Declaratie-frustratie? Declareren met een app biedt de oplossing!

In ons digitale tijdperk is het bijna niet meer voor te stellen: gescande bonnetjes om onkosten te declareren of declaratieformulieren invullen om zakelijke kilometers vergoed te krijgen. Een doorn in het oog van veel finance professionals, zo blijkt uit ons recente benchmarkonderzoek Grip op Financiën. Wie af wil van die declaratie-frustratie doet er goed aan het proces te digitaliseren. Wel zo efficiënt!

Zoekgeraakte bonnen, verkreukelde exemplaren die onleesbaar zijn, te laat ingeleverde bonnen; als finance professional herken je het vast wel. Declaraties die nog handmatig ingevoerd worden of via een Excel sheet het bedrijf doorgaan voor akkoord. En zodra de financiële administratie of salarisadministratie de mutatie verwerkt heeft, kan de vergoeding mee op de volgende salarisstrook. Volgens mij niet alleen omslachtig, maar ook tijdrovend en frustrerend. Zowel voor jou als finance professional als voor werknemers!

 

‘Uit onderzoek blijkt dat het opmaken, indienen, goedkeuren, verwerken en uitbetalen van declaraties nog niet top of mind is’

 

5 op het rapport
In ons benchmarkonderzoek Grip op Financiën vroegen we 170 MKB-bedrijven in Nederland hoever zij zijn met het digitaliseren en automatiseren van hun financieel administratieve processen. Hieruit blijkt dat de minimale basis op orde is. Naast het gebruik van een boekhoudprogramma is bijvoorbeeld al wel het opmaken en versturen van verkoopfacturen en het debiteurenbeheer gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Hiermee willen bedrijven vooral hun productiviteit en efficiency verhogen. Toch gaat het op declaratiegebied nog niet zo efficiënt. De benchmark toont aan dat het opmaken, indienen, goedkeuren, verwerken en uitbetalen van declaraties zeker nog niet top of mind is. Dit proces beoordeelt de onderzoeksgroep gemiddeld met een 5! Een onvoldoende die volgens mij vrij makkelijk om te buigen is naar hoger cijfer. Met als resultaat: meer efficiëntie en minder frustratie.

 

‘Eenmaal ingediend via de app komt de declaratie automatisch bij de juiste manager terecht voor goedkeuring’

 

Declareren via een app
De tijd van zoekgeraakte bonnen en de foutgevoelige declaratieformulieren is echt verleden tijd wanneer je declareert via een declaratie app op jouw mobiel. En of het dan gaat om reiskosten, een zakenlunch of een bos bloemen voor een klant, dat maakt niet uit. Je maakt heel eenvoudig een foto van jouw bon of factuur, omschrijft waar het omgaat en wat voor type kosten het zijn. Eenmaal ingediend via de app komt de declaratie automatisch bij de juiste manager terecht voor goedkeuring. Vervolgens wordt deze met één klik verwerkt in de boekhouding; op de juiste grootboekrekening, project en kostenplaats. Dat scheelt een hoop uitzoek- en invoerwerk. En doordat de declaratieoplossingen vaak geïntegreerd zijn met jouw financiële software, wordt de betaling ook vanuit die software gedaan. Alles onder controle dus!

 

Leer van de koplopers
Ik ben er heilig van overtuigd dat je pas efficiënt kunt werken als je als bedrijf optimale controle hebt over je bedrijfsprocessen. Het geeft je inzicht en grip, waardoor je tijd vrij kunt maken voor andere belangrijkere zaken. Een kleine groep koplopers doet dat al, blijkt uit het onderzoek. Door te investeren in automatisering en in hun financiële medewerkers, hebben zij grip op hun financieel administratieve processen. Zij werken bijvoorbeeld volledig papierloos en maken slim gebruik van IT. Met als gevolg: de efficiëntie groeit, net als de tevredenheid van de medewerkers en jouw klanten. En de declaratie-frustratie? Die is definitief verleden tijd!

Download de benchmark
Nieuwsgierig naar het complete trendrapport Grip op Financiën in het MKB? Download het rapport, leer van de koplopers en check welke processen bij jou nog wel wat aandacht verdienen!

 

Vincent Buijs, Commercieel Manager Elvy

Deel dit blogartikel met jouw netwerk:

Webinar: Elvy Declaratieverwerking

Elvy biedt 5 oplossingen om jouw financieel administratieve processen te digitaliseren en te automatiseren. Eén van die oplossingen Elvy Declaratieverwerking, ideaal om met behulp van een app declaraties in te dienen. Benieuwd hoe dit proces werkt? Binnenkort organiseren we een webinar waarin we dit demonstreren.

Aanmelden