In mijn vorige blog, ‘Contractadministratie bij veel organisaties een kwetsbare factor’, besprak ik de valkuilen waarmee veel MKB-bedrijven te maken krijgen wanneer hun contractadministratie niet goed georganiseerd is. In dit blog geef ik een praktisch stappenplan om je contractbeheer effectiever te organiseren.

 

Waarom je jouw contractadministratie wilt optimaliseren

Een geoptimaliseerde contractadministratie geeft inzicht in de contracten die je bent aangegaan en biedt de slagkracht om contracten beter te beheren. Zo bespaar je tijd, vermijd je onnodige kosten en maak je het administreren en beheren van contracten leuker – of in ieder geval minder vervelend.

 

De eerste 4 stappen naar een efficiënte contractadministratie

Hoe zet je dan de eerste stappen en voorkom je dat je steeds tegen dezelfde problemen aanloopt? Hieronder staan een aantal praktische stappen die je direct kunt zetten om een effectieve contractadministratie op te zetten:

1) Breng al je contracten in kaart

Een eerste essentiële stap naar effectief contractbeheer is het creëren van een volledig overzicht van lopende contracten. Zorg ervoor dat je alle actuele contracten verzamelt, vaak heb je daar je collega’s bij nodig.

2) Bepaal hoe én waar je contracten gaat registreren

De belangrijkste oorzaak van een gebrek aan inzicht binnen organisaties is het decentraal vastleggen en beheren van contracten. Voor veel organisaties is de oplossing dan ook eenvoudig: zorg voor een centrale registratie. Daarbij is het cruciaal dat informatie makkelijk toegankelijk is voor de juiste personen, maar ook dat bepaalde informatie is afgeschermd. Houd hier rekening mee bij het opbouwen van een contractarchief.

3) Standaardiseer je werkwijze

Naast een centraal contractarchief helpt het om uniforme werkafspraken te maken voor het registreren van contracten. Dit maakt niet alleen het administreren van contracten eenvoudiger, maar ook het beheren van contracten. Maak afspraken over welke informatie jullie willen vastleggen. Denk aan het ondertekende contract en bijlagen, maar zeker ook gegevens zoals de start- en einddatum, de opzegtermijn, of er sprake is van automatische prolongatie, de met het contract gepaard gaande financiële verplichting en wie de contracteigenaar is.

4) Overweeg contractregistratiesoftware

Wil je een paar vliegen in één klap staan en je contractadministratie zo effectief mogelijk voeren? Dan is het aan te raden om de inzet van contractregistratiesoftware te overwegen. Deze software helpt je om alle contracten overzichtelijk en centraal vast te leggen en toegankelijk te maken of juist af te schermen. Zo verhoog je het gebruiksgemak rondom het vastleggen en beheren van contracten. Het maakt het mogelijk om een uniform proces op te zetten. Bijvoorbeeld door af te dwingen welke informatie minimaal moet worden vastgelegd en wie dat mogen doen, maar ook door met digitale workflows ingediende contracten door de juiste mensen te laten fiatteren. Met het vastleggen van looptijden, opzegtermijnen en contracteigenaren laat je automatisch slimme notificaties sturen, zodat medewerkers op het juiste moment aandacht hebben voor een contract.

Meer grip op financiële contractverplichtingen

Naast dat voor veel bedrijven het missen van een centraal contractarchief de reden is om het proces te optimaliseren, is er ook vanuit financiële afdelingen een drijfveer om de financiële verplichtingen die voortkomen uit contracten in een verplichtingenadministratie vast te leggen. Dit biedt inzicht in de waarde van contracten en de nog te verwachten kosten. Zo heb je met het vastleggen van verplichtingen de mogelijkheid om daar beter op te rapporteren.

Efficiency door facturen af te stemmen met verplichtingen

Het vastleggen van verplichtingen maakt het verwerken van facturen die voortkomen uit contracten een stuk efficiënter omdat je inkomende facturen kan afstemmen met de geregistreerde verplichtingen. Zo kan je ervoor zorgen dat terugkerende facturen sneller kunnen worden verwerkt en niet telkens opnieuw gefiatteerd hoeven te worden als de verplichting al is geaccordeerd. Wanneer jouw contractregistratiesoftware geïntegreerd is met jouw factuurverwerkingssoftware, is dit proces te automatiseren.

Wil jij meer te weten komen over de voordelen die de software met zich meebrengt? Bekijk dan nu de mogelijkheden van Elvy Contractregistratie.

– Remco Pruysen

Elvy Contractregistratie

Meer grip op je lopende contracten

Wil jij je contractadministratie optimaliseren en meer te weten komen over de voordelen die de software met zich meebrengt? Bekijk dan nu de mogelijkheden van Elvy Contractregistratie

bekijk de oplossing Elvy contractregistratie