Contractbeheer met AFAS

Alle contracten worden in Elvy Web gearchiveerd en zijn te allen tijde door de gerechtigde medewerkers terug te vinden.

In het digitale archief van Elvy Web vind je deze eenvoudig terug door te zoeken op bijvoorbeeld de leverancier of omschrijving.

Elvy kent geen eigen stambestanden, maar maakt gebruik van de aanwezige stambestanden in AFAS. Daarbij zijn ook alle ingestelde Business Rules actief in Elvy. Zo kun je gemakkelijk contracten registeren op bijvoorbeeld reeds bekende leveranciers, kostenplaatsen of grootboekrekeningen.

Een volledig overzicht kun je gemakkelijk terugvinden op de pagina Elvy Factuurverwerking i.c.m. AFAS.

Elvy verzendt de medewerkers automatisch notificaties op het moment dat een contract beoordeeld dient te worden. Dit kan op een vast moment zijn of een bepaalde periode voor het aflopen/prolongeren van het contract.

Fiatteren wordt eenvoudig gemaakt met Elvy. Fiatteurs worden automatisch op de hoogte gesteld van de contracten die zij nog moeten behandelen.

Elvy bepaalt aan de hand van de contractgegevens wie er wanneer moet fiatteren. Dit gebeurt op basis van bijvoorbeeld projecten, geboekte grootboeken en kostenplaatsen. Door een waterdichte inrichting zorg je  ervoor dat er geen contract geregistreerd wordt zonder dat daar de juiste personen hun fiat voor hebben gegeven.

Als een contract langer dan gepland in omloop blijft, kunnen hier verschillende automatische acties op worden ondernomen. De fiatteur en de indiener kunnen een reminder krijgen, waarna de gepaste actie kan worden genomen.

De integratie tussen Elvy Contractregistratie en Elvy Inkoopmanagement zorgt ervoor dat financiële verplichtingen voortvloeiend uit een contract gemakkelijk geregistreerd worden.

Met Elvy Factuurverwerking kunnen binnenkomende facturen eenvoudig afgeletterd worden aan de financiële verplichtingen.

Om volledig inzicht te geven in de voortgang van de fiattering, wordt er een ‘audit trail’ bijgehouden van elk contract. Je hebt daardoor op ieder moment een volledig overzicht van alle handelingen die door verschillende medewerkers zijn uitgevoerd of nog uitgevoerd dienen te worden.

Ook de genomen acties aan de hand van notificaties worden hierin geregistreerd.

De realtime koppeling tussen Elvy en AFAS verloopt via de COMCal module of de API van AFAS.

Samen met jou, de systeembeheerder en AFAS leverancier wordt besproken welke in jouw situatie het beste kan worden ingezet.

Elvy is beschikbaar in verschillende prijsmodellen. Afhankelijk van jouw situatie kan er gekozen worden voor een abonnementsmodel per maand of een eenmalige aanschafprijs met jaarlijkse onderhoudskosten.

Wij zijn graag transparant en vermelden onze prijzen dan ook op onze website. Je kunt hiervoor terecht op onze pagina prijzen.

Er bestaan twee mogelijkheden om Elvy gekoppeld aan AFAS in te zetten.

Als je wenst om Elvy op je eigen serveromgeving te implementeren, dan zal Elvy moeten worden geïnstalleerd. Hier hebben wij alle kennis voor in huis.

Mocht je gebruik willen maken van Elvy Online, dan is het mogelijk de software in de Cloud af te nemen en hoeft de software niet apart te worden geïnstalleerd.

Bij beide implementaties zullen er werkzaamheden door ons worden verricht om de inrichting op jouw wensen aan te laten sluiten en je z.s.m. te laten profiteren van de efficiëntie van Elvy.

Tevens zijn wij van mening dat je niet optimaal van Elvy gebruik kunt maken zonder een goede training te hebben gevolgd. Deze verzorgen wij dan ook graag voor  jou!

Elvy werkt nauw samen met veel AFAS leveranciers. Op het partneroverzicht kun je zien of jouw leverancier ook een partner van Elvy is.