Contractadministratie bij veel organisaties een kwetsbare factor

Contractadministratie optimaliseren voor veel organisaties een volgende logische stap

Dagelijks spreek ik organisaties in het MKB die stoeien met de contractadministratie. Veelal ervaren ze dezelfde valkuilen, waardoor ze geen grip hebben op aangegane contracten én de financiële verplichtingen die daarmee gepaard gaan.

Het valt mij op dat dit thema steeds vaker onderwerp van gesprek is én bij financiële afdelingen op de agenda staat om te optimaliseren. Ik merk dat veel organisaties, nu ze hun factuurverwerkingsproces digitaal op orde hebben gebracht, het als een volgende logische stap zien om te optimaliseren. Tijd dus voor een blog om jou ook aan het denken te zetten. Want, met 2025 voor de deur, is dit hét moment om ervoor te zorgen dat alles goed geregeld is voor het nieuwe jaar.

Waarom je nu stappen moet zetten om het in 2025 beter te doen

Ik zie bij veel organisaties dezelfde valkuilen terugkomen: De registratie van contracten laat te wensen over. Vaak doordat het áfsluiten van een contract wel de juiste aandacht krijgt, maar de administratieve afhandeling niet. In de meeste organisaties worden contracten door verschillende afdelingen en personen afgesloten. Als er dan een gebrek is aan werkafspraken of een uniforme werkwijze rondom het vastleggen van contracten zie je overal dezelfde problemen. Het leidt tot inefficiëntie en onnodige kosten.

Meest voorkomende problemen bij een inefficiënte contractregistratie

Zoals eerder beschreven zijn er een aantal problemen die in de meeste organisaties worden ervaren op het moment dat zij hun contractregistratie niet op orde hebben. Herken jij je in onderstaande situaties?

1) De menselijke maat bepaalt

Zonder werkafspraken of proces dat wordt ondersteund met software voor het registreren van contracten, ben je als organisatie overgeleverd aan de discipline van medewerkers. Vaak betekent dit dat niet alle contracten op een centrale plek gearchiveerd worden, waardoor informatie lastig toegankelijk is.

Inzicht in lopende contracten bepaald in welke mate je in staat bent contracten tijdig te evalueren aan de hand van looptijden. Zit je onnodig vast aan automatisch geprolongeerde contracten en is de ontvangst van een factuur het moment om het daar met elkaar over te hebben, dan zijn dat tekenen dat het ontbreekt aan grip op je contractregistratie. En wat als iemand de organisatie verlaat? Hoe wordt de informatie dan overgedragen?

2) Je zadelt elkaar op met onnodig werk

Het besparen op administratief werk door contracten niet goed vast te leggen levert vaak een veelvoud aan werk op. Zo duurt het langer om contracten boven water te krijgen en moet belangrijke informatie vaak handmatig in contractdocumenten worden opgezocht om ernaar te kunnen handelen. Ook met processen rondom het verwerken van gerelateerde inkomende facturen die keer op keer gefiatteerd moeten worden, het verkrijgen van actueel inzicht in budgetten en het opstellen van financiële analyses gaat vaak veel meer tijd zitten dan nodig.

3) Gebrek aan grip en inzicht

Bovenal betekent een gebrekkige contractadministratie dat het ontbreekt aan grip en inzicht. Centraal overzicht heb je nodig in alle lopende contracten met de daaraan ter grondslag liggende afspraken en financiële verplichtingen die eruit voortvloeien. Overzicht zorgt ervoor dat je veel meer grip krijgt op contracten en verantwoordelijke in staat stelt om op de juiste momenten aandacht te hebben voor het contract.

In de praktijk komt het er helaas nog te vaak op neer dat we het registreren van contracten teveel als administratieve last zien. Dat terwijl de nadelen daarvan overduidelijk zijn, dus waarom doen we dat niet slimmer? Het oplossen hiervan is  echt makkelijker en goedkoper dan je zult denken.

Zo help je jouw collega’s in een paar stappen een centrale en gestructureerde contractregistratie

In mijn blog ‘Stappenplan voor een effectieve contractadministratie‘ neem ik je mee in hoe jij ervoor kan zorgen dat je snel verbetering toepast in het administreren van contracten en wat het jouw organisatie oplevert. Ben je benieuwd naar onze software? Kijk dan verder naar de informatie over Elvy Contractregistratie.

– Remco Pruysen