‘Enorme tijdwinst en betere informatievoorziening dankzij Elvy’

Hoewel het merk Riverdale geen eigen winkels heeft, liggen hun woonaccessoires via het shop-in-shop principe in meer dan 250 woonwinkels en tuincentra. Van Buren op Ameland tot Zurich in Zwitserland. Toch ging de factuurverwerking van dit internationale bedrijf tot voor kort nog handmatig. Dankzij Elvy Factuurverwerking is daar een flinke tijdbesparende slag gemaakt.

 

Toen Sophie en Patrick Kleijn in 2006 groothandel Tenbos BV overnamen van de ouders van Sophie, introduceerden zij in hetzelfde jaar het merk Riverdale op de consumentenmarkt. De ontwikkeling van een eigen merknaam legde hen geen windeieren. Inmiddels is het merk in ruim 250 winkels in Nederland, Europa en zelfs daarbuiten te koop. “Afgelopen jaar is er ook flink geïnvesteerd in onze webshop”, vertelt assistent controller Caspar Remie. “Die hebben we enorm uitgebreid; extra aangejaagd door de coronapandemie. Een andere – heel fijne – investering die we hebben gedaan is het digitaliseren en automatiseren van onze factuurwerking. Echt een verademing.”

 

‘Alles wat hier binnenkwam aan facturen werd nog handmatig geboekt en in de systemen gezet’

Papierwerk
Toen Caspar in 2020 begon als assistent controller moest hij bij binnenkomst echt even slikken. “De financiële administratie bestond nog grotendeels uit papierwerk. Ik zag bakjes, mapjes en stapels met papieren. Alles wat hier binnenkwam aan facturen werd nog handmatig geboekt en in de systemen gezet. Ik ben van een generatie dat alles automatisch en digitaal gaat; je moet het jezelf zo makkelijk mogelijk maken toch? Dus lag er een grote uitdaging op mij te wachten bij Riverdale. Het afgelopen jaar zijn er dan ook flinke stappen gemaakt!”

 

Kans op fouten
Doordat de CFO vanuit een vorige functie met Elvy te maken had gehad en daar zeer tevreden over was, werd voor de automatiserings- en digitaliseringslag gelijk aan Elvy gedacht. Caspar: “Onze grootste behoefte was toch wel om papierloos te werken, maar daarnaast ook om de foutgevoeligheid te verminderen. Want hoe meer je handmatig doet, des te groter de kans op fouten. Daarnaast gingen facturen ook niet altijd langs de juiste mensen, omdat gewoonweg niet duidelijk was wie wat moest goedkeuren en waar de verantwoording lag. Dat stukje informatievoorziening is ontzettend belangrijk en dat is met Elvy Factuurverwerking enorm vooruitgegaan.”

 

‘Wat de facturenstroom betreft, is nu in één overzicht duidelijk zichtbaar waar een factuur ligt’

 

Prettige samenwerking
Per 1 januari ging Elvy Factuurverwerking live. “Dat ging allemaal heel erg soepel”, vertelt Caspar. “De samenwerking met hun consultant Feike verliep prettig en gestructureerd. Hij wist precies waar hij het over had en hij nam echt de tijd voor ons. Dat zorgde ervoor dat het implementatieproces vloeiend verliep. Toen dat eenmaal klaar was liep het als een trein. Wat voor Riverdale het grootste voordeel is, is dat alles nu digitaal gaat. Qua facturenstroom is nu in één overzicht duidelijk waar een factuur ligt en wat de vragen en opmerkingen hierover zijn. Bovendien is alles altijd geadministreerd; ook die vragen en opmerkingen. Wat een tijdwinst is dat! Waar voorheen de factuur naar de facturenmailbox ging, werd uitgeprint, geboekt en op de stapel naar de fiatteur ging, gaat nu alles digitaal; heel efficiënt en overzichtelijk.”

Tijd voor leukere zaken
Binnen Riverdale werken dertien mensen met de factuurverwerking- en fiatteringsoplossing. “Eén boeker, twee fiatteurs en acht mensen die in het proces zitten. Elke ochtend krijgen zij via Elvy een seintje in hun mailbox dat er facturen klaarstaan en welke gefiatteerd moeten worden. Alles werkt zoveel makkelijker nu en dat levert alleen maar blije medewerkers op. Voor 2021 hebben wij in ieder geval geen ordners meer nodig; een stuk duurzamer zo zonder al dat papier. Wat dat betreft heeft Elvy z’n goeie referentie echt waargemaakt. Of er ook nog iets beter kan? Lastig! Het enige wat ik kan bedenken is dat je wellicht bij alle icoontjes in het scherm via een mouse-over aangeeft waar het icoontje voor staat. Maar dat is echt een klein detail.

 

Voor ons is deze oplossing een enorme vooruitgang en zelf heb ik nu tijd voor leukere zaken! Hoewel het digitaliseren van het factuurverwerkingsproces onze grootste barrière was, kan ik me voorstellen dat we in de toekomst ook ons contractbeheer gaan digitaliseren en automatiseren. Contracten staan nu allemaal keurig in een mapje, maar dat kan vast veel overzichtelijker met einddatum, kosten etc. Wellicht een mooie investering voor de toekomst.”

Deel dit referentieverhaal met jouw netwerk:
Download nu ons benchmarkrapport

Grip op financiën

Hoever is het MKB eigenlijk in het digitaliseren en automatiseren van hun financieel administratieve processen? Dit hebben wij onderzocht. Benieuwd naar dit rapport? Download hem dan nu!

Downloaden Benchmark