Factuurverwerking met Exact Online

Met de functionaliteit om volledig automatisch facturen door te boeken, kun je met Elvy Online grote aantallen facturen zeer efficiënt verwerken.

De functionaliteit geeft je de mogelijkheid om alle volledig herkende facturen binnen een administratie in één keer te boeken en te archiveren. Elvy checkt daarbij of alle vereiste boekingsgegevens zijn herkend en er geen dubbele of spookfacturen aanwezig zijn.

De real-time koppeling tussen Elvy en Exact Online zorgt ervoor dat handmatig importeren en exporteren verleden tijd is. Elvy staat constant in verbinding met de database van Exact Online, waardoor er geen vertragingen zijn tijdens het verwerken van een boeking.

Elvy kent geen eigen stambestanden, maar maakt gebruik van de aanwezige stambestanden in Exact Online. Daarbij zijn ook alle ingestelde Business Rules actief in Elvy. Een kostenplaats wordt bijvoorbeeld direct overgenomen bij een specifieke grootboekrekening, als dit in Exact Online is ingesteld.

De uitgebreide koppeling met Exact Online zorgt ervoor dat je in Elvy op alle beschikbare velden kunt boeken.

Met Elvy kun je op alle kopregel velden van een boeking boeken. Ook kan er op de volgende boekingsregel velden geboekt worden:

• Kostenplaats
• Kostendrager
• Project
• Aantal
• Artikel
• Magazijn
• Uitgestelde kosten
• G-Rekening
• Wisselkoers

Elvy wordt continu geoptimaliseerd, waardoor het kan zijn dat dit overzicht niet volledig is. Voor vragen over de beschikbaarheid van andere boekingsvelden kun je contact met ons opnemen!

Fiatteren wordt eenvoudig gemaakt met Elvy. Wanneer de factuur is geboekt en gearchiveerd, wordt deze geblokkeerd voor betaling tot het moment dat de factuur gefiatteerd is. Fiatteurs worden automatisch op de hoogte gesteld van de facturen die zij nog moeten behandelen. Zowel via de browser met ElvyWeb als met de Elvy App is het mogelijk om te fiatteren.

Als een factuur langer dan gepland in omloop blijft dan kunnen hier verschillende automatische acties op worden ondernomen. De fiatteur en de administratie kunnen een reminder krijgen, waarna de gepaste actie kan worden genomen.

Aan de hand van de boekingsgegevens kan Elvy bepalen wie er wanneer moet fiatteren. Dit gebeurt op basis van bijvoorbeeld projecten, geboekte grootboeken, en kostenplaatsen. Door een waterdichte inrichting zorg je ervoor dat er geen factuur beschikbaar komt voor betaling zonder dat daar de juiste personen hun fiat voor hebben gegeven.

Door de real-time integratie met Exact Online en alle achterliggende stambestanden kan Elvy vergaande controles uitvoeren bij het verwerken van jouw facturen.

Bij de herkenning van een factuur zal Elvy dan ook direct checken of de factuur al eerder is verwerkt, of het een spookfactuur betreft, en zal het bankrekeningnummer van de crediteur op correctheid worden gecontroleerd.

Zodra een factuur door Elvy wordt geboekt en gearchiveerd in Exact Online wordt de boeking geblokkeerd voor betaling, mits de factuur nog gefiatteerd moet worden. De factuur wordt daarbij direct aan de juiste fiatteurs aangeboden.

Om je het volledige inzicht te geven in de voortgang wordt er een ‘audit trail’ bijgehouden van elke factuur. Je hebt daardoor op ieder moment een volledig overzicht van alle handelingen die door verschillende medewerkers bij een factuur zijn uitgevoerd of nog uitgevoerd dienen te worden.

Behalve het verwerken van kostenfacturen is het met Elvy ook mogelijk om goederenfacturen volledig te verwerken. Bij het boeken van een factuur kan Elvy aan de hand van verschillende gegevens, zoals aantallen en artikelprijzen, de factuur matchen.

Verschillen worden geconstateerd en kunnen op een correcte manier worden verwerkt. Order- en vervoerskosten kunnen ook direct op de juiste manier worden aangeduid.

Elvy biedt de mogelijkheid om bij de verwerking van een factuur ook direct alle stamgegevens van de betreffende crediteur of debiteur te updaten. Elvy controleert niet alleen of het bankrekeningnummer op de factuur nog overeenkomt met het bankrekeningnummer in Exact Online, maar voert ook controles op het btw-nummer, kvk-nummer, e-mailadres en meer.

Tevens biedt Elvy de mogelijkheid om de standaard vastgelegde grootboek en btw-code op de crediteurkaart in Exact Online vast te leggen. Als een crediteur of debiteur nog niet aanwezig is in Exact Online, kan deze ook middels Elvy worden aangemaakt op basis van de herkende factuurgegevens.

De boeking wordt vanuit Elvy direct in Exact Online aangemaakt. De betreffende factuur wordt direct bij de boeking in Exact Online als PDF gearchiveerd.

De archivering van de factuur voldoet volledig aan de digitale bewijslast zoals de belastingdienst dit heeft vastgesteld. Facturen hoeven niet meer fysiek te worden bewaard. Daardoor ben je in de toekomst ook niet afhankelijk van Elvy voor het raadplegen van de facturen. Jouw volledige archief is in Exact Online te raadplegen.

De realtime koppeling tussen Elvy Online en Exact Online verloopt via de API van Exact Online.

Elvy is beschikbaar in verschillende prijsmodellen. Afhankelijk van jouw situatie kan er gekozen worden voor een abonnementsmodel per maand of een eenmalige aanschafprijs met jaarlijkse onderhoudskosten.

Wij zijn graag transparant en vermelden onze prijzen dan ook op onze website. Je kunt hiervoor terecht op onze prijspagina.

Elvy Online wordt in de Cloud aangeboden en hoeft dus niet apart te worden geïnstalleerd.

Bij de implementatie zullen er wel werkzaamheden door ons worden verricht om de inrichting op jouw wensen aan te laten sluiten en je z.s.m. te laten profiteren van de efficiëntie van Elvy Online.

Tevens zijn wij van mening dat je niet optimaal van Elvy Online gebruik kan maken zonder een goede training te hebben gevolgd. Deze verzorgen wij dan ook graag!

Elvy werkt nauw samen met Exact en veel Exact Online leveranciers. Op het partneroverzicht kun je zien of jouw leverancier ook een partner van Elvy is.