Slim investeren in tijd van inflatie en personeelstekort

In 2020 voorspelden mkb’ers in ons benchmark ‘Grip op Financiën’ dat digitalisering de komende drie jaar het meeste effect heeft op hun financiële processen. Inmiddels kunnen we bevestigen dat hier inderdaad flinke stappen in zijn gezet. De coronacrisis en het thuiswerken zorgden voor een extra zetje: bedrijfsprocessen zijn door digitalisering efficiënter ingericht om kosten te besparen en om het werken op afstand makkelijker te maken. Daarnaast moeten organisaties natuurlijk de concurrentie bijblijven. Maar welke stappen zet het mkb in 2023 op het gebied van digitalisering?

De krapte op de arbeidsmarkt zet zich voort en de inflatie bereikt nieuwe hoogtepunten. Het personeelstekort en de hoge kosten maakt ondernemers huiverig om te investeren in de digitalisering van bedrijfsprocessen. Een begrijpelijke reactie. Ze moeten daarvoor tenslotte medewerkers vrijmaken en het vraagt om een extra investering. Eén op de drie ondernemers kiest er dan ook voor om in 2023 te investeren in (nieuw) personeel, zo deelt het FinTech-platform October (2022).

Het vinden en behouden van geschikt personeel vraagt echter om een behoorlijke investering op de korte en lange termijn. Om te beginnen bij de inzet van betaalde kanalen om geschikte kandidaten te bereiken, het bieden van een aantrekkelijk salaris en het vrijmaken van werknemers voor het inwerken van nieuw personeel. Vervolgens is er geen garantie dat het aangenomen personeel naar wens presteert en past bij de organisatie.

Een kleine investering met groot effect

Het (verder) digitaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen is dan eigenlijk een betere oplossing voor het personeelstekort en het verlichten van de werkdruk bij het huidige personeel. Meer dan de helft van het mkb ziet het dan ook als voorwaarde van groei, met name vanwege de mogelijkheden en het geld dat het juist oplevert (October, 2022). Het is relatief goedkoper dan het vinden van nieuw personeel, zorgt voor meer efficiëntie, is specifiek af te stemmen op jouw bedrijfsprocessen en in kleine stappen door te voeren.

Zo kun je slimme software inzetten om financiële processen te optimaliseren. Dit is in het algemeen snel te implementeren voor een relatief laag bedrag met grote impact op de efficiëntie van een bedrijf. Een enorme toegevoegde waarde.

Factuurverwerking is een goed voorbeeld van een proces dat je veel efficiënter kunt inrichten met een kleine investering in software. Facturen worden digitaal verwerkt, waarna software de informatie op de factuur herkent en deze op de juiste manier verwerkt in de financiële administratie. Handmatige werkzaamheden worden op deze manier geminimaliseerd, waardoor de kans op menselijke fouten kleiner is en je efficiënter werkt. Dit betekent dat je met minder mensen hetzelfde, of zelfs meer, voor elkaar krijgt. Ofwel, een snelle en effectieve oplossing voor het personeelstekort en verlichting van de werkdruk!

Hetzelfde geldt voor het declaratieproces. Met declaratiesoftware, vooral in combinatie met een declaratie app, is dit proces vele malen efficiënter in te richten voor zowel werknemer als werkgever. De werknemer, ofwel declarant, maakt een foto van een bonnetje om deze direct op te slaan en vult de juiste gegevens in voor de financiële administratie. Zakelijke kilometers kunnen direct berekend worden aan de hand van de begin- en eindbestemming. Hierdoor hoeft de werkgever minder te controleren en krijgt de werknemer sneller uitbetaald. Dit betekent minder handelingen voor indiener en verwerker, waardoor de werkdruk – als gevolg van het personeelstekort – ook wordt verlicht. Daarnaast is het op tijd uitkeren van declaraties nóg belangrijker nu we te maken hebben met de stijgende inflatie. Werknemers moet erop kunnen rekenen dat zij voorgeschoten kosten op tijd terugkrijgen voor het opvangen van andere kosten. Je wilt tenslotte ook dat je huidige personeel met plezier werkt!

Begin op tijd: start met oriënteren

Overweeg je om processen te digitaliseren en automatiseren? Het is verstandig om ruim van tevoren de behoeftes vanuit de organisatie op te nemen en te oriënteren op de digitale mogelijkheden in de markt. Dit neemt vaak meer tijd in beslag dan je denkt. Wacht dus niet tot er budget beschikbaar komt!

In de oriëntatiefase bepaal je welke oplossingen van toegevoegde waarde zijn voor de organisatie en wat de impact is. In tijd en geld. Zo voorkom je teleurstelling, bijvoorbeeld in de vorm van technische beperkingen of weinig draagvlak onder personeel.

Dit zijn de stappen die je in grote lijnen kunt volgen in de oriëntatiefase:

1. Stel vast welk proces negatief wordt beïnvloed door het tekort aan personeel.
2. Onderzoek hoe je dit proces efficiënter kunt inrichten en ga eventueel op zoek naar passende digitale oplossingen. Misschien is het niet eens nodig om te investeren in iets nieuws. Soms kom je onverwachts ver met een kleine verandering of blijkt het bij nader inzien mogelijk om efficiënter te werken met bestaande middelen, bijvoorbeeld omdat je niet op de hoogte was van alle functionaliteiten.
3. Breng in kaart wat een dergelijke digitale oplossing voor impact heeft op de organisatie. Misschien zijn er processen die je gelijktijdig moet beetpakken of heeft het negatieve invloed op een ander onderdeel in de organisatie. Overweeg de impact en zorg voor draagvlak.
4. Breng in kaart welke producten het beste aansluiten bij de behoeftes van de organisaties. Ga in gesprek met diverse partijen om te onderzoeken welke functionaliteiten ze bieden en in hoeverre dit aansluit bij jullie behoeftes. Vraag ook gelijk naar de technische specificaties. Het is hierin belangrijk om te kijken hoe het aansluit bij bestaande processen en applicaties.

Bovengenoemde stappen dienen als richtlijn. Het belangrijkste is dat je van tevoren goed nadenkt over wat je wilt, maar maak het jezelf ook niet te moeilijk. Zo kun je vrijblijvend advies opvragen bij een partner of leverancier voor automatiseringssoftware. Zij weten vanuit ervaring wat wel/niet werkt voor organisaties in specifieke markten met vergelijkbare processen.