Matchen van inkomende facturen aan inkooporders werkt echt geniaal!

In 2015 kwam Ronnie Dekker, financial controller bij Groenendijk Bedrijfskleding, voor een belangrijke vraag te staan toen zijn facturenstroom toenam: gaan we op de handmatige manier verder met een extra medewerker, of gaan we het proces digitaliseren en automatiseren? Een vraag die meerdere organisaties zichzelf regelmatig stellen. Ronnie besloot om de stap te nemen naar het digitaliseren en automatiseren van het factuurverwerkingsproces met Elvy Factuurverwerking en dat heeft hem veel opgeleverd!

Groei in het vooruitzicht

Groenendijk Bedrijfskleding is groothandel in bedrijfskleding, schoenen en persoonlijke beschermingsmiddelen. Ze mogen zelfs met trots leveren aan defensie. In 2015 kwam Ronnie in aanraking met Elvy Factuurverwerking. “Na het zien van een demonstratie was ik vanaf het eerste moment lyrisch over de software van Elvy, inclusief de bijbehorende fiatteringsstroom.” vertelt hij. “Voorheen verwerkten we facturen handmatig in AccountView en fiatteerden we facturen op papier. Dat verliep toen prima, maar met de groei van de organisatie in het vooruitzicht, hebben we de stap naar Elvy Factuurverwerking gemaakt.”

“Vanaf het eerste moment ben ik lyrisch over de werking van Elvy Factuurverwerking en de fiatteringsstroom”.

Ook maakte Groenendijk Bedrijfskleding door de blijvende groei de overstap naar een ander financieel systeem. De organisatie migreerde van AccountView naar het ERP-pakket van Exact, waar de complete logistieke organisatie mee werkt en de financiële administratie een onderdeel is. “De keuze van een ERP-systeem heeft grote invloed op de organisatie. Toen we destijds de keuze hadden gemaakt, was dit voor Elvy ook geen probleem om deze migratie te realiseren. De overstap ging zonder problemen of uitdagingen, dat betekende dat we weer snel verder aan de slag konden.”

Automatisch inboeken van facturen

Binnen het bedrijf van Groenendijk Bedrijfskleding wordt veel gekeken naar optimalisatie van processen. “Een collega van mij heeft een gratis online training van Elvy Factuurverwerking bijgewoond, om er zeker van te zijn dat er zo efficiënt mogelijk gewerkt wordt.” vertelt Ronnie. “Elvy heeft veel verschillende functionaliteiten waarvan niet altijd iedereen op de hoogte is. Zo heeft in het verleden een Klant Succes Manager van Elvy meegekeken met onze werkwijze. Door dit bezoek verwerken we bepaalde terugkerende facturen met daarin verschillende kostenplaatsen een stuk efficiënter. Dat scheelt maandelijks toch weer tijd en geeft je een gevoel van werkplezier.” haakt Ronnie op in.

“Van de online training die mijn collega had gevolgd, was binnen onze afdeling veel bekend, maar tóch niet alles. Er werd gedemonstreerd hoe facturen automatisch in de financiële administratie geboekt konden worden wanneer er een match is met een inkooporder of ontvangst. Een trigger om voor ons dit ook zo in te laten regelen.” vertelt Ronnie. “Met zo’n 70 tot 80 goederenfacturen per dag, is dit een must om te optimaliseren. We hebben inmiddels ervaren dat circa 50% van de facturen die we met Elvy verwerken geautomatiseerd de financiële administratie in gaat. Daar hoeven we helemaal niets meer aan te doen.” licht de financial controller enthousiast toe. “Het kan nooit een doelstelling zijn om 100% van de goederenfacturen geautomatiseerd te boeken. Je moet bijvoorbeeld rekening houden met verschillen in bestelde en geleverde aantallen. Maar de helft van al onze facturen die zonder check het systeem in kunnen, is al zó veel tijdwinst! Hiervoor heb je geen e-facturen nodig, dit zijn gewoon PDF facturen die Elvy herkent.”

“Het matchen van inkomende facturen aan inkooporders werkt echt geniaal. Circa 50% van de facturen gaat geautomatiseerd de financiële administratie in!”

De impact van de oorlog in Oekraïne en de veelvoorkomende prijswijzigingen die daarbij komen kijken, heeft ook gevolgen voor de automatisering van de financiële administratie. “Doordat inkoopprijzen lastig in te schatten zijn door onze afdeling Inkoop en de vele prijswijzigingen, komen facturen regelmatig niet overeen met de ingevoerde inkoopprijzen. Dat heeft ervoor gezorgd dat we het geautomatiseerd verwerken van inkoopfacturen tijdelijk on-hold hebben gezet. Dit ligt dus niet aan Elvy, maar aan de situatie. Zodra de inkoopprijzen weer stabieler zijn en onder controle zijn door onze inkopers, gaan we hier zeker weer mee aan de slag. We kunnen niet wachten!”

Fiatteren met Elvy

Naast het boeken van facturen, heeft Groenendijk Bedrijfskleding ook het digitaal fiatteren van facturen in de licentie. “Elvy herkent de leverancier op de factuur en bepaalt aan de hand daarvan de fiatteringsstroom.” licht Ronnie toe. “Voor fiatteurs is de software eenvoudig opgebouwd. Nieuwe fiatteurs kunnen direct aan de slag met het beoordelen van facturen. Is een factuur onjuist, kan er ook een opmerking geplaatst worden zodat het duidelijk is waarom een factuur niet gefiatteerd wordt. Dat spreekt allemaal voor zich. Wij hebben ervoor gekozen dat naast verantwoordelijken, ook onze directie alle facturen fiatteert. Dit kunnen ze een-voor-een doen, of in bulk. Net hoe zij dat willen. Zo houden zij ook grip op gemaakte kosten.”

Verandering kan werkplezier opleveren

Ronnie en zijn Finance-team vinden het belangrijk om regelmatig te controleren of er nog op een efficiënte manier gewerkt wordt en of er verbeterslagen te maken zijn. De afgelopen jaren hebben zij al veel financiële processen beetgepakt. Denk aan factureren, debiteurenbeer, maar uiteraard ook het verwerken van inkomende facturen. “Door automatisering, het werk anders indelen én toebrengen van focus kunnen we nu met elkaar het werk aan, ondanks de groei van de organisatie. Daarnaast levert het ook een hoop werkplezier op als je ziet wat voor positieve impact zo een verandering heeft.”

“Door automatisering, het werk anders indelen én toebrengen van focus kunnen we nu met elkaar het werk aan, ondanks de groei van de organisatie.”

Advies voor andere ondernemers

Ronnie vindt het leuk om over zijn positieve ervaring met Elvy te vertellen, maar beseft zich ook goed dat het voor ondernemers lastig is om een verhaal te geloven. “Ik adviseer ondernemers die het factuurverwerkingsproces beet willen pakken, om mee te kijken met andere Elvy-gebruikers. Een visueel beeld geeft zoveel meer feeling bij de software. Dan ervaar je de meerwaarde en kan je écht enthousiast met Elvy aan de slag!”