Van As Autoschade is een universeel autoschadeherstelbedrijf waar alle zorg uit handen wordt genomen. De administratie is gecentraliseerd in Dordrecht. Door het groeiende aantal vestigingen (inmiddels zeven) en het hoge volume aan facturen, werd de verwerking van papieren facturen steeds arbeidsintensiever en vrijwel onhoudbaar. Stapels ordners, losse documenten en handmatige processen én controles zorgden voor veel tijdverlies en foutgevoeligheid. Het proces was hierdoor ook niet schaalbaar wat in tijden van groei lastig is.

Oriëntatie op automatisering

Om dit probleem aan te pakken werd besloten te onderzoeken welke rol automatisering hierin zou kunnen spelen en zijn we via een branchegenoot én een externe adviseur in contact gekomen met Elvy.
Met de adviseurs van Elvy zijn we in gesprek gegaan om ons proces onder de loep te nemen. Daaruit bleek al snel dat we op meerdere vlakken winst konden boeken, maar ook dat er een aantal specifieke en voor onze business belangrijke processen waren die geen standaard aansluiting hadden.

Eerste gesprekken met Elvy

De eerste gesprekken met de mensen van Elvy gaven ons wel het vertrouwen dat Elvy ons van een passende oplossing kon voorzien. Daarom zijn we met hen om tafel gaan zitten om het proces verder uit te werken. Daarbij zijn we goed geadviseerd over de voor ons beste werkwijze én de technische en functionele afhankelijkheden tussen onze boekhouding ons ERP systeem en Elvy voor de factuurverwerking.

“Door met adviseurs van Elvy het gesprek aan te gaan, hebben we nu een optimaal ingericht Factuurverwerkingsproces, specifiek voor onze business!”

Dit leidde tot de gefaseerde implementatie van Elvy. Eerst werd de basis voor factuurverwerking ingericht voor de facturen die handmatig in Exact Globe werden verwerkt. Daarna volgde de migratie van Exact Globe naar Exact Online en het voor Van As Autoschade belangrijke proces rondom de onderdelenfacturen.

“Waar voorheen facturen nog werden uitgeprint en handmatig werden ingevoerd, wordt dit nu geautomatiseerd met Elvy. Dat levert veel tijdwinst op” vertelt Esther.

Automatisering van onderdelenfacturen

“Samen met Elvy en Solera hebben we een automatiseringsproces opgezet voor onze belangrijkste factuurstroom, de onderdelenfacturen van leveranciers die via SupplyIT worden besteld. Deze facturen komen binnen in ons ERP systeem DW Pro, waarvandaan de boekingen automatisch in Exact Online worden ingeschoten. Daarbij ontbrak echter de fiattering op de facturen. Uiteraard wil je als organisatie ook grip op deze factuurstroom krijgen.

Met de adviseurs van Elvy hebben we het proces zo ingericht dat ook deze facturen nog met Elvy gefiatteerd worden, alvorens de betaling plaatsvindt. Zo hebben we een efficiënte verwerking, maar wel met de gewenste controleslag!”

Resultaat

Het resultaat is dat inmiddels meer dan 30.000 facturen per jaar worden verwerkt met Elvy. Dit heeft niet alleen veel tijd bespaard, maar ook de kans op fouten aanzienlijk verminderd. De digitale workflows in Elvy maken het werk overzichtelijk waardoor we meer grip hebben op het proces. We hebben het proces aanzienlijk gestroomlijnd waardoor we achterstanden hebben weggewerkt.

“Zelfs als ons bedrijf groeit en het aantal facturen flink toeneemt, weten we dat Elvy alles soepel kan verwerken. Dat geeft rust en vertrouwen”.

Gebruikerservaring

Al het nieuwe is voor een organisatie wennen, maar de gebruikers ervaren een systeem dat erg gebruiksvriendelijk is. Daarnaast is er goed nagedacht over de inrichting van de software, het systeem biedt een duidelijk naslagwerk: je kunt altijd zien wat er met een factuur is gebeurd en wie welke goedkeuring heeft gegeven.

Het grootste voordeel dat we ervaren hebben, is dat het enorm veel tijd scheelt. Waar vroeger papieren facturen langs meerdere mensen en bureaus gingen, verloopt nu vrijwel alles digitaal. Dat maakt het proces niet alleen sneller, maar ook overzichtelijker en minder foutgevoelig.

Samenwerking met Elvy

De goede voorbereiding en de evenwaardige samenwerking tussen de betrokken partijen heeft erin geresulteerd dat we in afzienbare tijd flinke stappen hebben kunnen zetten in het automatiseren van ons factuurverwerkingsproces. De leidende rol van Elvy hierin was instrumenteel voor het projectsucces.

“Als Autoschadeherstel groep is efficiënt werken voor ons dagelijks van toepassing. Dankzij Elvy hebben wij ook op administratief vlak flinke stappen gezet.
Onze inkoopfacturen worden nu automatisch digitaal opgepakt en verwerkt, waardoor veel handwerk is verdwenen en we elke dag kostbare tijd besparen”.

De samenwerking met consultants en het supportteam wordt daarbij als zeer prettig ervaren. Er werd actief meegedacht over oplossingen en zelfs bij technische beperkingen van oudere systemen werd gezocht naar manieren om het proces toch soepel te laten verlopen.

Advies aan andere organisaties

Het belangrijkste advies dat ik zou geven aan andere bedrijven die voor een vergelijkbare digitalisering staan, is om draagkracht binnen de organisatie te creëren. Medewerkers moeten begrijpen waarom de nieuwe werkwijze nuttig is en consequent met het systeem werken. Als iedereen dezelfde lijn volgt en de processen serieus omarmt, levert het systeem écht tijdwinst en efficiëntie op.

“Elvy heeft ons geholpen om slimmer te werken, met een samenwerking die vanaf de start tot en met de nazorg prettig en professioneel verliep.”