MCM Machinefabriek B.V. is een familiebedrijf in de hightech maakindustrie en specialist in complexe metaalproducten en samenstellingen. De organisatie werkt al jaren aan het digitaliseren van administratieve processen. Waar facturen en pakbonnen vroeger handmatig werden verwerkt, geprint en fysiek opgeborgen, verloopt dit proces nu grotendeels digitaal via Elvy.
Door de combinatie van digitale factuurverwerking en documentarchivering heeft MCM meer grip gekregen op de administratie. Het team verwerkt inmiddels ruim 6.000 facturen per jaar, waar dat voorheen ongeveer 2.500 facturen waren. Deze groei is opgevangen zonder dat de werkdruk op de administratie evenredig is toegenomen.
De transitie naar een digitaal proces
Voor de komst van Elvy was de verwerking van facturen en pakbonnen een tijdrovend proces. Facturen werden geprint en opgeslagen in mappen en bij het controleren moest de bijbehorende pakbon handmatig worden opgezocht. Ook de archivering nam veel tijd in beslag: jaarlijks kwamen er tientallen mappen bij en documenten terugvinden betekende fysiek zoeken of de administratie inschakelen.
Dat zorgde niet alleen voor extra werk, maar ook voor onderbrekingen. Collega’s uit bijvoorbeeld productie of expeditie waren voor informatie afhankelijk van de administratie, waardoor het werk regelmatig stil kwam te liggen.
Met Elvy is dit proces gedigitaliseerd en samengebracht in één omgeving. Facturen worden digitaal verwerkt en pakbonnen worden op meerdere plekken in de organisatie gescand en centraal opgeslagen via documentarchivering. Hierdoor zijn documenten direct beschikbaar en eenvoudig terug te vinden.
De resultaten
De overstap naar Elvy heeft vooral gezorgd voor meer overzicht en een efficiëntere manier van werken. De administratie besteedt minder tijd aan zoeken en handmatige handelingen en kan zich meer richten op controle en verwerking.
Daarnaast heeft de digitalisering ervoor gezorgd dat MCM kan meegroeien met het toenemende aantal facturen. Waar voorheen ongeveer 2.500 facturen per jaar werden verwerkt, ligt dit aantal inmiddels op ruim 6.000. Dit hogere volume is goed beheersbaar gebleven dankzij de digitale werkwijze.
De belangrijkste voordelen in de praktijk:
- Minder zoektijd: facturen en pakbonnen zijn direct digitaal beschikbaar
- Meer overzicht: alle documentatie staat centraal opgeslagen
- Efficiënter werken: printen, archiveren en handmatig zoeken zijn grotendeels verdwenen
- Betere samenwerking: collega’s kunnen zelf documenten inzien en digitaal meekijken
“Dankzij de digitalisering met Elvy verwerken we nu ruim 6.000 facturen per jaar, zonder dat de werkdruk op de administratie is toegenomen.”
Documentarchivering in de praktijk
Naast factuurverwerking speelt documentarchivering een belangrijke rol binnen MCM, met name voor het beheren van pakbonnen. Door documenten te scannen en te herkennen op basis van sticker- en bestelbongegevens, worden ze direct gekoppeld en gestructureerd opgeslagen.
Dat maakt het voor verschillende afdelingen eenvoudiger om informatie terug te vinden en te controleren. Medewerkers hoeven minder vaak de administratie in te schakelen en kunnen zelfstandig documenten raadplegen wanneer dat nodig is. Dit zorgt voor minder onderbrekingen en een soepeler proces.
De samenwerking met Elvy
Ook over de samenwerking met Elvy is MCM positief. Vragen worden snel opgepakt en de helpdesk denkt actief mee bij vragen of wijzigingen in het proces.
Daarnaast wordt het klantenportaal als een handige aanvulling ervaren, bijvoorbeeld voor handleidingen en praktische informatie. Wanneer nodig is er snel persoonlijk contact mogelijk.
Vooruitblik
De positieve ervaringen met Elvy zorgen ervoor dat MCM ook kijkt naar verdere digitalisering. Intern wordt onder andere gekeken naar het automatiseren van andere processen, zoals orderverwerking. De basis die is gelegd met factuurverwerking en documentarchivering speelt daarin een belangrijke rol.