Inkoopfacturen afstemmen met externe gegevens

Match inkoopfacturen geautomatiseerd met data uit jouw (maatwerk) ERP

Zou jij inkoopfacturen geautomatiseerd willen afstemmen en verwerken, maar beschik je niet over factuurverwerkingssoftware die integreert met zowel jouw boekhoudsoftware als jullie ERP, WMS, TMS of maatwerk Systeem? Dan resulteert dit vaak in een inefficiënte verwerking van inkoopfacturen.

Medewerkers moeten handmatig gegevens verzamelen om een factuur te kunnen 3-way-matchen en dit neemt onnodig veel tijd in beslag. Bovendien zorgt de menselijke interpretatie voor een verhoogde foutkans. Gelukkig kan dat anders!

API maakt het mogelijk om te koppelen aan ieder (ERP) systeem

De vorige generatie factuurverwerkingssoftware koppelt vaak uitsluitend met een boekhoudpakket, maar de stand van de techniek staat gelukkig niet stil. Zo zijn er steeds betere technieken die, voorheen complexe integraties, vereenvoudigen. Dit biedt nieuwe mogelijkheden, óók op het gebied van factuurverwerking.

Door gebruik te maken van een API (Application Programming Interface) kunnen twee applicaties met elkaar communiceren en gegevens uitwisselen. Het werkt zo simpel als een vraag en antwoord. De ene applicatie stelt een vraag, de ander koppelt een antwoord terug. Dit kan gemakkelijk, omdat de manier waarop vragen kunnen worden gesteld en antwoorden worden verstrekt, vooraf zijn afgesproken. Zo kan informatie gemakkelijk worden uitgewisseld en geïnterpreteerd.

Wat betekent dit voor jouw factuurverwerkingsproces?

Heel veel positiefs! De systeemintegratie versnelt de digitale factuurverwerking door informatie uit de verschillende systemen (denk aan jouw inkoopsysteem en jouw boekhouding) op de juiste momenten te presenteren en toe te passen.

Aan de hand van de herkenning van leverancier en inkoopreferentie op de inkoopfactuur, wordt geautomatiseerd de inkooporder- en ontvangstinformatie opgevraagd uit jouw systeem. Dit maakt het mogelijk om de gefactureerde artikelen, aantallen en prijzen af te stemmen met de bestelde artikelen, aantallen en prijzen, maar ook met de ontvangen aantallen. Inkoopfacturen verwerk je een stuk sneller door deze automatisering. Daarnaast worden facturen die succesvol gematchd zijn, automatisch geboekt én automatisch gefiatteerd. Dat zorgt helemaal voor veel efficiëntie!

Facturen die niet één op één matchen, of buiten de gestelde marges vallen, worden daarnaast automatisch aangeboden aan de juiste collega’s om te behandelen. Zij kunnen gepaste acties ondernemen en jij hebt altijd inzicht in de facturen die onderhanden zijn.

Inkoopfacturen worden door de integratie met jouw boekhoudsysteem op correcte wijze verwerkt aan de hand van de afsteminformatie uit jouw operationele systeem. Jouw systeem kan vervolgens weer worden gevoed met de factuurverwerkingsdata, zodat ook je operatie altijd beschikt over de juiste informatie en bijvoorbeeld de digitaal gearchiveerde factuur.

Bekijk de video op onze website om het gehele proces te ontdekken!

De voordelen van het geautomatiseerd verwerken van inkoopfacturen

• De systeemintegratie zorgt voor minder handelingen en dus tijdwinst
• Er zijn minder menselijke handelingen waardoor het proces minder foutgevoelig is
• Facturen die succesvol gematcht zijn, worden automatisch gefiatteerd
• Focus op de facturen welke niet matchen, de rest gaat geautomatiseerd
• Controle op en inzicht in facturen in omloop
• Up-to-date boekhouding en operationeel systeem

Conclusie

Door de inzet van een extra integratie kan er geautomatiseerd informatie tussen het boekhoudsysteem en een (maatwerk) ERP systeem gewisseld worden. Dit resulteert in snellere factuurverwerking van inkoopfacturen. Daarnaast voorkom je menselijke fouten en is je financiële administratie up-to-date! Wil je meer informatie over deze integratie? Ontdek de mogelijkheden van Elvy voor het matchen van inkoopfacturen met inkoopdata of neem contact met ons op om dit verder toe te lichten specifiek voor jouw organisatie!