Tijdsbesparing door de factuur te matchen met de ontvangstregistratie

Sinds 2015 is Petra van Ruijven, nu Assistent Controller, in dienst bij Van der Valk Systemen. Een organisatie die zich specialiseert in het ontwikkelen en produceren van luchtmechaniek en schermmaterialen voor de glastuinbouw en daarnaast van zonnepaneelmontagesystemen. Destijds een organisatie van zo’n 38 medewerkers en inmiddels uitgegroeid tot een team van 135 medewerkers. De explosieve groei van de organisatie stimuleerde het idee om processen te digitaliseren en automatiseren. In 2017 maakten zij daarom de keuze om de software van Elvy in te zetten voor het digitaliseren en automatiseren van de factuurverwerking.

In de jaren voor 2017 verwerkte Petra en haar collega’s facturen nog met een blokstempel en invoeren ging handmatig in AccountView en Plan-de-CAMpagne, inmiddels bekend als ECI | Bemet. Vandaag de dag komen er circa 100 facturen per dag binnen en dan is automatisering een must: ‘’Ik kan mij niet meer voorstellen dat wij nog handmatig facturen hebben verwerkt. Het proces rondom facturen verwerken verloopt nu veel sneller en nauwkeuriger.’’

“Ik kan mij niet meer voorstellen dat wij nog handmatig facturen hebben verwerkt.”

3-way matching facturen
Naast de kostenfacturen die via Elvy rechtstreeks in AccountView worden geboekt, komen de meeste facturen die Van der Valk Systemen ontvangt voort uit de inkoop van materialen. “Onze afdeling Inkoop bestelt de goederen en legt deze bestellingen vast in ECI | Bemet, onze ERP software. Met ECI | Bemet zijn onze primaire processen geautomatiseerd, zo ook de handelsadministratie. Zodra de goederen geleverd zijn, worden deze door iemand in het magazijn als goederenontvangst in ECI | Bemet geregistreerd. Na ontvangst van de factuur wordt deze door de financiële administratie verwerkt met Elvy. Dat gaat eenvoudig. Facturen worden automatisch in Elvy gezet ter verwerking en omdat Elvy, door de real-time koppeling met ECI | Bemet, ziet welke goederen zijn besteld én ontvangen kan Elvy de factuur eenvoudig vergelijken met bestel en ontvangstgegevens uit ons ERP-systeem.”, licht Petra toe.

“Zo hebben we het ook ingericht, wanneer een factuur in zijn geheel overeenkomt met de ontvangst, dat deze factuur niet meer onnodig gefiatteerd hoeft te worden. Dat scheelt heel veel tijd! Voor zowel de financiële administratie als voor de inkopers en andere betrokken fiatteurs.”, vertelt Petra. “Bovendien is onze administratie daardoor meer up-to-date.”

Afwijkingen
Niet alle facturen matchen één-op-één met een ontvangst. Er kunnen natuurlijk altijd minder goederen geleverd zijn, of de prijs van een artikel wijkt af. Voor eventuele afwijkingen exporteerde Petra voorheen lijsten uit ECI | Bemet, die zij doorstuurde naar de betreffende inkoper om door te nemen. “Na een gesprek met een medewerker van Elvy werden we op een functionaliteit in Elvy gewezen, waardoor dit veel efficiënter gaat en het akkoord van de betreffende collega beter is vastgelegd. Dit soort tips zijn goud waard.”

“Elvy kan de binnengekomen factuur eenvoudig matchen met de ontvangst in ECI | Bemet. Dat scheelt heel veel tijd!”

Eenvoudig en toegankelijk voor iedereen
Bij Van der Valk Systemen fiatteren ze ook de facturen met Elvy. “We werken met verschillende fiatteringsstromen, die we op basis van crediteur en grootboekrekening hebben ingericht. Hierdoor bepaalt Elvy automatisch wie welke factuur moet goedkeuren. Dit scheelt tijdens het boeken een hoop denkwerk.”, vervolgt Petra. “Hoewel in Nederland de facturen geboekt worden, fiatteren ook collega’s in Engeland facturen. Het fiatteringsschema is zo ingesteld dat ook daar de juiste personen automatisch worden betrokken en ze facturen kunnen fiatteren in een Engelstalige omgeving.”

Petra is erg te spreken over de software en bijkomende service: “Wanneer ik een vraag heb, word ik door support netjes te woord gestaan. Ze kijken op afstand mee naar het probleem en proberen zo tot een oplossing te komen.’’ De andere afdelingen van het Westlandse bedrijf werken ook fijn met Elvy, maar er valt altijd méér uit te halen! “Door de drukte in de organisatie wordt soms niet de tijd genomen om precies uit te zoeken hoe de software van Elvy werkt en wat de mogelijkheden zijn. Gelukkig zijn de basisfunctionaliteiten vanzelfsprekend en anders helpt onze Klant Succes Manager ons op weg!’’

De positieve effecten van digitaliseren smaakt naar meer
Door de aanhoudende groei en professionalisering van Van der Valk Systemen én de positieve effecten van eerdere automatiseringsprojecten streeft Van der Valk Systemen ernaar om verder te digitaliseren om zo efficiënt mogelijk te werken. “Binnenkort hebben we een gesprek met Elvy om de mogelijkheden rondom het declareren van onkosten te bespreken. Sommige processen rondom het declareren van onkosten lopen namelijk nog met Excelsheets, dus hier valt nog veel gemak en tijdwinst te behalen. Hopelijk zijn we over Elvy Declaratieverwerking net zo enthousiast!”