Voordat je inzet op AI: bouw eerst de brug tussen je facturen en inkoopdata
Wat heel vaak over het hoofd gezien wordt: is AI wel het juiste antwoord voor onze vragen op dít moment? Is onze financiële administratie wel volwassen genoeg om de vruchten te gaan plukken van een investering in AI? Die vragen zouden meer finance-managers zichzelf mogen stellen, voordat ze heel veel geld steken in AI-implementaties die niet van de grond komen. De hoofdfocus blijft nog steeds: automatisering, maar daar is vaak nog een wereld te winnen binnen de huidige mogelijkheden van systemen.
Begrijp ons niet verkeerd. Ook bij Elvy zien we de toegevoegde waarde van de inzet van AI in onze oplossingen en passen we dit meer en meer toe. Daarnaast signaleren we echter ook dat veel organisaties daar eigenlijk nog niet klaar voor zijn én de eerste echte optimalisatieslagen ergens anders liggen.
Op papier geautomatiseerd, in de praktijk nog steeds handmatig
Veel bedrijven hebben de afgelopen jaren flinke stappen gezet in digitalisering. Een modern ERP of financieel pakket, facturen die digitaal binnenkomen, een dashboard met real-time inzicht. Op papier lijkt de financiële administratie geautomatiseerd. In de praktijk zie je nog steeds medewerkers die elke dag handmatig schakelen tussen systemen. Meerdere schermen open; steeds knippen plakken; soms toch nog maar even iets printen omdat je meerdere gegevens langs elkaar moet leggen.
We zien dit met name bij bedrijven die naast het financiële pakket nog een apart systeem gebruiken voor inkooporders, zoals bijvoorbeeld een TMS voor transportdata, een WMS voor voorraadbeheer, een reserveringssysteem, een (branchespecifiek) maatwerksysteem, etc. Systemen met een eigen functie en data, maar die niet van nature met je financiële administratie praten. Gevolg: toch nog veel interventie door de financieel medewerker. Denk aan facturen die handmatig worden vergeleken met inkooporders uit een ander systeem. Fiatteringsslagen die eigenlijk overbodig zijn, maar toch worden doorlopen, omdat de workflow daar op ingesteld staat. Facturen die blijven liggen omdat de juiste persoon ze niet heeft gezien. Betalingen die doorgaan zonder dat iemand heeft goed- of afgekeurd. En dat brengt ook voorkombare menselijke fouten met zich mee.
Wat gaat AI binnen een van je systemen dan daadwerkelijk opleveren? Je zult nog steeds handmatig informatie van het ene naar het andere systeem moeten brengen. Je tijdswinst als gevolg van een AI-implementatie zal daarmee ook redelijk verwaarloosbaar zijn.
Verborgen kosten van handmatig schakelen
Wat (onnodig) handmatig werk oplevert aan kosten, wordt zelden uitgerekend. Maar het loopt harder op dan de meeste managers denken. Een factuur die handmatig wordt verwerkt kost gemiddeld meerdere minuten aan uitzoekwerk. Vermenigvuldig dat met honderden of duizenden facturen per maand, en je hebt al snel een aanzienlijk deel van een fte dat opgaat aan werk dat geen enkele toegevoegde waarde levert. Werk dat bovendien foutgevoelig is, zoals een verkeerd overgetypt bedrag, een gemiste afwijking, een goedkeuring die ergens in een mailbox bleef hangen.
Daar komen de indirecte kosten nog bij. Facturen die te laat worden goedgekeurd, waardoor betalingskortingen verlopen. Betalingen die doorgaan zonder dat de juiste persoon ze heeft goedgekeurd, met alle financiële en juridische risico’s van dien. Leveranciers die nabellen omdat een factuur onopgemerkt bleef liggen. En de eindejaarcontrole van de accountant die langer duurt dan nodig, omdat het dossier niet op orde is.
Deze kosten staan nergens op één plek in de boeken. Ze verstoppen zich in uren, in fouten, in gemiste kansen. Daarom worden ze zo lang genegeerd. De oplossing? Die ligt niet in meer mensen of betere controles, maar gaat een laag dieper.
Het fundament waarop je kunt bouwen
Misschien onbewust houden bedrijven de grootste bottleneck in stand op hun financiële afdeling: niet weten of niet onderzoeken of hun systemen met elkaar kunnen gaan praten. Een vaak gehoorde aanname is dan ook “we hebben nu eenmaal meerdere systemen, en die praten nu eenmaal niet met elkaar. Dat is onze situatie. Daar leven we mee.”
