Digitaal facturen verwerken heeft veel voordelen!
Het factuurverwerkingsproces digitaliseren levert je heel veel tijd op. Het verzamelen en organiseren van facturen gaat namelijk automatisch. Zo ben je sneller klaar met jouw financiële administratie. Tijdwinst dus! Kan jij je bezighouden met werkzaamheden die je écht leuk vindt.
Een (typ)foutje is zo gemaakt. Door je factuurverwerkingsproces te automatiseren is overtypen verleden tijd, aangezien Elvy een boekingsvoorstel doet. Je hebt dus een controlerende rol, in plaats van een uitvoerende rol.
Je hebt volledig inzicht en controle over je financiële administratie, doordat facturen direct worden geboekt en gearchiveerd. Zo zie je in een oogopslag wat de geldstroom is van je bedrijf, waardoor je meer grip hebt op je financiën. Zo kan je op tijd bijsturen.
We hebben al drie voordelen genoemd van inkoopfacturen digitaal verwerken. Maar dat zijn ze nog lang niet allemaal! Lees alle voordelen nu in ons blog.
Elvy Factuurverwerking heeft verschillende stappen die ervoor zorgen dat het verwerken van facturen in jouw financiële administratie eenvoudig en snel verloopt.
Veel facturen ontvang je waarschijnlijk per mail. Als PDF, e-factuur, of als ander bestand. Elvy haalt deze facturen automatisch uit jouw mailbox op. Daar hoef je zelf niets voor te doen. Ontvang je nog papieren facturen? Scan deze dan in, want ook gescande documenten herkent Elvy.
Jouw factuur staat nu in Elvy. Tijd om te herkennen! Met behulp van OCR software in Elvy wordt jouw factuur razendsnel herkend. De herkende gegevens gebruiken we om het inboeken van de factuur een stuk sneller te laten verlopen. Levert jouw leverancier een e-factuur (UBL/XML) aan, dan leest Elvy die gegevens uit en gebruikt Elvy de PDF voor de visuele weergave en verwerking.
Elvy doet een boekingsvoorstel om richting jouw financiële administratie te zenden. Aan jou nu de taak om dit te controleren en, indien noodzakelijk, een kleine aanpassing te doen. Ben je akkoord met het voorstel? Dan is op het moment dat jij op ‘akkoord’ klikt, de boeking verwerkt in jouw financiële administratie en voegen we de factuur als bijlage toe. Elvy heeft namelijk een real-time koppeling met jouw financiële software. We zorgen er nog wel voor dat de factuur in jouw financiële software geblokkeerd wordt voor betaling. Waarom deze betalingsblokkade? Dat vertellen we je in stap 4.
Voordat een factuur op de betaaladvieslijst komt, wil je de factuur wel (laten) goedkeuren voor betaling. Elvy zorgt ervoor dat de factuur terecht komt bij de juiste fiatteur(s). Deze fiatteringsstroom bepaal je vooraf bij inrichting, zodat je daar tijdens het verwerken van facturen niet meer aan hoeft te denken. Fiatteringstromen kunnen bepaald worden aan de hand van geboekte grootboeken, projecten, kostenplaatsen, bedragen, of andere gegevens.
Is de factuur gefiatteerd? Dan wordt de boeking vrijgegeven voor betaling in jouw financiële software.
De betaalblokkade is van de boeking. Je weet nu zeker dat deze factuur betaald mag worden. Dit betaalproces doe je zoals je gewend bent vanuit je financiële software. Je zult ervaren dat het factuurverwerkingsproces op deze manier een stuk efficiënter, inzichtelijker en gemakkelijker verloopt!
Een beeld vertelt soms meer dan duizend woorden. Bekijk daarom eens onze animatievideo over Elvy Factuurverwerking, waarin we je meenemen in het factuurverwerkingsproces. Wil je meer informatie over Elvy Factuurverwerking? Vraag dan vrijblijvend een demonstratie van Elvy aan.
Bij Elvy hebben we met veel financiële software en ERP-systemen een real-time integratie. Grote kans dat Elvy integreert met jouw systeem! Ons developmentteam blijft onze software doorontwikkelen en voegt regelmatig nieuwe mogelijkheden en functionaliteiten toe. Daarnaast blijven we kijken naar nóg meer mogelijke koppelingen met financiële softwarepakketten of ERP-systemen. Op de homepagina kun je de oplossing van Elvy en jouw financieel of ERP pakket selecteren voor meer informatie. Staat jouw koppeling hier niet bij, maar ben je wel geïnteresseerd in de mogelijkheden van automatische factuurverwerking? Geen probleem! Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen over de mogelijkheden.
