Een optimale financiële administratie!

Zo verjaag je de beren op je weg richting een optimale financiële administratie

Als finance professional weet je dat grip en inzicht op financieel administratieve processen een must is om als organisatie te blijven groeien. Daar helpt digitaliseren en automatiseren je bij. Toch zien velen daar nog flink wat beren op de weg. Geen concreet plan, geen budget of geen mensen; obstakels die je wellicht herkent. Toch zijn deze hordes prima te nemen! 

Hoewel veel finance professionals de urgentie voelen om hun processen te digitaliseren en te automatiseren, weten ze vaak niet precies waar en hoe ze moeten beginnen. Een probleem dat vaker voorkomt dan je denkt. Zo weet ik uit ons recente benchmarkonderzoek Grip op Financiën in het MKB – waar zo’n 170 MKB-bedrijven aan meewerkten – dat maar liefst 60% hiermee worstelt.

Geen plan, budget én mensen

Wie zijn financieel administratieve bedrijfsprocessen wil verbeteren komt geheid de nodige obstakels tegen. Zo noemen de MKB-bedrijven uit het onderzoek vooral het ontbreken van een concreet stappenplan én een budget om systemen, mensen en middelen te optimaliseren. Tegelijkertijd lopen ze er ook tegen aan dat ze geen mensen vrij kunnen maken die zich daadwerkelijk met die optimalisatie gaan bezighouden. Toch denk ik dat deze drie beren niet onoverkomelijk zijn. Soms is het een kwestie van gewoon dóen, zegt een aantal bedrijven uit de benchmark. Want eenmaal aan de slag pluk je er al snel de vruchten van en gaat je tevredenheid over de processen flink omhoog!

‘Koplopers zien het maken van een plan en het creëren van budget juist als kleine investeringen met een hoog rendement.’

Leer van de koplopers

Dat groepje vooruitstrevende ondernemers (8%) noemen wij de koplopers. Zij hebben hun financieel administratieve processen inmiddels goed op orde. Wat opvalt is dat hun automatiseringsgraad 33% hoger is dan de rest; zij omarmen juist de nieuwe technologische mogelijkheden. Met als resultaat: een flink hogere efficiency en productiviteit. Waar anderen het vrijmaken van mensen voor nieuwe taken als barrière zien, ziet een koploper dat als een kans. Zij kijken dus door de beren heen naar het resultaat en gaan er gewoon mee aan de slag. Het is net als bij het kopen van een bouwval; niet iedereen kan door de puinhoop het eindresultaat zien. Zie je die wel, dan weet ik zeker dat het motiveert om aan de slag te gaan. Een plan maken en budget reserveren ervaren koplopers slechts als een kleine investering, dat hen een hoog rendement oplevert!

‘Leveranciers hebben vaak een kant-en-klaar plan, waardoor al snel duidelijk wordt dat het met die beren wel meevalt’

Next steps

En wie grip heeft, wint tijd terug. Tijd waarin je de focus kunt leggen op activiteiten die nóg meer bijdragen aan betere bedrijfsresultaten. Check eens bij een leverancier of in je netwerk hoe zij dit hebben gedaan. Vaak is er een kant-en-klaar plan en wordt het al snel duidelijk dat het met die beren wel meevalt. En bovendien levert het je wat op! Zoals een beter lopende interne organisatie bijvoorbeeld. De koplopers uit ons onderzoek ervaren dat nu al doordat ze hun factuurverwerking en budget- en contractmanagement geautomatiseerd hebben. Dus toch maar die beren verjagen? Ik verklaar het jachtseizoen voor geopend.

Benchmark jezelf

Nieuwsgierig of jij wel wat extra financiële grip kunt gebruiken en welke financieel administratieve processen een boost kunnen gebruiken? Vul dan de benchmark in op www.elvy.nl/benchmark. Zie je ook meteen waar jij ten opzichte van andere MKB-bedrijven in Nederland staat.

– Vincent Buijs, Commercieel Manager Elvy