Digitaal archief met KCS Wholesale

Met Elvy Documentarchivering kun je zelf bepalen welke documenten je digitaal wilt archiveren. De oplossing is zo opgezet dat je eigen documenttypen aan kunt maken en per documenttype kan bepalen welke gegevens vereist zijn voor een juiste archivering.

De real-time koppeling tussen Elvy en KCS Wholesale zorgt ervoor dat handmatig importeren en exporteren verleden tijd is. Elvy staat constant in verbinding met de database van KCS Wholesale, waardoor er geen vertragingen zijn tijdens het verwerken van documenten.

Elvy biedt de mogelijkheid om bij de verwerking van een document direct alle stamgegevens van de betreffende relatie te updaten. Zo heb je te allen tijde een volledig up-to-date relatiebestand.

Fiatteren wordt eenvoudig gemaakt met Elvy. Zodra een document is gedigitaliseerd en gearchiveerd, kan deze aan de juiste medewerkers worden aangeboden ter goedkeuring. Fiatteurs worden automatisch op de hoogte gesteld van de documenten die zij nog moeten behandelen.

Als een document langer dan gepland in omloop blijft, kunnen hier verschillende automatische acties op worden ondernomen. De fiatteur en de verwerker van het document kunnen een reminder krijgen, waarna de gepaste actie kan worden genomen.

Om volledig inzicht te geven in de voortgang wordt er een ‘audit trail’ bijgehouden van elk document. Je hebt daardoor op ieder moment een volledig overzicht van alle handelingen die door verschillende medewerkers bij een document zijn uitgevoerd of nog uitgevoerd dienen te worden.

Archiveer jij pakbonnen in het archief van Elvy? Dan is het mogelijk om de pakbon te koppelen aan de inkomende factuur die verwerkt wordt in Elvy Factuurverwerking. Zo is de pakbon altijd aanwezig in het archief én in de financiële administratie achter de betreffende boeking. Ook handig wanneer collega’s de factuur moeten fiatteren. Zo is direct de factuur met de bijbehorende pakbon in beeld.

De realtime koppeling tussen Elvy en KCS Wholesale verloopt via de COMCal module of de API van KCS Wholesale.

Samen met jou, de systeembeheerder en KCS Wholesale leverancier wordt besproken welke in jouw situatie het beste kan worden ingezet.

Elvy is beschikbaar in verschillende prijsmodellen. Afhankelijk van jouw situatie kan er gekozen worden voor een abonnementsmodel per maand of een eenmalige aanschafprijs met jaarlijkse onderhoudskosten.

Wij zijn graag transparant en vermelden onze prijzen dan ook op onze website. Je kunt hiervoor terecht op onze pagina prijzen.

Er bestaan twee mogelijkheden om Elvy gekoppeld aan KCS Wholesale in te zetten.

Als je wenst om Elvy op je eigen serveromgeving te implementeren, dan zal Elvy moeten worden geïnstalleerd. Hier hebben wij alle kennis voor in huis.

Mocht je gebruik willen maken van Elvy Online, dan is het mogelijk de software in de Cloud af te nemen en hoeft de software niet apart te worden geïnstalleerd.

Bij beide implementaties zullen er werkzaamheden door ons worden verricht om de inrichting op jouw wensen aan te laten sluiten en je z.s.m. te laten profiteren van de efficiëntie van Elvy.

Tevens zijn wij van mening dat je niet optimaal van Elvy gebruik kan maken zonder een goede training te hebben gevolgd. Deze verzorgen wij dan ook graag voor je!

Elvy werkt nauw samen met veel KCS Wholesale leveranciers. Op het partneroverzicht kun je zien of jouw leverancier ook een partner van Elvy is.