Familiebedrijf Mourik is een B2B dienstverlener op het gebied van infrastructuur, industriële diensten, utiliteitsbouw en milieu. 90 jaar na haar oprichting is Mourik een bedrijf met een omzet van ruim 532 miljoen euro en wereldwijd meer dan 2.000 medewerkers. Rick Halve – verantwoordelijk voor procesoptimalisaties en business IT voor het bedrijfsonderdeel Mourik Global – werkt inmiddels al zo’n 35 jaar bij Mourik. En met zijn achtergrond als Controller was hij één van de kartrekkers om het factuurverwerkingsproces over alle vestigingen over de hele wereld te optimaliseren.

Optimalisatie van het factuurverwerkingsproces over alle vestigingen

Een hele uitdaging om dit proces beet te pakken, want het bedrijf heeft wereldwijd vestigingen; van Aruba tot aan Duitsland en van de VS tot aan Qatar. “Jaren geleden hebben we gekozen voor Exact Globe als financieel pakket. Bij software implementaties is het voor ons van belang dat de programmatuur meerdere talen en internationale wetgeving ondersteunt”, aldus Rick.

De nieuwe factuurverwerkingssoftware moest, behalve OCR en een workflow management module, ook een integratie met Exact Globe bezitten. “Normaal gesproken bouwen wij de integratie zelf tussen onze verschillende pakketten wanneer er geen kant-en-klare integratie voorhanden is. De keus viel mede op Elvy door de talenmodule en omdat de integratie met Exact Globe reeds was ontwikkeld, wel zo gemakkelijk”, vertelt Rick.

“De keus viel mede op Elvy door de talenmodule en de integratie met Exact Globe.“

In de tijd voordat we met Elvy werkten, verliep het verwerken van facturen in Exact Globe nog op de klassieke manier. Facturen werden door collega’s handmatig geregistreerd en in lokale archieven opgeslagen. Een tijdrovend proces dat efficiënter kon. Daarom is besloten om het factuurverwerkingsproces te digitaliseren, met hulp van Elvy.

Matchen van inkoopfacturen met inkoopdata uit Exact Globe

“Per administratie hebben wij een eigen mailbox waaruit Elvy de inkomende facturen haalt. Voor kostenfacturen wordt eenvoudig een boekingsvoorstel gemaakt. Een grote meerwaarde voor ons is dat inkoopfacturen worden afgestemd met de inkooporders uit Exact Globe. Deze matching voorkomt dat we handmatig een controle moeten uitvoeren tussen facturen en inkooporders. Dat levert ons veel efficiëntie op! Voor ons is de volgende stap om de bestaande functie ‘automatische fiattering’ toe te voegen indien er een match is. Zo kunnen we nóg efficiënter werken”, vertelt Rick.

“De matching van inkoopfacturen met inkooporders voorkomt dat we handmatig een controle moeten uitvoeren. Dat levert ons veel efficiëntie op!”

De impact wereldwijd

Zoals eerder gezegd is het een uitdaging om bedrijfsprocessen op zo’n grote schaal aan te passen. Zeker in landen waar digitalisering nog niet zo hoog op de agenda staat, merkte Rick. Gelukkig ervaren zijn collega’s die de facturen verwerken steeds meer dat digitalisering en automatisering zijn vruchten afwerpt.

Ook de collega’s in de buitenlandse vestigingen fiatteren facturen met Elvy en dat verloopt goed. Rick hoort bijna nooit opmerkingen of problemen over de functionaliteit van Elvy. “Dat is een goed teken!” zegt hij enthousiast. “Ik ben blij dat Elvy ook een extra fiatteringsstap richting de Controller en Directie in Nederland zet wanneer bijvoorbeeld bepaalde crediteurgegevens wijzigen. Net even die extra check! Zulke functionaliteiten zijn eigenlijk gewoon een must voor iedere organisatie met vestigingen elders.” Samen met de webapplicatie van Elvy en de App voor de mobiele telefoon is de beoordeling en fiattering van de facturen overal mogelijk.

“Zulke functionaliteiten zijn eigenlijk gewoon een must voor iedere organisatie.”

Gevoel van grip en interne controle

Zoals reeds benoemd werden voorheen alle facturen offline opgeslagen in papieren archieven en deels al digitaal op lokale servers. Met Elvy worden alle facturen digitaal in Exact Globe opgeslagen bij de boekingsgegevens. De facturen zijn daardoor centraal inzichtelijk en veilig gearchiveerd. Dat geeft een gevoel van grip en interne controle!