“Altijd up-to-date managementrapportages”

Willem de Boer Food & Events is een bedrijf met vier vestigingen. Per vestiging moeten zeker drie mensen de honderden inkomende facturen per maand goedkeuren. IT-partner Arch-IT stelde voor Elvy te gaan gebruiken om dat proces te vereenvoudigen en te versnellen. Dat scheelt controller Albert van der Linde een hoop frustratie: ‘Ik weet nu altijd waar iedere factuur is en wat de status daarvan is. Bovendien kan ik op ieder moment up-to-date financiële rapportages aanleveren bij het management.’

Willem de Boer is al meer dan twintig jaar trouwe klant van Arch-IT, dealer van AccountView Business Software. Gert Zandstra, accountmanager van Arch-IT, is erg enthousiast over de scan- en inboeksoftware: ‘Het integreert ontzettende goed met AccountView en je kunt het snel implementeren: in één dag. Voor andere programma’s moet je al snel een aantal weken rekenen. Na een korte training kan iedereen ermee aan de slag. Wij vinden het erg belangrijk dat onze klanten tevreden zijn over de software die wij bij ze installeren. Bij Willem de Boer hebben we Elvy geïmplementeerd, waardoor ze nu veel meer grip hebben op hun administratie.’

Niet verder kijken
Willem de Boer is – zeker voor een cateringbedrijf – goed geautomatiseerd: ze hebben een online reserveringssysteem en alle offertes en facturen worden geïmporteerd in AccountView. In 2012 bracht Arch-IT Elvy onder de aandacht. ‘In eerste instantie zijn we daar niet direct op ingegaan,’ vertelt controller Albert van der Linde. ‘Maar toen zijn we eens gaan uitrekenen hoeveel tijd we kwijt waren aan de factuurverwerking. Bij Arch-IT hebben we een demonstratie van het pakket bekeken waar we heel enthousiast van werden. We hebben geen andere pakketten bekeken, ook omdat de koppeling met AccountView heel goed is. En het pakket sprak ons direct aan, dus waarom zouden we verder zoeken?’

Altijd up-to-date
De tijdwinst voor Willem de Boer blijkt groot. ‘We zijn nu veel sneller op orde en de financiële administratie is altijd up-to-date. Als een klant belt, kan ik direct de status zien van de factuur. De meeste tijdwinst krijgen we door het Inkomend Factuur Register. Als je bedenkt dat we vier afdelingen hebben en dat per afdeling drie personen een factuur moeten accorderen, dan weet je hoe lang het kan duren voor een factuur geaccordeerd terug is op kantoor. Soms duurde dat wel een maand. Ook het risico dat een factuur ergens op een bureau bleef liggen, of nog erger: kwijtraakte, was groot. Bovendien hecht het management veel waarde aan rapportages met de laatste cijfers. Voorheen liepen die een maand achter de feiten aan, doordat er een groot aantal facturen nog niet kon worden ingeboekt.’

Voordelen Elvy voor Willem de Boer Food & Events:

• Tijdwinst (één dag per week).
• Altijd weten waar iedere factuur is en wie die nog moet accorderen.
• Geen frustratie meer door zoekgeraakte facturen.
• De administratie is dagelijks up-to-date, waardoor ze altijd actuele managementrapportages kunnen opleveren.

Rechtstreeks uit de mail
Per 1 januari 2014 konden de medewerkers van Willem de Boer met Elvy aan de slag. ‘Dat scheelt ons zeker een dag per week. We krijgen 7000 inkoopfacturen per jaar binnen, dat is enorm veel papierwerk. Bij de implementatie van Elvy zijn we gaan aansturen op digitaal verstuurde facturen. Dat werkt nóg sneller. Nu komt 85 tot 90% van de facturen via de mail binnen in een aparte map. De inhoud kunnen we direct inlezen in Elvy waar de boeking aan de factuur wordt gekoppeld. De facturen die op papier binnenkomen, scannen we rechtstreeks in Elvy in.’

Korte instructie
Elvy is zonder tegenslag geïntroduceerd in het bedrijf. Niet alleen de mensen op de administratie, maar ook die op de vestigingen vinden het prettig om ermee te werken. Albert: ‘Omdat ze eenvoudigweg op het scherm kunnen accorderen, hebben zij er ook minder werk aan. Op iedere locatie hebben we iedereen die moet accorderen een korte training van een kwartiertje gegeven. Zoiets kun je natuurlijk ook in een zaal doen voor iedereen tegelijk, maar op deze manier zie je meteen of ze ermee overweg kunnen en of ze er nog vragen over hebben.’

Verbetersuggestie
Albert en zijn collega’s werken nu bijna tweeënhalf jaar naar volle tevredenheid met Elvy. ‘We hoeven nooit de helpdesk te bellen, want het spreekt allemaal voor zich. En als we een functie moeten aanpassen, staat dat goed beschreven in de instructies. We hebben wel een aantal ideeën voor verbeteringen ingediend. We krijgen bijvoorbeeld dikwijls facturen van meerdere pagina’s; die moeten gebundeld worden. Elke factuurpagina in Elvy krijgt een tab. Om te kunnen controleren dat geen pagina is overgeslagen, hebben we voorgesteld om alle tabs van één factuur dezelfde kleur te geven.’

Snel terugverdiend
Albert zou iedereen Elvy aanraden. ‘Vorig jaar is hier een bedrijf op visite geweest omdat ze wilden zien hoe Elvy in de praktijk werkt. Ook zij waren direct enthousiast en werken er nu met volle tevredenheid mee. Vooral voor grotere bedrijven met meerdere vestigingen is Elvy onmisbaar. Nadelen kan ik eigenlijk niet bedenken. Wij hebben een jaarlijks onderhoudsabonnement; daarmee kom je niet voor vervelende verrassingen te staan. En Elvy rekent geen aparte kosten per factuur. Je weet dus precies waar je aan toe bent. Bovendien heb je de kosten al snel terugverdiend.