Financiële administratie digitaliseren?

Met deze quick wins maak je jouw financieel administratieve organisatie (nog) succesvoller!

Pluk jij als finance professional al de vruchten van een optimale financieel administratieve organisatie die je de juiste inzichten geven om te groeien? Of houd jij je nog bezig met administratief en repeterend werk? De sleutel tot succes van financieel administratieve processen begint bij digitaliseren en automatiseren door middel van boekhoud- of ERP-software. Graag deel ik de quick wins voor jouw financieel administratieve proces die ervoor zorgen dat jij voortaan aan de slag kunt met zaken die ertoe doen.

De coronacrisis, het verplichte thuiswerken en de toegenomen focus op kosten maakten het de afgelopen tijd voor veel bedrijven duidelijk dat het efficiënter en gebruiksvriendelijker inrichten van financiële bedrijfsprocessen absoluut noodzakelijk is. Door met de juiste software de financiële bedrijfsvoering steeds verder te digitaliseren en te automatiseren krijg je grip en controle. Fijn in mindere tijden, maar juist ook als je groei doormaakt. Mijns inziens dé manier om als finance professional flexibeler te worden, efficiënter te werken en meer grip te krijgen op taken en processen.

‘Een kleine groep koplopers benut technologische mogelijkheden en draagt daarmee vanuit finance meer bij aan het succes van het bedrijf.’

MKB loopt niet voorop in het financieel administratief proces

Maar waar begin je? Welke financiële processen moet je als eerste aanpakken voor die grip en controle? En hoe kun je daarmee je organisatie nog beter bedienen? Door ons recente benchmarkonderzoek Grip op Financiën in het MKB weet ik dat MKB-bedrijven in Nederland niet vooroplopen in het omarmen van nieuwe technologische mogelijkheden voor het financieel administratief proces. Wat naar voren komt is dat er een relatief kleine groep koplopers is die een duidelijk plan heeft en daar de vruchten van plukt. Zij voelen de urgentie, hebben mensen vrijgemaakt en zijn verder met het automatiseren van hun financiële processen. Ook maken ze slim gebruik van IT, business intelligence en reporting. Hierdoor zijn ze – in tegenstelling tot de meerderheid – in staat zich bezig te houden met activiteiten die meer bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie.

Basisvoorwaarden om de financiële administratie te digitaliseren

Veel organisaties hebben inmiddels hun boekhoudpakket en processen als het opmaken en versturen van verkoopfacturen, het beheren van debiteuren, het verwerken van banktransacties en het registreren van voorraadmutaties gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Allemaal voorwaarden die aan de basis staan om de next steps te kunnen maken. Maar om klanten nog beter te kunnen bedienen zul je ook andere processen moeten digitaliseren en automatiseren en deze integreren binnen jouw financiële en ERP-software. Zo kun je processen als budget- en contractmanagement en inkoopfacturen automatiseren en met elkaar verbinden. Dé quick wins die volgens koplopers uit dit onderzoek het meeste bijdragen aan de tevredenheid van het financieel administratief proces.

‘Wie eenmaal z’n processen op orde heeft, verhoogt z’n efficiency en productiviteit én bespaart tijd en geld.’

Grootste angst

Toch spelen er in mijn ogen ook andere factoren een rol waarmee je de financiële grip kunt verhogen. Denk aan een concreet stappenplan, een budget en het kennen van de mogelijkheden om te digitaliseren en te automatiseren. Belangrijke onderdelen die niet onnodig complex hoeven te zijn, maar wel relevant om jouw financieel administratieve bedrijfsprocessen aanzienlijk te verbeteren. De grootste barrière om het (voorlopig) niet aan te pakken is vaak de factor tijd of beter gezegd ‘geen tijd’. Maar wie eenmaal z’n processen op orde heeft, verhoogt juist z’n efficiency en productiviteit én bespaart tijd en geld. Een win-win dus!

Benchmark jezelf

Benieuwd waar in jouw organisatie kansen liggen voor extra financiële grip en welke financieel administratieve processen wel een boost kunnen gebruiken? Vul dan de benchmark in op www.elvy.nl/benchmark. Zie je ook meteen waar jij ten opzichte van andere MKB-bedrijven in Nederland staat.

– Vincent Buijs, Commercieel Manager Elvy