Alles over OCR software

OCR software, dat staat voor Optical Character Recognition-software, komen we regelmatig tegen. Het vereenvoudigd veel bedrijfsprocessen in diverse sectoren. Maar wat is het precies en hoe kan je het toepassen?

Wat is OCR software?

OCR software is een technologie die wordt gebruikt om gedrukte tekst op afbeeldingen of documenten om te zetten in machine-leesbare tekst. Hierdoor kun je eenvoudig teksten van afbeeldingen of hard copy documenten kopiëren, zoekopdrachten plaatsen, of voor andere doeleinden inzetten. Handig voor als je grote stapels documentatie wil omzetten naar een digitaal archief. Maar dit is de basis van OCR technologie. Tegenwoordig vind je deze toepassing al bij diverse scanners. Wil je ORC software toepassen voor bijvoorbeeld Factuurverwerking (of Scan en Herken software), dan heb je Slimme OCR software nodig.

Wat is slimme OCR Software?

Slimme OCR Software gaat nog een stuk verder dan alleen het omzetten van een afbeelding naar een bewerkbaar document. Deze software herkent daadwerkelijk de relevante informatie op een document. Heb je het over factuurverwerking, dan herkent de software factuurnummers, datums, bedragen, leveranciersgegevens en andere essentiële informatie uit de factuur. De technologie kan deze gegevens herkennen, door de wijze waarop dit op de factuur staat. Maar daarnaast kan slimme OCR Software nog meer geavanceerde technologieën bevatten. Bijvoorbeeld ingebouwde validatieregels, om ervoor te zorgen dat de gegevens op de factuur overeenkomen met de gegevens uit jouw financieel systeem.

Geschiedenis van OCR-technologie

Als we de geschiedenisboeken mogen geloven, ontstond rond 1950 al de eerste vormen van OCR. Een Amerikaanse uitvinder ontwikkelde toen al machine leesbare lettertypen dat de basis is voor latere OCR systemen. In de tussentijd is dit door verschillende uitvinders verder doorontwikkeld. Kijken we naar de toepassing van OCR voor de financiële administratie, ontstond in 1990 software dat toegepast is de financiële wereld. De systemen verbeterden aanzienlijk in nauwkeurigheid.

Het belang van OCR software in de moderne wereld

Nu zijn OCR tools niet meer weg te denken. Veel bedrijfsprocessen werken een stuk efficiënter doordat gedrukte documenten snel omgezet worden naar digitaal bewerkbare documenten. Het draagt in de moderne wereld aanzienlijk bij aan de verbetering van informatieverwerking, automatisering van processen en de verschuiving naar een meer digitale en verbonden samenleving. Het blijft een essentiële technologische tool in uiteenlopende industrieën en toepassingsgebieden.

Hoe werkt OCR software?

Je hebt een document dat is omgezet naar een digitaal bewerkbaar document door OCR Software. Maar hoe gaat zoiets in zijn werking? In de basisfase wordt door de software de pixels van de afbeelding omgezet in tekstblokken. Vervolgens gebruikt de software patroonherkenning en machine learning om de vorm en structuur van karakters te identificeren, waardoor het in staat is om letters en cijfers te onderscheiden. Belangrijke factoren die van invloed zijn op de prestaties van OCR toepassingen zijn de kwaliteit van de invoer (de documenten), de nauwkeurigheid van de gebruikte algoritmen en de trainingsgegevens die zijn gebruikt om het OCR-systeem te ontwikkelen. De herkenning van een gekreukt en vervaagd bonnetje, zal een stuk minder zijn dan van een digitaal gegenereerd document.

Toepassingen van OCR software

OCR-software heeft verschillende toepassingen in diverse sectoren en industrieën. Van de zorg tot de financiële sector. We lichten twee voorbeelden toe van toepassingen van OCR software in de (financieel) administratieve administratie

Automatische gegevensinvoer bij factuurverwerking

Wil je facturen snel verwerken in de financiële administratie? Dan is OCR software niet weg te denken uit je factuurverwerkingsproces. Door middel van deze software worden gegevens op de factuur herkent. Met factuurverwerkingssoftware kan door deze techniek een boekingsvoorstel gemaakt worden voor de financieel administratief medewerker. Dit voorkomt typefouten en werkt een stuk efficiënter. Zo krijgt de medewerker een controlerende functie, in plaats van een invoerende functie.

