Factuurverwerking met Unit4 Wholesale

De real-time koppeling tussen Elvy en Unit4 Wholesale zorgt ervoor dat handmatig importeren en exporteren verleden tijd is. Elvy staat constant in verbinding met de database van Unit4 Wholesale, waardoor er geen vertragingen zijn tijdens het verwerken van een boeking.

Elvy kent geen eigen stambestanden, maar maakt gebruik van de aanwezige stambestanden in Unit4 Wholesale. Daarbij zijn ook alle ingestelde Business Rules actief in Elvy. Een kostenplaats wordt bijvoorbeeld direct overgenomen bij een specifieke grootboekrekening, als dit in Unit4 Wholesale is ingesteld.

De uitgebreide koppeling met Unit4 Wholesale zorgt ervoor dat u in Elvy op alle beschikbare velden kunt boeken.

Met Elvy kunt u op alle kopregel velden van een boeking boeken zoals periode en BTW scenario. Ook kan er op de volgende boekingsregel velden geboekt worden:

• Kostenplaats
• Kostendrager
• Verplichting
• Aantal
• Artikelcode
• Magazijn
• Vestigingen
• Verladingen
• Vaste Activa
• Permanence
• Leverancierscode
• Eenheid
• Valuta

Elvy wordt continu geoptimaliseerd, waardoor het kan zijn dat dit overzicht niet volledig is. Voor vragen over de beschikbaarheid van andere boekingsvelden kunt u contact met ons opnemen!

Fiatteren wordt eenvoudig gemaakt met Elvy. Wanneer de factuur is geboekt en gearchiveerd, wordt deze geblokkeerd voor betaling tot het moment dat de factuur gefiatteerd is. Fiatteurs worden automatisch op de hoogte gesteld van de facturen die zij nog moeten behandelen. Zowel via de browser met ElvyWeb als met de Elvy App is het mogelijk om te fiatteren.

Als een factuur langer dan gepland in omloop blijft dan kunnen hier verschillende automatische acties op worden ondernomen. De fiatteur en de administratie kunnen een reminder krijgen, waarna de gepaste actie kan worden genomen.

Aan de hand van de boekingsgegevens kan Elvy bepalen wie er wanneer moet fiatteren. Dit gebeurt op basis van bijvoorbeeld projecten, geboekte grootboeken, en kostenplaatsen. Door een waterdichte inrichting zorgt u ervoor dat er geen factuur beschikbaar komt voor betaling zonder dat daar de juiste personen hun fiat voor hebben gegeven.

Door de real-time integratie met Unit4 en alle achterliggende stambestanden kan Elvy vergaande controles uitvoeren bij het verwerken van uw facturen.

Bij de herkenning van een factuur zal Elvy dan ook direct checken of de factuur al eerder is verwerkt, of het een spookfactuur betreft, en zal het bankrekeningnummer van de crediteur op correctheid worden gecontroleerd.

Zodra een factuur door Elvy wordt geboekt en gearchiveerd in Unit4 Wholesale wordt de boeking geblokkeerd voor betaling, mits de factuur nog gefiatteerd moet worden. De factuur wordt daarbij direct aan de juiste fiatteurs aangeboden.

Om u het volledige inzicht te geven in de voortgang wordt er een ‘audit trail’ bijgehouden van elke factuur. U heeft daardoor op ieder moment een volledig overzicht van alle handelingen die door verschillende medewerkers bij een factuur zijn uitgevoerd of nog uitgevoerd dienen te worden.

Behalve het verwerken van kostenfacturen is het met Elvy ook mogelijk om goederenfacturen volledig te verwerken. Bij het boeken van een factuur kan Elvy aan de hand van verschillende gegevens, zoals aantallen en artikelprijzen, de factuur matchen.

Verschillen worden geconstateerd en kunnen op een correcte manier worden verwerkt. Order- en vervoerskosten kunnen ook direct op de juiste manier worden aangeduid.

De boeking wordt vanuit Elvy direct in Unit4 Wholesale aangemaakt. De betreffende factuur wordt direct bij de boeking in Unit4 Wholesale als PDF gearchiveerd.

De archivering van de factuur voldoet volledig aan de digitale bewijslast zoals de belastingdienst dit heeft vastgesteld. Facturen hoeven niet meer fysiek te worden bewaard. Daardoor bent u in de toekomst ook niet afhankelijk van Elvy voor het raadplegen van de facturen. Uw volledige archief is in Unit4 Wholesale te raadplegen.

De realtime koppeling tussen Elvy en Unit4 Wholesale verloopt via de U4Invoice van Unit4 Wholesale.

Hoe deze in uw situatie het beste kan worden ingezet wordt samen met u, uw systeembeheerder en uw Unit4 Wholesale leverancier besproken.

Elvy is beschikbaar in verschillende prijsmodellen. Afhankelijk van uw situatie kan er gekozen worden voor een abonnementsmodel per maand of een eenmalige aanschafprijs met jaarlijkse onderhoudskosten.

Wij zijn graag transparant en vermelden onze prijzen dan ook op onze website. U kunt hiervoor terecht op onze prijspagina.

Er bestaan meerdere mogelijkheden om Elvy gekoppeld aan Unit4 Wholesale in te zetten.

Als u wenst Elvy op uw eigen serveromgeving te implementeren, zal Elvy moeten worden geïnstalleerd. Hier hebben wij alle kennis voor in huis.

Bij implementaties zullen er werkzaamheden door ons worden verricht om de inrichting op uw wensen aan te laten sluiten en u z.s.m. te laten profiteren van de efficiëntie van Elvy.

Tevens zijn wij van mening dat u niet optimaal van Elvy gebruik kan maken zonder een goede training te hebben gevolgd. Deze verzorgen wij dan ook graag voor u!

Elvy werkt nauw samen met Unit4 en veel Unit4 Wholesale leveranciers. Op het partneroverzicht kunt u zien of uw leverancier ook een partner van Elvy is.