Inkoopmanagement met SAP Business One

Met Elvy wordt het aanvragen van inkopen eenvoudig en doeltreffend. Door het akkoord op een inkoopverplichting vooraf te geven in plaats van achteraf aan de hand van de factuur, heb je altijd controle en inzicht op de aangegane verplichtingen.

Zo voorkom je onverwachte kosten en blijf je gegarandeerd binnen het budget.

De real-time koppeling tussen Elvy en SAP Business One zorgt ervoor dat handmatig importeren en exporteren verleden tijd is. Elvy staat constant in verbinding met de database van SAP Business One, waardoor er geen vertragingen zijn tijdens het verwerken van een boeking.

Elvy kent geen eigen stambestanden, maar maakt gebruik van de aanwezige stambestanden in SAP Business One. Daarbij zijn ook alle ingestelde Business Rules actief in Elvy. Een kostenplaats wordt bijvoorbeeld direct overgenomen bij een specifieke grootboekrekening, als dit in SAP Business One is ingesteld.

Fiatteren wordt eenvoudig gemaakt met Elvy. Wanneer een inkoopaanvraag wordt ingediend wordt deze automatisch bij de juiste budgethouders voorgelegd ter fiattering. Budgethouders worden automatisch op de hoogte gesteld van de inkoopaanvragen die zij nog moeten behandelen.

Als een inkoopaanvraag langer dan gepland in omloop blijft dan kunnen hier verschillende automatische acties op worden ondernomen.

Aan de hand van de inkoopgegevens kan Elvy bepalen wie er wanneer moet fiatteren. Dit gebeurt op basis van bijvoorbeeld projecten, grootboekrekeningen, en kostenplaatsen. Door een waterdichte inrichting zorg je ervoor dat er geen verplichting wordt aangegaan zonder dat daar de juiste personen hun fiat voor hebben gegeven.

De uitgebreide koppeling met SAP Business One zorgt ervoor dat je met Elvy gebruik kunt maken van alle beschikbare velden om de budgetten te voeren of een inkoopaanvraag te plaatsen.

Een volledig overzicht vind je op de pagina Elvy Factuurverwerking i.c.m. SAP Business One.

Elvy maakt het registreren van budgetten efficiënt en doeltreffend. Budgetten kunnen worden opgebouwd aan de hand van de stamgegevens uit SAP Business One, zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen en projecten.

Daarnaast bepaal je zelf voor welke periode budgetten gelden. Zo kan een afdelingsbudget voor een kalenderjaar gelden terwijl een projectbudget alleen voor de duur van het project geldt.

Stel je zelf de budgetten op en zijn deze definitief, of mogen medewerkers ook budgetverhogingen aanvragen? Jij bepaalt dit en bent dus volledig in controle.

Om je het volledige inzicht te geven in de voortgang wordt er een ‘audit trail’ bijgehouden van elke budget- en inkoopaanvraag. Daardoor heb je op ieder moment een volledig overzicht van alle handelingen die door verschillende medewerkers bij een aanvraag zijn uitgevoerd of nog uitgevoerd dienen te worden.

Elvy houdt van alle budgetten en inkoopverplichtingen een volledig archief bij in ElvyWeb.

In dit archief zijn niet alleen alle inkoopverplichtingen uit het verleden raad te plegen, maar ook alle facturen die aan deze verplichtingen zijn gematcht.

De realtime koppeling tussen Elvy en SAP Business One verloopt via de COMCal module of de API van SAP Business One.

We overleggen samen met jou, jouw systeembeheerder en jouw SAP Business One-leverancier wat wij het beste in jullie situatie kunnen inzetten.

Elvy is beschikbaar in verschillende prijsmodellen. Afhankelijk van jouw situatie kan er gekozen worden voor een abonnementsmodel per maand of een eenmalige aanschafprijs met jaarlijkse onderhoudskosten.

Wij zijn graag transparant en vermelden onze prijzen dan ook op onze website. Bekijk hiervoor onze pagina prijzen.

Er bestaan twee mogelijkheden om Elvy gekoppeld aan SAP Business One in te zetten.

Wens je Elvy op je eigen serveromgeving? Dan zal Elvy moeten worden geïnstalleerd. Hier hebben wij alle kennis voor in huis.

Heb je geen eigen server? Geen probleem! Het is ook mogelijk om de software in de cloud af te nemen.

Bij beide implementaties zullen er werkzaamheden door ons worden verricht om de inrichting op jouw wensen aan te laten sluiten en jouw organisatie z.s.m. te laten profiteren van de efficiëntie van Elvy.

Tevens zijn wij van mening dat je niet optimaal van Elvy gebruik kan maken zonder een goede training te hebben gevolgd. Deze verzorgen wij dan ook graag!

Elvy werkt nauw samen met veel SAP Business One leveranciers. Of jouw leverancier ook een Elvy partner is kunt je bij ons navragen, of bekijken op onze pagina Partners.