Regeling werkgebonden personenmobiliteit
Wat betekent de rapportageverplichting voor jouw organisatie?
Heeft jouw bedrijf 100 of meer werknemers in dienst? Dan ben je vanaf 1 juli 2024 verplicht te rapporteren over zowel het zakelijke verkeer als het woon-werkverkeer van jouw werknemers. Deze verplichting, bekend als de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM), is bedoeld om de CO2-uitstoot te meten. Deze nieuwe verplichting kan aanzienlijke gevolgen hebben voor de manier waarop jouw bedrijf mobiliteitsgegevens verzamelt en rapporteert. Maar wat houdt deze verplichting precies in en hoe kun je je als bedrijf hierop voorbereiden?
Waar komt de rapportageplicht vandaan?
De rapportageplicht is een gevolg van het klimaatakkoord en maakt deel uit van de doelstellingen voor de vermindering van de CO2-uitstoot. Het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat wil daarom inzicht krijgen in de hoeveelheid CO2-uitstoot die hieruit voortkomt. Het doel is om tegen 2030 de uitstoot door personenmobiliteit met 1,5 megaton te verminderen.
Wat houdt deze verplichting in?
Vanaf 1 juli 2024 ben je als werkgever verplicht te rapporteren over het zakelijke- en het woon-werkverkeer van jouw medewerkers. Als bedrijf ben je verplicht niet alleen het aantal gereden kilometers te rapporteren, maar ook het gebruikte vervoermiddel en de soort brandstof.
Het indienen van de rapportage gebeurt via het digitale formulier van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). De rapportage moet uiterlijk op 30 juni van het daaropvolgende kalenderjaar worden ingediend bij het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW). Voorbeeld: Uiterlijk 30 juni 2025 moeten de verzamelde gegevens over het jaar 2024 worden ingediend. Het is van belang om alle administratie voor de rapportage te bewaren, ook na het indienen hiervan. Voor deze rapportage gaat binnenkort ook een bewaartermijn gelden.
Wat moet worden gerapporteerd?
Voor de rapportage dien je onder andere de volgende gegevens te rapporteren:
- Type vervoermiddel: auto, (brom)fiets, scooter en openbaar vervoer
- Soortbrandstof: alleen van toepassing bij auto, bromfiets en scooter
- Aantal gereden kilometers per rit
- Daadwerkelijk gemaakte OV-kosten
Wanneer moet er worden gerapporteerd?
De regeling werkgebonden personenmobiliteit is van toepassing op bedrijven met 100 werknemers of meer. Het gaat hierbij om werknemers met een arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling van twintig uur of meer per week. Vanaf 1 juli 2024 wordt per bedrijf gecontroleerd hoeveel medewerkers aan deze criteria voldoen. Het aantal werknemers wordt bepaald door alle werknemers van vestigingen met hetzelfde KVK-nummer bij elkaar op te tellen. Dit geldt ook voor werknemers die in het buitenland wonen maar in Nederland werken.
De datum voor het bepalen van het aantal werknemers is voor het jaar waarover je rapporteert. Het maakt niet uit of het aantal werknemers door het jaar verandert. Als je bedrijf minder dan 100 medewerkers telt, dan is deze regeling niet voor jouw bedrijf van toepassing.
Geautomatiseerde werkgebonden personenmobiliteit
Het bijhouden van alle benodigde informatie kan voor jouw bedrijf een uitdaging zijn, zeker omdat het om meer dan 100 medewerkers gaat. Geautomatiseerde oplossingen zoals digitale declaratieverwerking, stroomlijnen dit proces. Met declaratieverwerking wordt het hele zakelijke declaratieproces eenvoudiger.
Elvy Declaratieverwerking is zo’n oplossing voor het registreren van zakelijke kilometers. Werknemers registreren eenvoudig via de declaratie app het vervoermiddel en het soort brandstof van elke rit. Daarnaast voeren zij het begin- en eindpunt in, waarna het aantal kilometers wordt berekend door de integratie met Google Maps. De gegevens worden automatisch bijgehouden in een speciale rapportage lijst, zodat het invullen van de RVO rapportage een stuk eenvoudiger wordt. Elvy Declaratieverwerking zorgt er dus voor dat het verzamelen van mobiliteitsgegevens een stuk efficiënter verloopt!
Conclusie
Als jouw bedrijf 100 of meer medewerkers in dienst heeft, dan ben je verplicht om het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van jouw werknemers te rapporteren en in te dienen bij het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Dit handmatig bijhouden kost onnodig veel tijd. Met Elvy declaratieverwerking dien je gemakkelijk alle gegevens in.
Wil jij meer informatie over Elvy Declaratieverwerking en de registratie van jouw werkgebonden personenmobiliteit? Vraag vrijblijvend een demonstratie aan via onze website.
Benieuwd wat Elvy voor jouw organisatie kan betekenen?
Maakt jouw organisatie al gebruik van Elvy Declaratieverwerking? En heb jullie 100 of meer medewerkers in dienst? Neem dan contact met ons op, want deze regeling geldt ook voor jou! Maak je nog geen gebruik van Elvy Declaratieverwerking en wil je efficiëntie toevoegen aan jouw bedrijfsprocessen? Neem gerust contact met ons op of vraag vrijblijvend een demonstratie aan.