Doorzoekbaar archief

Heb jij nog archiefkasten voor documentatie? Laat deze documenten digitaliseren met OCR software. Wanneer je hard copy documentatie met OCR software digitaliseert, worden ze doorzoekbaar en bewerkbaar. Dit is handig bij het digitaliseren van archieven en het efficiënt beheren van documenten. Zo is het eenvoudig terugzoeken op basis van de inhoud van de documentatie. Weg dus met die fysieke archiefkasten!

Voordelen van OCR software

Waarom maken veel organisaties gebruik van deze software? Er zijn diverse mogelijkheden en daardoor voordelen. Maar we kunnen zeggen dat OCR software over het algemeen bijdraagt aan de verbetering van processen, het verhogen van de productiviteit en het ondersteunt organisaties bij het benutten van de waarde van informatie die is opgeslagen. De belangrijkste splitsen we hier uit:

Tijdsbesparing en efficiëntie

We beginnen maar direct met het belangrijkste voordeel: Tijdsbesparing en efficiëntie. Door OCR software in te zetten, ‘leest’ de software de tekst voor jou en hoef je dit niet handmatig over te nemen of in te zoeken. Zo kan je de tekst gemakkelijk kopiëren, een zoekopdracht plaatsen, of de software maakt voor jou al automatisch een tekstvoorstel. En dat gaat toch echt een stuk sneller!

Snellere doorlooptijd

Bedrijven die OCR gebruiken voor de inzet van Factuurverwerking, hebben een stuk snellere doorlooptijd van het verwerken van facturen. Er kunnen tenslotte meer facturen verwerkt worden doordat dit een stuk efficiënter gaat. Snellere verwerking zorgt voor snellere betalingen aan leveranciers en kan eventuele boetes voor te late betaling verminderen.

Zoekbaarheid en toegankelijkheid

OCR maakt het mogelijk om gedrukte documenten, zoals papieren archieven, snel te digitaliseren. Dit vergemakkelijkt de opslag, doorzoekbaarheid en toegankelijkheid van informatie. Niet meer bladeren door stapels documenten, maar door een eenvoudige zoekopdracht zoekt de software door alle documentatie. Met een lijst documentatie die jouw zoekterm bevatten.

Nauwkeurigheid en vermindering van fouten

Moderne OCR-systemen hebben een hoge herkenningsgraad bij het herkennen van tekens. Dit vermindert de kans op menselijke fouten die vaak optreden bij handmatige gegevensinvoer.

Lees hier alles over factuurverwerking

Factoren om te overwegen bij het kiezen van OCR software

Dat OCR-software veel kan opleveren is je waarschijnlijk wel duidelijk. Maar waar moet je op letten wanneer je hiermee aan de slag gaat?

Documenttypes

Inventariseer de type documenten die je wil verwerken. Sommige OCR software is gespecialiseerd in specifieke documenttypes, zoals facturen, formulieren of boeken. Wil jij handgeschreven teksten digitaliseren met OCR software? Informeer dan eerst of de software ook handgeschreven teksten kan herkennen.

Nauwkeurigheid van tekstherkenning

De nauwkeurigheid van OCR-software varieert. Het is belangrijk om software te kiezen die hoge nauwkeurigheid biedt. Hiermee gaat de software het jou alleen maar makkelijker maken. Wordt de software bijvoorbeeld regelmatig geüpdatet?

Prijsmodellen

Overweeg de kosten van de OCR software, inclusief licentiekosten, eventuele abonnementskosten en eventuele bijkomende kosten voor ondersteuning of upgrades. Of het de investering waard is, ligt waarschijnlijk aan het aantal of de mate van complexiteit van de documenten dat je wil verwerken.

Gebruiksvriendelijkheid

De interface van de OCR-software moet intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn, vooral als het door verschillende gebruikersgroepen binnen een organisatie wordt gebruikt. Vraag gerust een demonstratie aan bij een leverancier om de gebruiksvriendelijkheid van de software te ervaren.

Snelheid van verwerking

De snelheid waarmee de OCR software documenten kan verwerken, is belangrijk, vooral bij grootschalige toepassingen. Snelle verwerkingstijden kunnen de algehele efficiëntie van jouw workflow verbeteren.

Conclusie

OCR software heeft zo zijn voordelen in jouw financieel administratieve processen in deze moderne wereld. Veel bedrijfsprocessen werken een stuk efficiënter en zijn ook een stuk toegankelijker. Laat ge-ocr’de facturen matchen met jouw inkoopdata en/of digitaal fiatteren! Wij geven graag een demonstratie over onze software. Wie weet vereenvoudigd het ook jouw bedrijfsprocessen, kan je handmatige processen automatiseren en heb je tijd voor je core business!

Demonstratie aanvragen