Hoe werkt OCR software?

1. Document scannen

OCR software wordt gebruikt om een papieren document, of niet bewerkbaar digitaal document, om te zetten naar een digitaal bewerkbaar document. OCR herkent patronen in een afbeelding. Je scant bijvoorbeeld een contract of factuur in en dit wordt door OCR herkend als afbeelding (PDF/JPEG).

2. OCR herkenning

De OCR software onttrekt alle benodigde gegevens – letters, cijfers en leestekens – uit de afbeelding. Daaruit volgen woorden en tekst. Dit levert een bewerkbaar digitaal document op.

3. Snelle verwerking

Na oplevering van het bewerkbare digitale document kan de informatie gemakkelijk worden verwerkt in een tekstprogramma, in het geval van een factuur betreft dit de financiële software.

Hoe werkt OCR software in Elvy Factuurverwerking?

Elvy Factuurverwerking past slimme OCR software toe voor de verwerking van (gescande) facturen in PDF-formaat. De term ‘scan en herken software‘ of OCR scanner wordt ook gebruikt om te verwijzen naar OCR software.

Het aflezen van een document gebeurt in Elvy met Freeform OCR-herkenning. Freeform OCR is een techniek om automatisch gegevens van een factuur te herkennen, ongeacht waar de gegevens op een factuur zich bevinden. Je hoeft dus niet met een vast template te werken.

Door het gebruik van OCR-herkenning worden gegevens op de factuur in Elvy herkend, van factuurdatum tot btw-nummer en van website tot het totaalbedrag op de factuur. Vervolgens wordt op basis van de herkende gegevens, en de gegevens uit jouw financiële software, een boekingsvoorstel gemaakt door Elvy.

Voordelen OCR software bij verwerking facturen

OCR software zorgt ervoor dat facturen snel en nauwkeurig herkend worden. Door deze techniek kan jouw factuur eenvoudig geboekt en gearchiveerd worden in de financiële software.

Stel hier jouw vraag

Snel en efficiënt facturen verwerken

OCR software neemt een deel van de uitvoerende werkzaamheden uit handen. De administratief medewerker hoeft de factuurgegevens namelijk niet meer over te typen. Dat betekent minder handelingen om te verrichten en sneller resultaat. Ofwel, efficiëntie! Daarnaast krijgt de administratief medewerker meer ruimte om een controlerende rol te vervullen in plaats van een uitvoerende rol. Een win-win situatie voor werkgever en werknemer!

Nauwkeurig gegevens overnemen

Bij het overtypen van factuurgegevens sluipt een foutje er snel in. En dat kan uiteraard iedereen overkomen! Maar het is ook makkelijk te voorkomen. OCR software realiseert automatische herkenning van factuurgegevens en dat maakt het veel minder foutgevoelig dan het overtypen van gegevens.

Elvy helpt deze bedrijven efficiënter werken

Enorme tijdwinst en betere informatievoorziening dankzij Elvy
  • Caspar Remie
  • Riverdale
  • Elvy Factuurverwerking - KCS Wholesale
Lees meer
Voor ons is het een hele goede investering geweest, met efficiency en inzicht als grootste voordeel
  • Sjaak Meijer
  • Basil
  • Elvy Factuurverwerking en Documentarchivering - KCS Wholesale
Lees meer
We hebben nu binnen een minuut de volledige fiatteringsstatus in beeld.
  • Kevin Janssen
  • Beslist.nl
  • Elvy Factuurverwerking - UNIT4 Multivers
Lees meer

OCR as a Service

Elvy blijft verbeteren. We zijn dan ook druk bezig met de ontwikkeling van OCR as a Service. Met onder andere standaardherkenning op regelniveau, het verwerken van inkoopfacturen naar XML/UBL en de mogelijkheid om een eigen kolomselectie te maken. Dit biedt jou meer grip op het factuurverwerkingsproces!

Wil je meer weten over de status van deze ontwikkelingen en wat het voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op en we praten je hier graag over bij.

Blijf op de hoogte

Meld je aan voor onze nieuwsbrief

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws omtrent het digitaliseren en automatiseren van jouw financieel administratieve processen? Meld je nu aan voor onze nieuwsbrief!

Aanmelden nieuwsbrief