De administratief medewerker bespaart tijd, de fiatteur krijgt rust.

Toen Financial Cacaountant (😊) Kim Voermans in 2019 in dienst kwam bij Lovechock, was het factuurverwerkingsproces heel anders ingericht dan vandaag de dag. Facturen werden geprint en handmatig overgenomen in het ERP-systeem. Grip krijgen op het fiatteren van facturen was een uitdagende klus. Stapels facturen gingen niet alleen van bureau naar bureau, maar ook naar verschillende locaties. Kim wist vanuit haar ervaring bij een vorig werkgever dat het factuurverwerkingsproces een stuk efficiënter kan. Minder tijdrovend, minder foutgevoelig én duurzamer! Iets waar Lovechock met haar chocolade voor staat.

Het handmatige factuurproces

“Als ik terugkijk naar het proces van een aantal jaar geleden, was dat echt omslachtig.” begint Kim met vertellen. “Facturen werden geprint, er werd een blokstempel op geplaatst en handmatig in SAP Business One geboekt. Vervolgens ging de fysieke factuur naar de manager voor een fiat en indien akkoord kwam deze terug om in de map ‘te betalen’ te doen. Wanneer bepaalde facturen daadwerkelijk betaald moesten worden, pakte ik deze map er weer bij en zocht ik de betreffende facturen op om vervolgens handmatig in de bank te boeken. Zó veel handelingen! En dan kwam het ook regelmatig voor dat bepaalde facturen gefiatteerd moesten worden in onze fabriek in Nederland. Dan ging de fysieke stapel papier mee naar de fabriek”, vertelt Kim vol ongeloof. Dat moest anders! En al snel kwam ze met Elvy om tafel.

Digitalisering: nooit meer een factuur kwijt

Datzelfde jaar ging Lovechock over op Elvy Factuurverwerking. “Dat leverde echt heel veel op! Facturen hoeven niet meer geheel overgetypt te worden door het boekingsvoorstel dat Elvy genereert en de fiatteringsstroom is heel overzichtelijk. Daardoor ben ik nooit meer facturen kwijt, of zie ik in de opmerkingen bij de factuur dat een fiatteur bijvoorbeeld uitstaande vragen bij de leverancier heeft staan.”, vervolgt de financieel accountant. “Dit scheelt een hoop vragen op momenten dat de fiatteur misschien druk bezig is met andere zaken. Daarnaast is digitaal factureren ideaal omdat we medewerkers in het buitenland hebben. Dat werkt echt voor ons fantastisch.”

Bij Lovechock hebben ze ervoor gekozen dat Elvy automatisch de fiatteur bepaalt aan de hand van de crediteur. Dit staat vooraf ingesteld, waardoor het fiatteringsverzoek automatisch naar de betreffende fiatteur verstuurd wordt. Daarnaast hebben zij ingesteld dat er door andere medewerkers automatisch een extra fiat op de factuur vereist is, wanneer deze boven een bepaald bedrag komt. Zo komt het bedrijf niet voor onverwachte hoge uitgaven te staan.

“Met Elvy ben ik nooit meer een factuur kwijt. Alles is duidelijk weergegeven en notities zijn overzichtelijk terug te lezen.”

Niet alleen Kim als boeker is blij met de software van Elvy, ook haar collega’s die facturen fiatteren. Zij ervaren rust, doordat stapels papieren verdwenen zijn en er geen facturen kwijtraken. Daarnaast krijgen zij een melding wanneer facturen klaarstaan om te fiatteren. Dit voorkomt ook betalingsachterstanden bij leveranciers.

Goed(eren)facturen verwerken

In de praktijk verloopt het proces rondom goederenfacturen verwerken in de meeste organisaties net even anders dan bijvoorbeeld voor standaard kosten, zo ook bij Lovechock. “Voor bijvoorbeeld grondstoffen wordt in ons ERP systeem een inkooporder geplaatst door de betreffende afdeling. Het komt vaak voor dat de factuur al binnenkomt, voordat de bestelling geleverd is. De factuur wil ik parkeren in mijn werkvoorraad. Daarvoor maak ik gebruik van de functionaliteit de Store. Wanneer er dan een ontvangst in het ERP systeem geregistreerd staat, kan ik aan de slag met het matchen van de factuur”, vertelt Kim. Ook hierbij is het fysieke papierwerk verleden tijd.

Prettige samenwerking met de collega’s van Elvy

Als er een vraag over de software van Elvy is, voelt Kim geen drempel om contact op te nemen met de afdeling support. “De collega’s van de afdeling support ervaar ik prettig. Zij reageren snel en helpen mij op een vriendelijke wijze. Daarnaast zijn ze oplossingsgericht en kijken zij naar onze werkwijze voor een gepaste oplossing. Maar niet alleen de collega’s van support ervaren wij als prettig, ook vinden wij het contact met onze Klant Succes Manager fijn. Ze denken met trainingen en begeleiding echt aan óns.” Het Klantenportaal van Elvy, waarin beschrijvingen van functionaliteiten staan over de software van Elvy, vindt Kim een fijn overzichtelijk portaal. ‘Artikelen zijn makkelijk te vinden en als ik er niet uit kom, dan benader ik de supportafdeling van Elvy’.

“Ondernemers die nog geen gebruikmaken van een Factuurverwerkingsoplossing adviseer ik écht om het proces te digitaliseren. Papieren facturen zijn in deze tijd niet meer nodig en Elvy Factuurverwerking bespaart je zó veel tijd!”

De digitaliseringssmaak te pakken!

Lovechock heeft zich niet alleen gefocust op de smaken chocoladerepen, ook met digitalisering hebben zij goed de smaak te pakken. De visie van de organisatie is veranderd, doordat digitalisering en automatisering zijn vruchten afgeworpen heeft. Inmiddels zijn meerdere processen geoptimaliseerd, maar zij zijn zeker nog niet klaar. De duurzame organisatie ervaart dat het digitaliseren van het proces zoveel tijd en inzicht oplevert, dat zij ook het declaratieproces en het proces rondom contractregistratie met Elvy gaan optimaliseren.

“We hebben diverse collega’s in het buitenland die veel kosten maken. Deze declaranten bewaren alle bonnen en één keer per maand declareren zij via een Excelformulier alle kosten. Dan is het voor mij ook niet altijd duidelijk op welke manier bepaalde bonnen geboekt moeten worden. Door gebruik te maken van de declaratie app van Elvy hopen we het voor de declaranten gemakkelijk te maken en dat daardoor bij mij de declaraties volledig binnenkomen. Dat gaat dan ook een hoop tijd opleveren!”

Je kan merken dat Lovechock tevreden is over de software van Elvy, want naast declaratieverwerking gaan ze ook starten met Elvy Contractregistratie. Lovechock gaat, zoals veel ondernemers, contracten aan met diverse leveranciers, maar op dit moment zweven de contracten op verschillende afdelingen door de organisatie. Dit willen zij op één locatie inzichtelijk hebben om zoekwerk te voorkomen. ‘Wanneer we een contract aangaan, registeren we dit in Elvy. Zodra de inkomende factuur binnenkomt, wordt gekeken of er een match is. Komt de factuur overeen met de contractafspraken? Dan komt de stap fiatteren direct te vervallen. Dit scheelt dus ook tijd voor de fiatteur. Maar ook het inzicht hebben in de contracttermijnen is voor ons belangrijk. Het is in het verleden voorgekomen dat er contracten verlengd werden, terwijl dit niet de bedoeling is. Fijn als de software van Elvy ons daarop gaat attenderen. Ik kijk ook weer uit naar deze digitaliseringsslag!’