Factuurverwerking met KCS Wholesale

De real-time koppeling tussen Elvy en KCS Wholesale zorgt ervoor dat handmatig importeren en exporteren verleden tijd is. Elvy staat constant in verbinding met de database van KCS Wholesale, waardoor er geen vertragingen zijn tijdens het verwerken van een boeking.

Elvy kent geen eigen stambestanden, maar maakt gebruik van de aanwezige stambestanden in KCS Wholesale. Daarbij zijn ook alle ingestelde Business Rules actief in Elvy. Een kostenplaats wordt bijvoorbeeld direct overgenomen bij een specifieke grootboekrekening, als dit in KCS Wholesale is ingesteld.

De uitgebreide koppeling met KCS Wholesale zorgt ervoor dat je in Elvy op alle beschikbare velden kunt boeken.

Met Elvy kun je op alle kopregel velden van een boeking boeken zoals periode en btw scenario. Ook kan er op de volgende boekingsregel velden geboekt worden:

• Kostenplaats
• Kostendrager
• Verplichting
• Aantal
• Artikelcode
• Magazijn
• Vestigingen
• Verladingen
• Vaste Activa
• Permanence
• Leverancierscode
• Eenheid
• Valuta

Elvy wordt continu geoptimaliseerd, waardoor het kan zijn dat dit overzicht niet volledig is. Voor vragen over de beschikbaarheid van andere boekingsvelden kun je contact met ons opnemen!

Digitaal facturen fiatteren wordt eenvoudig gemaakt met Elvy, dit kan namelijk via de browser of Elvy App. Handig voor als je veel onderweg bent! Wanneer de factuur is geboekt en gearchiveerd, wordt deze geblokkeerd voor betaling tot het moment dat de factuur gefiatteerd is. Elvy bepaalt aan de hand van de boekingsgegevens, zoals projecten, crediteruen of kostenplaatsen, wie er wanneer moet fiatteren.

Meer over fiatteren met Elvy

Door de real-time integratie met KCS Wholesale en alle achterliggende stambestanden kan Elvy vergaande controles uitvoeren bij het verwerken van jouw facturen.

Bij de herkenning van een factuur zal Elvy dan ook direct checken of de factuur al eerder is verwerkt, of het een spookfactuur betreft, en zal het bankrekeningnummer van de crediteur op correctheid worden gecontroleerd.

Om je het volledige inzicht te geven in de voortgang van gefiatteerde facturen wordt er een ‘audit trail’ bijgehouden van elke factuur. Je hebt daardoor op ieder moment een volledig overzicht van alle handelingen die door verschillende medewerkers bij een factuur zijn uitgevoerd of nog uitgevoerd dienen te worden.

Behalve het verwerken van kostenfacturen is het met Elvy ook mogelijk om goederenfacturen volledig te verwerken. Bij het boeken van een factuur kan Elvy aan de hand van verschillende gegevens, zoals aantallen en artikelprijzen, de factuur matchen.

Verschillen worden geconstateerd en kunnen op een correcte manier worden verwerkt. Order- en vervoerskosten kunnen ook direct op de juiste manier worden aangeduid. Lees hierover meer op onze website.

Verwerken van goederenfacturen

De boeking wordt vanuit Elvy direct in KCS Wholesale aangemaakt. De betreffende factuur wordt direct bij de boeking in KCS Wholesale als PDF gearchiveerd.

De archivering van de factuur voldoet volledig aan de digitale bewijslast zoals de belastingdienst dit heeft vastgesteld. Facturen hoeven niet meer fysiek te worden bewaard. Daardoor ben je in de toekomst ook niet afhankelijk van Elvy voor het raadplegen van de facturen. Jouw volledige archief is in KCS Wholesale te raadplegen.

De realtime koppeling tussen Elvy en KCS Wholesale verloopt via de module ‘Factuurverwerking’ (voorheen U4Invoice) van KCS Wholesale.

Samen met jou, de systeembeheerder en KCS Wholesale leverancier wordt besproken welke in jouw situatie het beste kan worden ingezet.

Elvy is beschikbaar in verschillende prijsmodellen. Afhankelijk van jouw situatie kan er gekozen worden voor een abonnementsmodel per maand of een eenmalige aanschafprijs met jaarlijkse onderhoudskosten.

Wij zijn graag transparant en vermelden onze prijzen dan ook op onze website.

Bekijk onze prijzen

Iedere inrichting en wensen van organisaties zijn anders, daar spelen we graag op in. We nemen je mee met dit traject, ondersteund door een projectmanager. De consultants van Elvy hebben alle kennis in huis om de software te implementeren.

Is de implementatie gereed? Dan krijgen de gebruikers een training met de diverse functionaliteiten van de software. Op deze manier kan je al snel profiteren van de efficiëntie van Elvy.

Elvy werkt nauw samen met Kerridge Commercial Systems en veel KCS Wholesale leveranciers. Op onze website kun je zien of jouw leverancier ook een partner van Elvy is.

Bekijk onze partners