De Jong Intra Vakanties is een van de meest ervaren touroperateurs van Nederland. Vanuit Ridderkerk verzorgt het bedrijf reizen naar alle werelddelen, voor alle soorten reizigers, met alle vervoersmogelijkheden. Ferry van Eeden is er al 24 jaar in dienst, sinds vorig jaar als Finance Manager. We spraken hem over de uitdagingen van een MKB-speler in een markt vol grote multinationals, en over hoe Elvy het financiële proces bij De Jong Intra Vakanties ingrijpend heeft veranderd.
De situatie vóór Elvy
De Jong Intra Vakanties verwerkte facturen jarenlang via een intern ontwikkeld systeem, opgezet door een IT-medewerker die inmiddels met pensioen is. Naast dit systeem werd gebruikgemaakt van TISS, een applicatie voor kostprijsberekeningen en margebepaling, die ook een basismatchingsprincipe bevatte. Desondanks werd het overgrote deel van de facturen handmatig ingevoerd, uitgeprint en opgeslagen in mappen in fysieke archiefkasten.
Het terugzoeken van facturen kostte regelmatig veel tijd, zeker tijdens drukke periodes. In juli en augustus alleen al komen er zo’n 15.000 facturen binnen. Dat zijn juist de maanden waarop de bezetting lager is vanwege vakantie. De druk op de administratie was dan enorm, en het proces was sterk afhankelijk van individuele medewerkers en seizoenspatronen.
De keuze voor Elvy
De samenwerking met Elvy is tot stand gekomen via hun AccountView partner, waarmee De Jong Intra Vakanties al meer dan twintig jaar samenwerkt. Finance Manager Ferry van Eeden: “Op LinkedIn word je doodgegooid met berichtjes van mensen die wat willen aanbieden. We zijn met niemand een gesprek aangegaan. We hadden zoveel vertrouwen in onze partner en zijn kundigheid. We zochten iets wat goed aansluit op AccountView, en Elvy paste daar perfect bij. Na het eerste gesprek hadden we al een goed gevoel om daar direct mee door te pakken.”
Een complexe implementatie in twee fasen
De implementatie van Elvy bij De Jong Intra Vakanties was geen eenvoudig traject. Door de omvang van de organisatie, de bestaande systemen en de gewenste integraties werd het project opgedeeld in twee fasen: eerst de factuurverwerking voor alle algemene kosten, wat toch neerkwam op 6.000 facturen per jaar. Daarna hebben we de integratie met TISS aangepakt voor het geautomatiseerd matchen van facturen, het automatisch creëren van NTOF-boekingen (NogTeOntvangenFactuur) en de kostprijsintegratie.
Al snel bleek dat structuur en regie onmisbaar waren. Vanuit Elvy werden er wekelijkse sessies gepland met het projectteam. Om de voortgang vóór de GO-LIVE en de opvolging na de GO-LIVE goed te bewaken, werd gewerkt met een wekelijks bijgehouden Excel-overzicht. Dit overzicht diende als totaaloverzicht van alle actiepunten en was ingedeeld op prioriteit: hoog en laag.
De projecttickets werden gebruikt als inhoudelijke uitwerking van deze actiepunten voor de verschillende teams binnen De Jong Intra en Elvy. Hierdoor werd duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk was en welke acties nodig waren om de punten uit het Excel-overzicht op te lossen. De focus lag daarbij eerst op de hoge prioriteitspunten, zodat de integratie verantwoord in productie genomen kon worden. Door het gebruik van projecttickets ontstond meer structuur, overzicht en duidelijkheid binnen het project.
Een bijzondere complicerende factor was het overlijden van de eigenaar van de TISS-applicatie tijdens het traject. Hij droeg alle technische kennis van het systeem. Dat zorgde voor een tijdelijke stilstand en vroeg om creatieve oplossingen van alle betrokken partijen: het reserveringssysteem, TISS, de IT-afdeling van De Jong Intra Vakanties, AccountView en Elvy.
De resultaten
De digitalisering met Elvy heeft het financiële proces bij De Jong Intra Vakanties ingrijpend veranderd. De meest tastbare winst zit in de automatiseringsgraad: 65% van alle 70.000 inkomende facturen wordt nu volledig automatisch verwerkt. Facturen die binnen de marges vallen, worden niet meer handmatig bekeken.
Dat is ook merkbaar bij de eindejaarcontrole van de accountant. Waar het terugzoeken van facturen vroeger een arbeidsintensief proces was, zijn ze nu direct digitaal beschikbaar. Het controletraject is daardoor met meerdere dagen verkort.
Verder is het team voor factuurcontrole teruggebracht van vier naar drie FTE. En dankzij de schaalbare verwerkingscapaciteit van Elvy maakt het niet meer uit of er in een maand 10.000 of 20.000 facturen binnenkomen. Het proces loopt door, ook tijdens de drukste zomermaanden.
De samenwerking na livegang en toekomstvisie
Naast de implementatie is ook de structurele samenwerking na livegang professioneel ingericht. Er is een aanvullend SLA opgesteld waarbij Elvy first-class support levert. Daarnaast vinden er vier keer per jaar consultancybezoeken plaats waarbij de nieuwste ontwikkelingen en wijzigingen in Elvy direct worden vertaald naar de integratie bij De Jong Intra Vakanties. Dit borgt de kwaliteit van het proces op de lange termijn en zorgt dat de De Jong Intravakanties altijd optimaal gebruik maakt van de laatste mogelijkheden binnen de software.
De ambities voor de toekomst zijn concreet. Ferry van Eeden wil met het team voor factuurcontrole nog meer focus aanbrengen. Daarnaast ziet hij volop mogelijkheden in de verdere ontwikkeling van AI binnen Elvy: “Gezien wat er nu allemaal gebeurt in de wereld van AI, ben ik ervan overtuigd dat we ook met Elvy nog flinke stappen kunnen zetten.”
De basis is gelegd: met geautomatiseerde factuurverwerking, TISS-integratie, NTOF-boekingen en verplichtingenrapportage is er een solide vertrekpunt voor de volgende stap.
Wat heeft De Jong Intra Vakanties bereikt met Elvy?
- 📄 ~70.000 facturen per jaar verwerkt via Elvy (64.000 handelsfacturen + 6.000 kostenfacturen), van ruim 3.000 verschillende leveranciers
- 🤖 65% automatische verwerking — facturen binnen de marges worden niet meer handmatig bekeken
- 👥 Van 4 naar 3 FTE voor factuurverwerking, met als doel door te groeien naar 2 FTE
- ⏱️ Eindjaarscontrole accountant meerdere dagen verkort dankzij direct opzoekbare digitale facturen
- 📦 Bulkfactuurverwerking via Elvision, meerdere leveranciers worden automatisch aangeleverd, met uitbreiding in de toekomst
- 📊 NogTeOntvangenFacturen (NTOF) boekingen op basis van TISS en kostprijsberekeningen geautomatiseerd
- 🔗 Verplichtingenrapportage geïntegreerd in het proces
- 🔄 Seizoensonafhankelijk werken de verwerkingscapaciteit is niet langer afhankelijk van het boekingsseizoen