Nauta is een familiebedrijf dat sinds 1963 toonaangevend is in de beveiligingsbranche. Wat begon als een mobiele onderneming met een auto als magazijn, is uitgegroeid tot een betrouwbare importeur, groothandel en fabrikant van beveiligingsproducten.

Met meer dan 10.000 producten in hun assortiment, biedt Nauta niet alleen een breed scala aan beveiligingsoplossingen, maar ook sterke concepten en e-learningmodules om klanten te ondersteunen.

Als familiebedrijf staat Nauta voor kwaliteit, vertrouwen en innovatie. Ze bouwen aan duurzame relaties en slimme oplossingen, waarbij persoonlijk contact met klanten en partners centraal staat.

Met deze rijke geschiedenis en focus op klanttevredenheid is Nauta een betrouwbare partner.

Automatisering en tijdsbesparing

Bij Nauta werden facturen vroeger handmatig ingevoerd en opgeslagen, wat veel tijd kostte. Met de implementatie van Elvy is dit proces volledig geautomatiseerd. Facturen worden automatisch uit de mailbox gehaald, opgeslagen en afgestemd met onze administratieve systemen. Dit bespaart enorm veel tijd en vermindert fouten aanzienlijk.

Elvy integreert naadloos met KCS Wholesale. Dankzij de integratie en automatisering kunnen we facturen vrijwel direct verwerken zodra ze binnenkomen. Facturen komen automatisch in de juiste administratie terecht, en het systeem houdt rekening met de verschillende grootboeken, fiatteurs en de inrichting van onze bedrijfsadministraties. Hierdoor werken we efficiënt.

“Nu worden de facturen direct verwerkt en zien we meteen waar ze in het systeem staan. Dat scheelt enorm veel tijd.”

Voor goederenfacturen verloopt de afstemming met de ontvangsten sneller dan ooit. Elvy koppelt de facturen direct aan de betreffende ontvangsten in het systeem, waardoor afwijkingen en prijsverschillen automatisch naar de inkoper worden gestuurd. Dit bespaart veel handmatig werk en versnelt het hele proces.

Het automatische fiatteringssysteem zorgt ervoor dat facturen meteen bij de juiste persoon terechtkomen, met automatische herinneringen wanneer nodig. Hierdoor verloopt het proces veel efficiënter en overzichtelijker. “Je hoeft niemand meer te achtervolgen. Alles gaat automatisch naar de juiste persoon met een herinnering als het nodig is.”

Overzicht, traceerbaarheid en structuur

Het systeem biedt goede traceerbaarheid. Facturen zijn volledig doorzoekbaar en voorzien van een digitale blokstempel met de datum van inboeken. Dit maakt interne controles en klantvragen eenvoudig en snel te beantwoorden.

Op dit moment werken vier mensen intensief met Elvy, en binnenkort zal ook de Duitse administratie aansluiten. Het systeem ondersteunt meerdere bedrijven en administraties binnen één omgeving, waardoor alles overzichtelijk en gestructureerd blijft.

“Al met al heeft Elvy ons veel tijd, inzicht en rust opgeleverd. De combinatie van automatisering, integratie met KCS Wholesale, digitale fiattering en adviesroutes zorgt voor een betrouwbaar, efficiënt en beheersbaar factuurproces. Dankzij Elvy werken we nu sneller, slimmer en met meer zekerheid.”