Het belang van bewaartermijnen voor je financiële administratie

Heb jij ook overvolle archiefkasten met mappen vol afschriften, brieven van de Belastingdienst en bonnetjes? Maar moet je dit allemaal bewaren, of kan het bij het oud papier? In dit blog vertellen we welke financiële administratie je moet bewaren, op welke manier en voor hoe lang.

 

Hoeveel jaar administratie bewaren? Wat zegt de Nederlandse wet

Volgens de Nederlandse wet dien je als bedrijf of ondernemer je financiële administratie gedurende een bepaalde periode te bewaren. Hoe lang je de administratie als bedrijf wettelijk moet bewaren hangt af van de relevantie dat de Belastingdienst heeft bij verschillende onderdelen in een administratie. De wettelijke bewaartermijn voor je financiële administratie is 7 jaar. Maar welke administratie moet je bewaren? Dit staat hieronder beschreven:

  • Debiteuren en crediteuren: openstaande of betaalde facturen van klanten en leveranciers
  • In- en verkoopadministratie: alle inkoop- en verkoopfacturen
  • Grootboek administratie: alle financiële transacties
  • Kasadministratie: alle facturen en bonnen
  • Contracten, afspraken en overeenkomsten
  • Voorraadadministratie: gegevens over alle voorraden
  • De loonadministratie

In sommige gevallen moeten specifieke administratieve gegevens langer worden bewaard. Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, grond en opslag moeten 10 jaar worden bewaard. Stop je met jouw bedrijf binnen de bewaartermijnen? Dan blijf je verplicht om je administratie volgens de termijnen te bewaren.

 

Wanneer gaat een bewaartermijn in?

De bewaartermijn gaat pas in wanneer de actualiteitswaarde van de gegevens vervalt. Voorbeeld: stel dat je een bouwvergunning krijgt voor een nieuw kantoorpand, en het bouwproces duurt 3 jaar. Gedurende deze bouwperiode moet je de vergunning bewaren in je administratie. Pas na de bouwperiode van 3 jaar begint de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

 

Digitaal archief met Elvy Documentarchivering

 

Op welke manier bewaar je de administratie?

Een belangrijk onderdeel van de bewaarplicht is de manier waarop gegevens worden ontvangen en bewaard. Volgens wettelijke bepaling moet je de gegevens zoals je die hebt ontvangen in originele staat bewaren.

Facturen of andere documenten die je digitaal ontvangt, moeten ook als digitale bestanden worden bewaard. Dit betekent dat het uitprinten van deze gegevens niet als origineel geldt. Naast dat je de digitale facturen of andere documenten digitaal moet bewaren, is er nog een voorwaarde. De Belastingdienst vereist dat je kunt aantonen dat de gegevens niet handmatig zijn gewijzigd. Dit kan je doen door niet alleen de gegevens zelf op te slaan, maar bijvoorbeeld ook de e-mail waarin de gegevens als bijlage zijn toegevoegd op te slaan.

Facturen of andere documenten die je per post op papier ontvangt, mag van de Belastingdienst gedigitaliseerd worden en digitaal worden bewaard. Het bronbestand vervang je daarmee door een digitaal bestand.

 

Digitale oplossing

Door een oplossing zoals factuurverwerking te koppelen aan je financiële administratie wordt dit proces digitaal en efficiënt verwerkt. Als je papieren facturen ontvangt, dan zorgt Elvy ervoor dat door middel van OCR software je deze snel in je financiële administratie kan verwerken. De factuur wordt automatisch als pdf opgeslagen in Elvy én in jouw financiële software. Op deze manier zijn overvolle archiefkasten overbodig, kan je gemakkelijk al jouw facturen digitaal terugvinden én voldoe je aan de bewaarplicht volgens de Belastingdienst. Win-win-win! Andere documentatie kan je bijvoorbeeld bewaren en makkelijk terugvinden door middel van een digitaal archief.

 

Conclusie

Je administratie moet je heel wat jaren bewaren. Dit mag op papier, maar ook digitaal. Door dit digitaal te doen kun je niet alleen aan de wettelijke bewaartermijn voldoen, maar ook geld, ruimte en tijd besparen. Ben je benieuwd wat digitalisering voor jouw bedrijf kan betekenen? Wij geven graag een demonstratie over onze software.