ze Elvy Factuurverwerking om de factuurstroom in goede banen te leiden. ‘Dat scheelt ontzettend veel tijd en zoekwerk.’

Onderdeel van een goed relatiebeheer is een snelle factuurverwerking. ‘We betalen onze inkomende facturen altijd op tijd, zodat de leveranciers weten waar ze aan toe zijn. Bovendien versterkt dat onze relatie,’ zegt Kevin Janssen, als hoofd Administratie verantwoordelijk voor het crediteuren-debiteurenbeheer. ‘Dankzij Elvy halen we dat vrijwel altijd.’

Probleemloze koppeling
Op de afdeling Administratie verwerken Kevin en zijn collega’s ongeveer 2000 inkoopfacturen per jaar. ‘Elders in het bedrijf werkt een aantal mensen met Elvy Inkoopmanagement en Elvy Contractregistratie; wij gebruiken vooral Elvy Factuurverwerking,’ vertelt Kevin. ‘We krijgen de meeste facturen per mail binnen. Elvy is bij ons probleemloos gekoppeld met ons financiële pakket: Unit4 Multivers. Elvy herkent de crediteur, vult waar nodig velden aan en zorgt dat die in de juiste goedkeuringsflow terechtkomt. Dat proces verloopt prima.’

Soepele flow                                                                                                                                  
Iedere morgen krijgen de fiatteurs bij Beslist.nl per mail een overzicht van de facturen die klaarstaan om goedgekeurd te worden. ‘Bij ons is de lengte van een goedkeuringsflow afhankelijk van de aard van de factuur,’ legt Kevin uit. ‘De langste flow bestaat uit 6 à 7 fiatteurs. De meeste facturen gaan langs 3 of 4 mensen, meestal inkopers en managers. Na goedkeuring gaat de factuur automatisch door naar de volgende. Elke fiatteur krijgt per mail een seintje vanuit Elvy: die en die factuur moet je nog goedkeuren. Voorheen moesten we handmatig bijhouden wie een factuur wel of niet had gezien en waar een factuur zich op een bepaald moment bevond. De tijdwinst is dan ook groot.’

Juiste volgorde
Wouter Knoop, de financial controller van Beslist.nl, zorgt dat de goedkeuringsflows goed zijn ingericht. Hij wijst aan wie welke facturen moet goedkeuren en maakt de koppeling met de juiste administraties. ‘Ik geef de juiste mensen de juiste rechten. Dus alleen mensen bij Beslist.nl die een factuur mogen zien, krijgen toegang. Verder richt ik de flow zó in, dat de factuur in de juiste volgorde langs de goedkeurders gaat. Zij kunnen via opmerkingen heel eenvoudig ruggespraak houden over de factuur. Dat werkt heel goed.’

Niet te snel afkeuren
Als een van de fiatteurs een onduidelijkheid in de factuur tegenkomt, dan kan hij of zij die terugsturen met een opmerking. ‘Dat voorkomt dat een factuur te snel wordt afgekeurd,’ legt Kevin uit. ‘Nadat alle fiatteurs de factuur hebben goedgekeurd, komt hij in de juiste administratie in Unit4. Vanaf dat punt kun je ook nog heel snel en eenvoudig de factuur raadplegen, met eventuele opmerkingen en bijlagen. Dit alles zorgt ervoor dat het hele inkoopproces sneller verloopt.’

Snel status in beeld
Als een crediteur belt waarom zijn factuur nog niet voldaan is, hebben Kevin en zijn collega’s nu bovendien snel inzicht waar de factuur in de flow is. ‘In de opmerkingen kun je lezen waarom de factuur nog niet is betaald. Bijvoorbeeld omdat er nog onduidelijkheid is over de kostenpost. Vroeger moesten we eerst mappen gaan doorspitten, op zoek naar de factuur in kwestie. Als we de factuur hadden gevonden, moesten we gaan bellen waarom die niet goedgekeurd was. Dit gaat veel sneller. We hebben nu binnen een minuut de volledige fiatteringsstatus in beeld.’

Nog efficiënter
Vorig jaar is Wouter met Mariëtte, een collega van de financiële administratie, naar een gebruikerstraining geweest van Elvy. ‘Die bieden ze kosteloos aan,’ vertelt Wouter. ‘We kregen daar uitleg over de nieuwe tools binnen het pakket. Ook leerden ze ons tips en tricks over een nóg efficiënter gebruik. Zoals een handiger inrichting van het scherm en de mogelijkheid extra info op te vragen via de rechtermuisknop. Zeker als je veel in Elvy werkt, is het prettig als je nóg efficiënter kunt werken. Dat levert al snel meer tijdwinst op. Ik vond het ook leuk om een keer kennis te maken met de mensen achter Elvy. Omdat het prima werkt, hebben we zelden contact. We zijn blij met Elvy.’

Overzichtelijk pakket
Wouter werkt graag met Elvy: ‘Het is een duidelijk, overzichtelijk pakket met begrijpelijke icoontjes en toetsen. Het werkt prettig en snel; ik kan het iedereen aanraden. Bij mijn vorige werkgever werkten we ook met een dergelijk pakket, maar ik vind de goedkeuringsflow in Elvy wel heel overzichtelijk. Je kunt heel eenvoudig fiatteurs toevoegen of de flow wijzigen.’

Geen verbeterpunten
Ook Kevin raadt Elvy van harte aan. ‘Ik kan eigenlijk geen verbeterpunten bedenken. We hebben na de instructie over de inrichting weinig hulp nodig gehad. Alleen als bij uitzondering een factuur niet automatisch wordt doorgestuurd en we komen er zelf niet achter waar dat aan ligt, schakelen we de helpdesk in. Zij helpen ons dan snel en het kan altijd op afstand worden opgelost. Dat blijkt dan meestal aan onze server te liggen, niet aan het pakket. Maar eigenlijk loopt het altijd goed.’