Doorbreek de gewoonte van handmatig facturen verwerken: ga voor digitaal en automatisch

Handmatig facturen verwerken klaart de klus, maar efficiënt is het niet. Toch zien we bij Elvy dat veel organisaties nog op deze manier werken. Zonde! Het kan zoveel makkelijker: voor alle werknemers die betrokken zijn bij de financieel administratieve processen in de organisatie. En dan hebben we het nog niet eens over de archiefkasten die uitpuilen met ordners vol facturen en stapels papieren op de werkplek. Tijd voor verandering!

Het printen van een factuur geeft je misschien het gevoel dat je grip hebt, omdat de administratie tastbaar is en je gewend bent aan de huidige werkwijze. Maar niets is minder waar! Soms moet je gewoontes doorbreken om als organisatie te blijven groeien en ruimte te maken voor nieuwe stappen. Het digitaliseren en automatiseren van de facturenstroom is de eerste stap om de financieel administratieve processen beter in te richten. Met de juiste software voor factuurverwerking ervaar je snel de voordelen: een investering die zich op korte termijn terugverdient. Daarna wil je nooit meer terug naar handmatig werken!

 

De belangrijkste voordelen van factuurverwerking software

 

1. Efficiënter werken

Je bent minder tijd kwijt aan het verzamelen en organiseren van facturen. Facturen worden automatisch opgepakt uit de mailbox en fysieke documenten kan je gelijk inscannen. Vervolgens worden ze onder de juiste administratie geplaatst. Ofwel: sneller klaar met jouw financiële administratie. Efficiënter werken, dus goed voor de portemonnee!

2. Altijd en overal inzicht

Altijd en overal real-time inzicht. Je hebt volledig inzicht en controle over je financiële administratie, doordat facturen direct worden geboekt en gearchiveerd. Je ziet in één oogopslag wat de geldstroom is van je bedrijf, waardoor je meer grip hebt op je financiën. Zo kan je op tijd bijsturen. Levert je misschien zelfs concurrentievoordeel op!

3. Nauwkeuriger werken, minder fouten

Je bent bezig met het overtypen van financiële gegevens en later blijkt er een fout in te zitten. Oeps! Dat kost tijd en geld. De kans op fouten is aanzienlijk kleiner door de automatische herkenning van gegevens. En werk je met goederenfacturen? Met 3-way-matching worden de bestelling, ontvangst en factuur direct op elkaar afgestemd. Hierdoor kan je met een gerust hart de factuur laten fiatteren of direct betaalbaar stellen.

4. Makkelijker fiatteren

Vooraf bepaal je aan welke fiatteurs een factuur aangeboden moet worden (eventueel aan de hand van boekingsgegevens). Dit kan op meerdere niveaus. Pas na volledige goedkeuring wordt de factuur vrijgegeven voor betaling. Zo houd je controle en betaal je pas als alles akkoord is! Met een audit-trail kan je zelfs achteraf inzien wie de factuur heeft gefiatteerd. En ben je buiten de deur? Geen probleem! Met een app kan je altijd en overal facturen fiatteren.

5. Nooit meer facturen kwijt

Je bent op zoek naar een factuur, maar weet niet meer exact van welk jaar en wat de productnaam is. Hoe ga je die factuur vinden? Het overkomt de beste, maar is behoorlijk vervelend. In financiële software wordt het meteen opgeslagen en kies je zelf op welke criteria je wilt zoeken. Facturen zijn zelfs terug te vinden op inhoud: alle herkende tekst in het document. Geen tijdrovende zoektochten meer!

6. Scheelt ruimte

Volle archiefkasten en een bureau met stapels papier zijn verleden tijd. Alles staat netjes in één digitaal archief, waar je makkelijk in kan zoeken. Scheelt ruimte! Eindelijk plek voor extra werkplekken.

7. Snellere communicatie

Toegankelijke informatie maakt communicatie met betrokken partijen makkelijker, zowel intern als extern. En moet je bijvoorbeeld bij de overheid een belangrijke aanvraag indienen? Dat is zo geregeld met alle financiële gegevens paraat.

8. Duurzaamheid

En als laatste, maar zeker niet minst belangrijke voordeel: je werkt papierloos! Zo draag je als bedrijf bij aan een schonere wereld en duurzame toekomst. Daar kan je niet meer omheen.

Deel dit blogartikel met jouw netwerk:

Webinar: Elvy Factuurverwerking

Wil je jouw facturen efficiënter verwerken? In het gratis webinar maak je kennis met alle mogelijkheden van Elvy Factuurverwerking geïntegreerd met jouw financiële systeem.

Webinar Elvy met AccountView

Webinar Elvy met SAP Business One