Maar die aanname klopt niet. De technologie om systemen met elkaar te laten communiceren bestaat, is bewezen en levert meetbare resultaten op. Resultaten die veel concreter en voorspelbaarder zijn dan wat de meeste AI-tools op dit moment beloven.
Wie de eerste stap zet om systemen te verbinden, data te laten stromen en processen écht te automatiseren, heeft niet alleen direct voordeel. Die legt ook het fundament waarop AI wél zinvol kan worden ingezet. Want AI presteert alleen goed op schone, gestructureerde, volledig geautomatiseerde data. Zolang een medewerker de brug slaat tussen twee systemen, heeft AI niets om op te bouwen.
De concrete baten van een automatiseringsslag: het verhaal van De Jong Intra Vakanties
De Jong Intra Vakanties, een van de meest ervaren touroperateurs van Nederland, verwerkt jaarlijks zo’n 70.000 facturen van ruim 3.000 verschillende leveranciers. In de zomermaanden juli en augustus lopen die aantallen op tot 15.000 facturen per maand, terwijl de bezetting juist lager is.
Hoe het er vroeger uitzag? Facturen handmatig registreren, alles uitprinten, archiveren in mappen. Twee systemen die elk hun eigen data hadden en niet met elkaar spraken. Veel uitzoekwerk, veel handmatige stappen, weinig grip.
Na de implementatie van Elvy, inclusief een koppeling met hun branchespecifieke reserverings- en kostprijssysteem TISS, ziet het proces er fundamenteel anders uit:
- 65% van alle facturen wordt nu automatisch verwerkt.
- Facturen die binnen de marges vallen, hoeft niemand meer handmatig te bekijken.
- De eindejaar controle van de accountant is meerdere dagen korter geworden.
- En het team voor factuurcontrole is teruggebracht van vier naar drie FTE
- Geen AI-implementatie, maar simpelweg het resultaat van systemen die met elkaar praten.
Lees hier het volledige verhaal van De Jong Intra Vakanties.
Denk in mogelijkheden, niet in beperkingen
Wat we van de casus De Jong Intra Vakanties kunnen leren, is een verschuiving in denken. Niet: “we hebben nu eenmaal meerdere systemen”, maar: “wat is er mogelijk als die systemen samenwerken?” Die vraag leidt tot verrassende antwoorden. Want er is meer mogelijk dan de meeste bedrijven vermoeden.
De basis van geautomatiseerde factuurverwerking is three-way matching: het automatisch afstemmen van bestelling, ontvangst en factuur. Staan die drie datapunten allemaal in je ERP of financieel pakket? Dan werkt dit al en heb je alleen Elvy Factuurverwerking nodig. Staat een deel van die data in een extern systeem, zoals een TMS, WMS of branchespecifiek maatwerksysteem? Dan ontbreekt er een schakel. Zonder die schakel blijft matching handmatig werk, hoe goed je ERP ook is.
Lees hier meer over three-way matching.
Wanneer ga jij aan de slag met automatiseren?
Bedrijven die vandaag nog handmatig facturen verwerken omdat hun systemen niet met elkaar praten, lopen niet persé achter op technologie. De tools bestaan, en de integratiemogelijkheden ook. De resultaten zijn bewezen. De vraag is dus: wanneer ga jij aan de slag met het integreren van systemen en automatiseren?
AI is zeker onderdeel van de toekomst, maar AI bouwt voort op een fundament. Zolang dat fundament er niet ligt, voeg je laag op laag toe aan een proces dat onder de streep nog steeds handmatig is. De automatiseringsslag die écht verschil maakt, begint niet met een prompt. Het begint met de vraag: praten onze systemen met elkaar?
Zijn je systemen gekoppeld, je facturen worden automatisch gematcht en je hebt grip op de data, dan is het tijd om wél te gaan focussen op slim omgaan met data met behulp van AI. Denk aan het automatisch signaleren van afwijkingen in factuurpatronen, het voorspellen van cashflow op basis van historische data, of slimme suggesties voor het optimaliseren van je goedkeuringsflow. Mogelijkheden die alleen werken als de data eronder schoon, gestructureerd en geautomatiseerd is.
Meer weten over het automatiseren van factuurverwerking in combinatie met een third party integratie? Schrijf je in voor een van onze webinars in oktober!
Ons webinar voor klanten: